刘娟
垫江县发展和改革委员会
摘要：习近平指出，人才是创新的第一资源。而现阶段我国劳动年龄人口持续减少、就业弹性大幅增强，人力资源发展面临诸多新挑战。如何回应新形势新要求，提升人力资本，用好人事档案，为高质量发展提供重要支撑是人力资源管理部门需要深入思考的问题。千秋基业，人才为本。科学、合理的人力资源管理体系不仅可以有效地构建组织的管理框架，还可以让组织内部部门与部门之间、人与人之间、人与事之间、事与事之间以及组织内部与外部等各方面关系更加协调，从而有效提高员工工作效率及组织运转效率，以此达到降低管理成本的目的。本文就新时代如何运用好人事档案管理、挖掘人事档案的内在潜力不断提升人力资源管理能力谈几点看法。
关键词：人事；档案管理；人力资源；管理；运用
前言
在单位内部，为了能够将每一个工作人员的自身价值发挥得淋漓尽致，为单位创造无限的财富与价值，必不可少的工作就是人力资源管理工作，人力资源管理部门能够对单位内部的人力资源进行合理的优化分配，保证每一个工作人员都能发挥自身最大的优势。为了提升人力资源管理部门的工作效率，就需要更好的借助人事档案管理，人事档案管理能够辅助人力资源管理部门进行合理的人事调动、工作安排，进一步促进单位实现可持续化发展。
一、人事档案管理在人力资源管理中的重要作用
1.能够科学合理的优化人力资源的配置
科学、合理的分配人力资源，能够提升人力资源管理部门的工作质量，充分发挥每一个工作人员的自身工作价值。人力资源管理部门和单位内部其他管理部门都是单位日常管理比较重要的部门，换一句话说，人力资源管理能够直接影响到单位日后的发展趋势。但是，人力资源和单位其他资源也存在不同之处，随着时代的发展，人力资源的合理分配一直都是单位内部管理工作的重点工作[1]。单位通过借助人事档案管理更加全面的了解工作人员的基本信息，通过人力资源管理部门，探讨不同工作岗位欠缺的工作人员，进一步科学、合理的分配单位内部的人力资源，从而提高人力资源管理的工作质量，扩大单位的经济效益。
2.为人力资源管理决策阶段提供相应的参考
人事档案管理部门掌握着单位内部全体工作人员的基本信息情况，比如：工作人员的工作能力、个人基本信息、工作经验等等，为人力资源管理部门在日后决策阶段提供相应的参考。例如：单位在实行绩效考核制度的时候，工作人员的内部评价直接影响着工作人员的晋级奖励，所以，对于工作人员的认真、全面、系统的评价关系着员工的未来以及单位日后的发展。单位对于工作人员进行考核的时候，大部分都是依据工作人员的日常工作表现，以及同事之间的评价，这些信息资料都是被记录在员工档案中的，所以，人力资源管理部门可以参考人事档案对工作人员进行综合考核，确定本阶段工作人员业绩考核是否达标[2]。
二、人事档案管理在人力资源管理应用中存在的主要问题
1.人事档案管理方式落后，降低了人力资源管理工作效率
目前，大部分单位的人事档案管理采用的管理方式比较落后，在互联网信息技术的发展背景之下，管理人员不能更好的使用信息技术，降低了人事档案管理的工作效率，也就不能准确的了解人事档案的详细情况。首先，人事档案管理系统的功能比较简单，仅仅能对人事信息进行简单的录入，不能深度了解人事档案中的更多的信息，也就不能发挥出人事档案管理的真正价值[3]。再者，随着信息技术的发展，管理人员没有将传统的纸质档案进行信息化的管理，在一定程度上就会导致人事档案管理的工作效率降低。
2.没有认识到人事档案管理工作的重要性
现阶段，我们国家的大部分单位没有正确认识到人事档案管理工作的重要性，在日常管理工作之中，也比较容易忽视人事档案管理工作，单位没有建立一套完善的人事档案管理制度，使得人事档案管理的最大化价值也没有被真正发挥出来。大部分的单位对于人事档案管理的工作内容、工作流程、岗位职责、岗位人员分配等等，没有进行一个详细的规划，导致人事档案管理工作缺少一定的统一性、合理性[4]。另外，在单位的人事档案管理工作之中，对于人力、物力、财力的投入力度比较小，致使人事档案管理的工作质量不高，工作效率降低。面对以上这些问题，人事档案管理不能更好的服务人力资源管理的工作。
三、人事档案管理在人力资源管理中的运用措施分析
1.利用现代化管理方式管理人事档案
在互联网信息技术高速发展的背景之下，传统的人事档案管理已经不能适应新时代下单位的发展，对此，就需要单位使用现代化的管理方式来管理人事档案。首先，减少纸质档案。因单位发展壮大导致传统人事档案诸多弊端显现，尤其是查找纸质档案费时费力。除此之外，大量的纸张也不符合我们国家制定的环保理念，所以，作为人事档案管理的管理人员，应该减少纸质档案的数量，全面推行数字化的电子档案管理。其次，人事档案管理部门应该建立人事档案管理平台，借助计算机网络信息技术，建立比较专业的人事档案信息数据库，数据库的建立能够克服传统纸质档案占用空间大的弊端，还能满足多人在不同的空间、同一时间进行相关人事档案信息的查询，真正的实现了数据信息的资源共享，提升了档案管理的工作效率，更好的服务于人力资源管理部门。
2.增强档案管理人员的专业素养、全员档案管理的意识
人事档案管理人员要具备良好的工作素养，才能保证人事档案管理工作科学化、合理化、规范化，所以，做好人事档案管理人员的工作业务培训，增强人事档案管理人员的工作能力。人事档案管理人员要明确各种档案管理的法律法规、档案管理的规章制度、档案管理的标准等等，还要提高自身的专业技能，熟练的使用各种计算机软件，提升人事档案信息化管理效率。在21世纪发展背景之下，人事档案管理人员需要不断学习先进的知识来适应人力资源管理的工作要求。最后，还要广泛的宣传档案管理的重要性，让单位内部的全体工作人员都能正确认识到档案管理对于人力资源管理工作开展的重要意义，全面贯彻落实档案管理工作的方针政策，以此来增强全体工作人员的档案管理意识，在单位内部形成一个积极、良好的工作氛围。
结束语
综上所述，在单位的长期发展过程中，人力资源管理具有重大又深远的管理作用，能够帮助单位实现大幅度的经济增长。在人力资源管理过程中，人事档案的管理能够有效提升人力资源管理部门的工作质量，在人力资源管理工作中一直稳居着重要的地位。随着时代的发展，传统的人力资源管理工作已经不能适应单位的发展，所以，就需要将人事档案管理在人力资源管理工作之中更好地运用，促使人力资源管理发挥最大的价值，实现单位的可持续发展。
参考文献
[1]宋欢.干部人事档案数字化管理系统在医院管理运行中作用分析[J].内蒙古医科大学学报,2019,000(S01):P.389-391.
[2]陈文烽.试论如何发挥人事档案工作在医院人力资源管理中的应用价值[J].办公室业务,2019,000(011):139.
[3]胡雪飞,金晓原,龚海洁,等.浅析高校人力资源管理中将人事档案和业绩档案整合管理的可行性研究[J].福建茶叶,2019,041(006):163-164.
[4]吴小霞.论人事档案管理在现代人力资源管理中的重要性[J].企业技术开发,2019,38(01):129-131.