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浅谈国有企业档案管理信息化建设

发表时间：2021/4/21 来源：《基层建设》2020年第33期作者：常洁

[导读] 摘要：随着科学技术和网络技术的迅猛发展，国有企业的档案管理工作越来越受到全社会的重视。

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        摘要：随着科学技术和网络技术的迅猛发展，国有企业的档案管理工作越来越受到全社会的重视。文章对国有企业档案管理的现状及存在的问题进行了分析和探讨，并提出了一些有益的改进和借鉴策略。
        关键词：国有企业；档案管理；信息化建设
        引言
        当前，我国国有企业正经历着大规模的改制和现代化建设，国有企业档案管理的信息化架构是关键，是整个企业工作的核心任务和主体，国有企业在日常经营和工作中必然会产生大量重要的电子文档和各种资料，这类重要的文件和资料，如果不加以系统地管理和保存，就无法发挥其应有的作用。因此，建立科学的国有企业档案信息管理系统，既是国有企业档案工作的当务之急，也是摆在管理人员面前的难点。
        一、当前阶段国企档案管理信息化建设的优势
        现阶段，为了国家档案管理信息化建设的顺利，要改变整个档案管理系统旧的面貌，实现新的格局。职能与效益主要体现在以下几个方面：
        1.实现了信息资源的全面交换与共享，提高了综合效率。国有企业通过运用网络、计算机等先进技术，可以更快速地管理档案信息，更方便地获取数据，各种资料和资源得到合理配置，档案工作效率和质量得到了明显的提升。
        2.信息管理可以更好的满足国有企业对档案的需求，档案的有效利用也更加充分。回顾古代传统的纸质档案，档案管理不仅是一种时间的浪费，更是一种人员的巨大浪费，并且各种管理工作过于复杂，造成精度不高，误差不断增加。在不断完善国有企业档案信息结构的同时，利用可扩展的检索平台和查询系统，可以方便、快捷地查找各种信息，这一灵活快捷的查询方式和模式，大大提高了国有企业档案的实用性。
        3.及时更新备份和管理技术。由于管理不当或人为因素的影响，很多档案都会出现损坏、丢失等现象。国有企业档案信息化建设取得了巨大成就，但在档案信息化建设过程中，上述现象尚未出现。可以在很短的时间内完成复制备份，电子设备的存储容量极大地提高整个企业档案管理的质量和效率。
        4.先进的信息管理，能为国有企业的重大决策提供客观、准确的指导，从而使整个企业的经济、社会利益得到有效的传递。从某种意义上说，国有企业档案部门可以作为一个非常重要的企业信息资源数据库，为企业提供大量的宝贵信息数据。对信息档案进行管理，能迅速整合各种资源，使获取信息的成本降到最低。
        二、当前国企档案管理信息化建设面临的问题
        1.国有企业管理者缺乏关注
        现阶段我国国有企业档案管理非正式机构虽然取得了一定的成绩，但仍面临许多问题和不足，亟待解决。国有企业的管理者通常认为，档案信息在国有企业中的作用不大，不应将其作为日常管理的一项重要工作来实施，并且没有相应的资金支持来开展这一工作，同时也缺乏信息技术档案人员的引进和培训，进而导致国有企业档案信息化建设的难度较大。
        2.国有企业的网络不够完善
        国家档案信息化建设的发展，离不开科学完善网络系统的支持。从现实情况来看，目前国有企业业务档案的信息管理还没有一个固定、统一的标准要求，导致整个网络系统存在一定的缺陷，制约着档案信息结构的持续发展。
        3.信息化档案管理人才匮乏
        国企档案信息化建设离不开优秀的专业人才，但其质量和专业化水平普遍偏低，与这项工作的标准要求不适应。传统上认为国有企业档案管理简单易行，管理者不需要大量复杂的信息技术控制。在信息化管理全面发展的情况下，缺乏进行各种实际操作所需的高级技能和知识。

