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工程招标代理存在的问题及建议分析

发表时间：2021/4/21 来源：《基层建设》2020年第33期作者：孙川

[导读] 摘要：招标代理企业是指依法设立、受招标人的委托代为组织招标业务活动并提供招标代理相关咨询服务的中介组织。

        江苏鸿成工程项目管理有限公司（海州分公司）江苏连云港 222000
        摘要：招标代理企业是指依法设立、受招标人的委托代为组织招标业务活动并提供招标代理相关咨询服务的中介组织。本文从招标代理企业概述出发，分析了招标代理企业管理工作中的问题，并提出了几点招标代理企业加强管理的建议，目的在于规范招标代理企业财务行为，为招标业务活动营造一个良好的运营环境。
        关键词：招标代理企业；业务环节；管理；思考
        1部分招标代理企业管理工作中的问题
        1.1发售标书款方面的问题
        在招标文件和资格预审文件发出之后，招标人能够按照规定适当收取一定费用，这些费用被称作标书款，其特点是数量多且单笔金额较小。在发售标书的过程中，管理问题主要体现在：一是招标文件收费标准不统一，每个地方之间存在差异。二是投标人通过电汇方法购买标书，由于项目较多，参加投标的客户数量较大，需要业务人员对项目编号及客户确认后，财务人员才能为其开具发票同时对收入进行确认。三是报名单位不按规范方式缴纳标书费。例如：一些单位交纳标书费由个人账户电汇支付或现金支付，由于金额较小，投标人不索要相关发票等原因，加大了财务人员确认的难度，存在资金风险，对财务核算产生了一定影响。
        1.2收取投标保证金方面的问题
        投标单位转款缴纳保证金但标注项目信息不详细。财务部门未提前知晓保证金对应的项目信息，容易与其他款项混淆，导致不能准确入账，给后续保证金管理带来一定困难。非投标单位转款缴纳保证金。部分投标单位保证金由其他单位代为转款，但代转款信息标注不详或不标注投标单位名称，无法确认保证金对应的投标单位和项目信息，导致难以准确入账。个人网上银行账缴纳保证金。一些单位为了方便，用个人网上银行账缴纳保证金，经常存在只有缴款人名称却没有单位名称及招标项目信息的情况，无法确认保证金对应投标单位和项目信息，给保证金客户管理带来一定的影响。在实际业务处理过程中，很多投标人当场递交投标保证金。如果投标保证金在开标现场收取，就需要财务人员将现金和票据存入到银行，同时银行要对保函印鉴进行核实，如果信息不能够及时反馈，就很难保证这项投标保证金的准确性和真实性。
        以上几种方式虽然简化了管理招标保证金的流程，但是如果操作上不够规范，就会加大管理风险，导致审核难度加大，无法确保投标保证金及时到位。
        1.3投标服务费收取面临的问题
        现阶段代理服务费收取有两种做法，一是经招标人和代理机构双方协商后直接确定具体金额，二是在原收费文件规定的标准上给予折扣。招标代理服务费打折已是普遍现象，且折扣率越来越低，基本都在60%以下，折扣率在20%以下的低价竞争现象也呈现逐步扩大的趋势。对代理服务费折扣率的审批权限和管理制度如果不健全，容易导致折扣率的真实性难以保证，给财务收入及税收核算管理造成较大风险。
        2招标代理企业加强业务环节管理的思考
        2.1加强发售标书款的管理
        标书款属经营服务性收费，专项用于组织招投标工作中发生的招标文件印刷费、专家咨询费。按国家有关规定，要求招标人或其委托的招标代理机构在发售招标文件时，不得以营利为目的收取招标文件工本费。为规范招标文件的发售行为，应建立统一规范的收费标准。招标代理企业要严格按照《价格法释义》的相关要求，对编制招标文件的各个环节进行细化，准确登记收费明细账，及时开具发票和确认收入，提高发售标书款的准确性和合理性。规范缴纳标书款的支付方式，加强财务核算的监管力度。针对使用现金支付或个人直接缴付标书款的情况，按规定出具正规发票或收据，及时准确记账，核算发售标书款，减少资金风险。

