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大数据背景下档案管理工作的创新模式解析

发表时间：2021/4/21 来源：《基层建设》2020年第33期作者：刘文芝

[导读] 摘要：近年来，市场经济活动的频繁增加，内部档案资料也越积越多，在传统档案管理模式，档案人员面临着巨大的工作压力，也无法让各种档案资料得到有效存储，影响了档案价值的发挥。进入大数据时代后，必须实行档案信息化管理方式，保证档案管理工作效率，也能够为档案查询与利用奠定良好基础。

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        摘要：近年来，市场经济活动的频繁增加，内部档案资料也越积越多，在传统档案管理模式，档案人员面临着巨大的工作压力，也无法让各种档案资料得到有效存储，影响了档案价值的发挥。进入大数据时代后，必须实行档案信息化管理方式，保证档案管理工作效率，也能够为档案查询与利用奠定良好基础。本文将简述大数据技术在档案管理中的作用，并提出了档案管理创新与优化策略。
        关键词：大数据；档案管理；创新
        前言：
        大数据概念最早起源于美国。当今世界，大数据无处不在，它影响到了我们的工作、生活和学习，并将继续施加更大的影响。大数据在档案管理方面的逐渐应用，已受到越来越多的重视，为提升档案管理的现代化水平发挥了积极作用。但在实际工作中，也还面临着一些问题与挑战需要相关人士加以研究和解决。
        1大数据技术在档案管理中的优势作用
        1.1提升档案信息管理的信息化
        在经济快速发展背景下，相应强化了人们的档案意识，逐渐扩大了档案信息用户群，此时需要转变传统的档案信息管理方法，采用适宜的管理模式和方法。随着档案信息管理的现代化发展，对于管理人员的要求也在不断提升。由于缺乏现代技术人员，导致档案工作的管理效果不佳。通过档案管理的信息化建设，可以深入开发和利用档案信息资源，提升档案管理的实效性。
        1.2节约信息收集成本，提高管理效率
        传统的档案搜集工作程序，从提交申请开始，经各部门的审批签发到正式建档需要经由多个环节，若某一环节因其他工作事由不能及时到场审批，就无法进入下一环节，从而导致周期较长。利用互联网信息技术收集和填报档案信息，通过无纸化办公方式，资料提交人员依照规范格式向档案信息系统登记上传信息，资料管理人员向各部门报送审阅和签发信息，各部门可以不受时间和地点的约束，随时登录进行审批签发，极大程度地缩减收集信息的经济成本和时间成本，简化工作流程，提高工作管理效率。
        2大数据时代档案管理的问题
        从现阶段档案管理工作的现状来看，存在以下比较突出的问题：第一，管理要求和实际不相符。在档案管理工作实施过程中，要充分注重和大数据时代的发展要求紧密结合起来，充分注重发挥大数据技术的应用优势，为档案管理工作良好推进起到积极促进作用，只有将大数据技术加以科学化运用，才能有助于档案管理工作的高效开展。但从档案管理情况来看，具体的管理要求和实际管理不相符，不同时期的发展历史下形成的档案，和数字化档案管理的要求不相符，在管理上没有进行优化，这就必然会影响档案管理的质量和效率。第二，档案资源利用率低。大数据时代背景下的档案管理工作开展当中，要注重从档案数字化建设工作方面加大力度，注重从整体上提升数字化档案的开发利用效率，将档案资源的作用价值充分发挥出来，这样才能真正有助于提升档案管理工作的质量水平才能有助于将各方面的工作进积极优化，为其他工作的顺利开展提供参考依据。但从实际的现状来看，在对档案资源的利用效率上比较低下，没有将档案数字化的作用充分发挥出来，影响了档案管理工作的质量。
        3大数据时代档案管理创新与优化策略
        3.1创新档案工作机制
        第一，对档案工作机制进行优化。档案管理部门要注重对大数据技术的应用，主动与其他生产、业务等部门加强联合，通过建立完善的工作机制，将各部门具体职责确定下来，在档案工作中做到统筹规划与协调配合。第二，要优化规章制度，对具体的标准与规范进行确定。通过创新信息化档案处理方法，加大数据技术应用力度，妥善管理电子文件，保证数据归档更加规范化与标准化，保证档案数据长期的可读性与有效性。第三，加快数字档案室建设步伐，让生产、业务和科研等档案信息得到长久保存，让经营管理中形成的档案数据得到高效管理与便捷利用。

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        3.2明确档案信息化管理规范
        形成档案管理标准规范，能够保证电子档案更加安全与可靠，对此要采取以下措施：第一，将电子档案格式、传递方式和保存路径统一下来。生产、业务等部门在将各自档案传递给档案部门时，若是未能统一档案格式、传递方式与保存路径，将容易出现档案漏收、重收等问题，不仅增加了档案工作量，也很难提高档案管理质量与效率。第二，健全电子档案编码制度。通过对文件信息收发记录单的编制，将各部门的电子资料往来详细记录下来，为档案查询与利用奠定良好基础，也保证对档案的快速、精准定位。第三，优化档案收发机制与流程。在传递电子档案的过程中，由于对收件部门是否接收文件判别不准确，因此档案管理人员需要频繁与收件部门联系，而在大数据技术应用中，接收方获得资料后能够第一时间向发件部门反馈相关信息，避免出现上述问题。
        3.3建设档案信息数据共享平台
        要注重共享档案信息数据，保持传递渠道的畅通性，及时向生产业务部门传递相关类型的档案。档案共享不能受到档案信息数据载体等限制，在大数据等技术支持下，形成档案信息数据共享平台，这是共享档案的有效手段。一方面，要发挥计算机检索的作用。档案利用者结合自身需求，在登录系统后能够自助查询所需档案材料。另一方面，提供在线咨询互动服务。要设置档案利用者论坛、留言板、电子邮件等，在即时互动作用下，采取电子邮件、留言信箱、在线服务等方式，确保交流的有效性，保证满足档案利用者的实际需求。唯有如此，档案才能在内部共享，将档案价值真正体现出来，推动档案工作的顺利开展。
        3.4落实安全防护制度
        在大数据时代下，虽然为档案管理带来了方便，但是也由此引发了很多安全隐患。这要求相关人员必须将档案安全防护制度落到实处，在档案信息化建设中纳入系统安全管理内容，在资金、技术和管理等方面给予保障。人对档案信息化建设效果起着决定性影响，为做好档案保密工作，减少安全风险，需要让数字化生产设备在局域网环境中运行。要加大对档案人员的监督力度，严格实行生产设备与责任人对应绑定的措施，对知悉范围进行有效控制。打造档案数字管理系统时，应该实行信息库备份、密级设置、客户权限控制等措施，达到控制应用范围的目的。同时要借助数据加密、数字签名、防火墙和入侵检测等技术，防止病毒与黑客的入侵，让档案始终处于安全管理状态。
        结语：
        总之，大数据环境下为档案管理带来了全新考验，通过打造先进的档案信息化系统，能够让电子档案更具安全性与实用性，让各项电子档案数据得到高效利用，为其他工作的有序进行保驾护航。为了体现出大数据技术在档案管理方面的优势，需要在管理制度上进行创新，在资金上提供保障，并培养大数据技术人才，才能提升档案管理质量与效率，推动档案管理水平的进一步提高。
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