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        4.国有企业档案信息的安全性差
        众所周知，所有的档案都有其特殊性和机密性。国企档案的重要性和特殊性是不言而喻的，因此，在任何与国企档案管理信息结构相联系的环节中，由于现有保护机制和防范措施的滞后，都会使档案信息遭受各种病毒的入侵或破坏，这种情况无疑会导致档案信息失去必要的安全和保密，并存在较大的泄密风险。
        三、进一步加强国有企业在档案管理信息化建设上的改进策略
        1.强化档案管理的信息化理念
        第一，大多数国有企业的管理者和档案工作者都对档案管理的计算机化结构认识不足，当然也不能真正理解档案的实际作用和应用价值，因此，树立科学的档案管理观，完善的档案电算化管理机制是大势所趋，档案工作者要从管理向监督转变，档案工作者要从档案管理向监督转变，向服务转变。第二，国有企业要把这一工作的影响扩大到所有的员工，让员工能够接受一些档案信息管理方面的建议和培训，形成共识，积极参与档案信息建设。通过上述分析不难看出，国有企业档案信息化进程中存在着诸多的问题与挑战，要采取有效的措施解决这些问题和不足，提高国有企业信息归档工作的效率和质量。管理人员应更清楚这项工作的重要性。唯有加强档案管理信息化观念，从整体管理水平到具体管理人员，才能集中精力，调动工作积极性，把时间和精力投入到日常工作中去。
        2.安全问题始终是档案信息化最重要的一环
        国有企业档案工作与企业发展息息相关，甚至关系到国家安全，数据机密性是档案信息工作的主要问题。鉴于信息技术的开放性，应该建立一个严格的、高安全性的档案管理系统，一方面要保证硬件设施的安全，注重硬件设备的检查和维护，做好安全预案，定期检查潜在的安全隐患，加强日常的监控，另一方面要进一步完善网络安全体系。因此，国有企业应努力构建完善的、先进的网络防火墙，采取多种措施完善内部网络和外部网络，以避免信息泄露的风险。对于数据库软件，要保证其进一步发展和安全。
        3.对档案信息化人才的培训必不可少
        信息化对档案工作人员的信息素质提出了更高的要求，不仅要求档案工作人员具备专业的信息素质，还要求档案人员具有丰富的管理经验。更重要的是相关人员要具备信息素质，建立高水平、高素质的档案管理队伍，并具备运用软件、文件处理、信息管理、信息管理等方面的能力。要注重培养硬件维护等方面的人才，针对性地对档案工作人员进行培训。国家企业档案信息交换是信息管理者操作与实践的重要环节。针对这种情况，国有企业必须注重培训质量和加强培训投入，加大对员工日常培训和招聘的资金投入。所以，国有企业管理者在人才培养的各个专业培训和辅导环节，都要精心安排好优秀的管理人员和具备较高素质的技术人员，要挑选有责任感的人，进行系统的、经常性的培训和考核。通过这种方式，使国有企业所有的档案信息管理人员都能明确自己的发展目标和方向，充分发挥自己的工作技能和能力，同时，在招聘和引进高级人才时，国有企业人事部门也应该采取“高工资竞争，优胜劣汰”的人才招聘原则，给应聘者一个公平、公正的竞争舞台。给优秀的档案信息管理人才提供展示其知识和专业技能的机会，为国有企业档案信息化建设提供借鉴。
        结语
        总之，现阶段我国企业档案管理的信息化架构仍有很大的发展空间。国企相关管理部门必须予以高度重视和支持。相关管理人员和技术人员还应在日常工作中不断学习和创新，努力寻找更科学、更有意义的档案管理思路和方法，提高档案管理的质量和效率，把国有企业档案管理工作提高到一个新的水平。
        参考文献
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        [2]刘奇.论国有企业档案管理的信息化建设[J].卷宗，2020，(7)：136.
        [3]常萍.关于国有企业档案管理信息化建设的思考[J].消费导刊，2019，(24)：126.