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        2.2加强投标保证金的退还管理
        招标代理企业在招标文件中明文规定，投标人须按要求缴纳投标保证金，比如：投标人须按要求公对公汇款，备注项目名称及项目编号，如果是以其他形式汇款必须备注清楚投标单位名称、项目名称及项目编号等信息。收到投标保证金后要及时按往来单位进行账务处理，相关信息要及时与业务部门核对。业务部门在接到中标通知的同时，要及时向财务部门递交投标保证金的退款申请，这样财务部门才能保证及时退还投标保证金。财务部门在对中标保证金退还信息核实无误之后，要采用网银的支付方式退还中标保证金，以保证投标保证金及时退回投标人账户。财务部门和业务部门要及时沟通协调，保证按时退还投标保证金，以使招标代理企业持久保持良好的社会声誉。
        2.3探索规范招标代理服务收费的对策
        针对低价竞争的乱象，对招标代理服务收费规范管理势在必行。加强政府指导规范招标代理市场。政府应加强对招标代理机构的积极引导和规范，制定完善的监管制度和健全诚信机制来规范招标代理机构行为和招标代理市场，提高招标代理行业的诚信度和公信力。积极探索多元经营、多专业服务发展道路。招标代理机构应以招标代理业务为核心，向招标项目的上下游业务链延伸，如：提供项目前期咨询服务、项目造价管理咨询、项目一体化管理等项目全过程管理咨询服务，实现多元经营，提升整体竞争优势。提升招标代理业务专业化水平和科技含量，获得更广泛的市场认可。招标代理在多元化发展的同时应坚持以招标代理业务为基础，做实做强招标代理业务，以规范的服务流程、合理的服务价格、一流的服务质量树立品牌。
        2.4做好招标程序过程中的管理工作
        招标代理企业为了加强业务管理，需要抓住招标各个程序的重点来开展管理工作，具体可以从以下几个方面入手。
        （1）招标前准备阶段。在这个阶段招标代理机构财务的重点工作是对委托招标代理合同进行严格的审核，严格把关文本中的标书费、招标代理服务费、保证金收取标准、收取时间等方面的条款，在招投标业务活动开始前，注重财务风险端口前移。
        （2）招标投标阶段。在这个阶段的主要工作包括以下几个方面：发布资格预审公告，进行资格预审、发出投标邀请书，发售招标文件及答疑、补遗。在资格预审合格后发出投标邀请书，按统一规范的收费标准收取标书费，出具正规的发票或收据。其中管理标书收入款是管理的主要工作。
        （3）决标成交阶段。这个阶段的主要工作包括以下几个方面：接收投标文件及投标保证金、开标、评标、定标、公示招标结果、中标通知的发放、签订合同。该阶段要将管理工作的重点放在管理投标保证、按时退还投标保证金、招标代理服务费用及时按规定收取等工作。
        2.5充分利用信息化手段
        随着信息化时代的到来，招标代理企业也需要运用电子信息技术来进行管理活动。在内部建立电子招标平台，通过网络完成招标、评标等工作。通过招标信息系统，能够自动接收标书销售款、投标保证金款和招标代理服务费，简化财务核算流程，保证财务核算的及时性和准确性。投标人也可以通过招标系统及时了解招标流程和相关信息，实现了招标信息的资源共享，提高了招标工作的公开透明性。
        结语
        综上所述，招标代理企业应结合具体的招标法规，积极地采用科学合理的对策来完善管理工作，这样才能规范招标代理行为，降低招标代理过程中的各种风险，提升招标代理企业的综合竞争力。
        参考文献：
        [1]袁炳玉.谈我国招标代理制度的发展现状[A].建筑市场与招标投标经验汇编（第一辑）[C]，2013.
        [2]李涛.新形势下招标代理企业的结构调整与企业升级[J].中国招标，2017（44）.