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基建工程项目中档案资料的监控与管理分析

发表时间：2021/4/21 来源：《基层建设》2020年第33期作者：姜琦

[导读] 摘要：近年来，随着国家对计量科技事业发展的重视与支持，计量发展已经进入到黄金时期，计量作为当代社会的技术基础之一，又是发展国民经济的重要支柱，被纳入国家中长期发展纲要。

        杭州市红十字会医院浙江杭州 310000
        摘要：近年来，随着国家对计量科技事业发展的重视与支持，计量发展已经进入到黄金时期，计量作为当代社会的技术基础之一，又是发展国民经济的重要支柱，被纳入国家中长期发展纲要。随着国家对计量基础设施投入的加大，高精度、多参量复杂环境计量实验室建设给基建工程带来巨大的挑战。基建项目的档案资料管理难度及重要性也日益增强。基建档案不仅是记录整个项目的原始依据，更是为基建工程今后的竣工验收、交付使用、维护、管理、扩建等环节提供宝贵的数据参考。本文主要分析基建工程项目中档案资料的监控与管理分析
        关键词：基建工程项目；档案资料；监控；管理
        引言
        在新时期，档案的整理与归档工作发生了重要变革，越来越多的纸质档案被电子档案所代替。在知识经济时代，知识和信息的重要性越来越突出，基建档案作为重要的信息资源，也越来越受到重视。但是当前在基建档案管理中存在档案资料不完善、资料不规范以及资料装订混乱等等问题。
        1、基建工程项目档案资料监控与管理概述
        基建工程项目档案是基建工程项目实施过程中产生的具有保存价值的文件、图表、声像资料。根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》的规定和要求，档案管理部门应提前介入基建工程项目，主动参与基建工程项目资料管理、图纸收集，并对基建工程项目档案资料实行全过程监控，以满足基建工程项目竣工验收结束之后，基建工程项目施工单位向业主单位移交完整、系统、规范的档案资料，为施工、设计、生产等单位提供完备的资料支持。基建工程项目档案是评价基建工程项目质量的现实依据，也是展示基建工程项目的重要文件资料。基建工程项目档案包括了基建工程项目从设计、施工、监理、竣工验收各环节的所有文件资料。基建工程项目建设周期长、要求高，需要牢固树立质量意识，抓好基建工程项目管理，其中，基建工程项目档案资料的监控与管理是基建工程项目管理的重要内容，要做到基建工程项目建设与基建工程项目档案资料监控与管理同步推进。基建工程项目档案资料监控与管理，首先，基建工程项目各参与方要高度重视档案资料收集、整理，提前介入，确保项目档案资料的完整性，做到应收尽收、应归尽归，使基建工程项目档案资料监控与管理的规划化、流程化、标准化。其次，明确基建工程项目各参与方责任与义务，增强施工单位对基建工程项目档案资料监控与管理重要性认识，熟练掌握基建工程项目档案资料监控与管理内容及审核过程。再次，做好工程基建项目档案资料验收管理，重点要做好基建工程项目档案资料收集、移交。
        2、基建工程项目档案资料监控与管理现状
        2.1档案资料完整性不够
        基建工程项目建设周期长，短则数月，长则数年；参建单位和人员多；资料载体复杂。因此，基建工程项目档案资料监控和管理，首先是要求其完整性和全面性，确保基建工程项目全过程资料档案应收尽收。但从实际来看，由于档案资料监控与管理力度不够，档案资料收集存在着不全面、不完整的问题，影响了基建工程项目建设顺利进行，以及后期的运行、维护和管理。
        2.2档案资料时效性不强
        基建工程项目档案资料收集、整理等需要从项目合同签订开始，贯穿于基建工程项目施工、竣工验收、试验运行全过程，涵盖了基建工程项目开工报告、图纸审计、竣工验收报告，等等。但由于基建工程项目档案资料收集、整理监控与管理不到位，导致资料收集不及时，影响基建工程项目顺利推进，也使施工、竣工及监理等工作缺乏依据，缺乏真实资料和数据支撑，最终影响的是基建工程项目的质量和水平。
        3、基建工程项目档案资料监控与管理对策
        3.1加强培训力度，提高工作效率
        在基建工程项目档案资料监控和管理中，档案管理人员的档案管理意识、综合素质以及专业水平都直接关系着档案管理的质量和效率。为了确保施工项目的管理要求和执行标准能够符合时代发展的需求，需要对档案管理人员加强培训。

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通过对档案管理知识的学习，能够提升对档案资料监控和管理重要性的认识，避免工程项目建设中缺乏有效数据的支持。同时，通过系统培训确保档案资料采集的全面性和及时性得到有效保障，使档案资料的管理水平得到有效提升。另外，还应要求档案管理人员对档案分类管理予以熟练掌握，不断强化自身管理水平，使档案管理工作更加符合各环节标准和要求。
        3.2加强立项资料监控
        对于项目数据的监测和管理，与施工准备工作有关的文件在项目建立、批准和检查之前以及有关人员正式放行之前分发，文件储存在不同部门和责任人手中，其中管理部门主要包含用于施工调查和投标的数据和文件，缺少相应的文件。因此，实际文件管理很难增加收集，因为前期的数据相距太远，无法及时收集。此外，文件遗失的可能性也会增加。为此，施工主管部门应注重建设工程前期的档案管理工作，承担档案收集和整理的责任，确保档案收集和整理的及时性。同时，应更好地监控设备，以更好地满足操作要求，提高工作质量和效率。文件数据的监控和管理对于建设项目管理下项目的成功完成至关重要，可以提高建设项目的质量。此外，实时监控归档数据可确保归档数据的完整性和真实性。这将为设计过程的所有方面提供可靠、真实和全面的数据和信息。
        3.3改进对存档数据的控制，确保数据的真实性和完整性
        在施工监督管理机构的框架内，档案管理任务的每一个单独的工作部分都被纳入施工规范体系。请注意，管理项目文件与构建项目同样重要。通过将文件管理任务纳入工作场所职责，基本文档管理任务得到严格执行。档案和材料管理人员必须尽快捕获、整理和审阅施工文档，以确保实时导入数据，并在施工计划开始时导入数据。这样，设计资料就可以完整地记录整个项目过程，并控制设计项目。BASIC应设置专用控制器，监控项目文件管理流程的各个方面，控制项目文件的转发、返还、交付、数据传输、设备使用、临时清单等，实时监控文件数据，确保项目数据的完整性和真实性。
        3.4建设项目创新档案管理模式
        一个深思熟虑的文件管理模型需要不断的发展和创新，将经验教训与具体的管理要求结合起来。建立施工项目文件管理必须遵守的标准化文件管理流程和标准。为了跟上基础架构的发展，我们在文件管理方面采取了三种新的方法。文件管理的第一步是收集需要考虑的文件数据，为全面的文件管理奠定基础。基于文件的管理应审查管理活动的各个方面，在合理的管理流程指导下收集和组织文件数据，并在归档和转发文件之前验证文件的准确性，以确保文件管理工作流之间的无缝衔接。第二，档案管理必须以科学的方式进行，因为长期、多层次的建筑工程等。对文件数据进行分类、编号、分组和保留。施工涉及范围广泛的部门，这些部门建立了统一的流程和方法，以确保与各个施工领域的顺利沟通，并将各个部门的数据分类归档。确保文件分类清晰且完整。此外，信息技术发展迅速，建筑档案的来源和多样性多种多样，利用现代信息存储技术将纸面文件转换为电子文件简化了档案的存放和保存，确保了网络信息的安全。
        结束语
        做好基建工程项目档案资料管理工作，可以为工程的各环节提供真实可靠数据，使工程项目顺利完成。在开展基建工程项目中，对档案资料进行科学化管理和监控，做好基建档案管理是一项必不可少的工作。
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