黄晓宇
江苏叁山生态环境发展有限公司 江苏扬州 225000
摘要：随着我国信息技术、互联网技术、移动办公技术的不断普及和推广，当前各企业在自动化办公以及信息化办公领域取得了迅猛发展。在这样信息化时代的发展的背景下，以往单向的信息传递形式与封闭式管理环境、人事档案管理工作，现今面临着多个层面的发展风险，于是对人事档案的风险管理工作提出更高的要求。本文从多方面展开对人事档案的风险管理分析，并提出一些对策。
关键词：信息化时代；人事档案；风险管理。
引言
人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，也是党和国家的宝贵史料。2018年11月，中共中央办公厅发布的《干部人事档案工作条例》中明确增加了档案信息化建设与信息资源规划、开发和管理要求，要提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。
1信息化时代人事档案风险管理新态势
1.1管理环境复杂
在现今信息化管理的时代，主要以实体人事档案作为基础，开展新的电子人事档案管理，其中收集与归纳的主体都是员工或者是单位自行组织。电子化人事档案作为载体，呈现出内容可分离、传输可网络化等特点，让信息资源开发与利用变得更加的便捷，单位也可在工作开展中，加强对人事档案资源的集中管理与数据分析，清楚地了解单位的人力资源结构，为后续的用人提供更多的参考。于是人事档案管理工作就面临更加复杂的开放性网络环境，虽然开展档案管理工作的流程与环节没有出现较大的变化，但信息系统的管理企业、与外网之间的对接等，都让人事档案管理工作从最简单的人为风险与自然风险变得更加复杂，需要单位在工作开展中，重视管理工作开展的流程、环节以及制度等方面的优化。
1.2专业技术要求更高
人事档案的管理看起来十分轻松，实际上是十分单调乏味同时连续性很强的工作。因此，需要管理人员具备专业的素养与合格的专业技能，在人事档案的收集、整理、保管以及使用的过程中，不断认识以及实践，进而充分了解全部人事档案工作的相关知识，提升人事档案的质量和使用率。但是如今的信息化时代有些单位对工作专业度的要求并不太高，很多从事这一工作的人员并未掌握相应的技能；有些单位人事档案管理员往往身兼多职，比如监察、科技等资料的收集、分类工作。导致档案管理者的工作超负荷，不能集中精力在这一工作中，不能形成很高的专业素养。
2信息化时代人事档案管理存在的风险
2.1物联网风险
在信息化时代的发展过程中，人事档案管理工作的开展会面临物联网风险，分别是硬件设备遭受损坏与故障所导致出现的安全隐患。在现今的机关与企事业单位中，通常采用的都是双轨制管理模式，也就是同时实现对实体档案与电子档案的管理工作，并不断地提升电子档案使用效率，主要因为传输与管理工作具有很大便捷性。相对其它档案业务工作的分散管理开展不同，人事档案管理工作通常都由人力资源部门进行集中的管理，管理过程中呈现出存储量大、集成性高等特点，这一特点在信息化时代的发展中被不断的放大，当物理层遭受到破坏后，就会面临更加严重的后果；同时还存在着自然风险与人为风险，包含了地震、洪水、人为操作失误或者是恶意破坏等行为所导致出现的软硬件损坏现象。
2.2人事档案管理制度风险
健全的制度是保障管理工作顺利开展的前提，由于体制机制的问题，目前我国大多数人事档案管理工作都是由对应的档案管理部门负责，缺乏科学完善的管理制度。由于制度的不完善，导致现行的档案管理工作中存在管理模式守旧、设施设备不完善以及管理信息不通畅的问题。有的单位甚至出现档案信息保存不完全，乃至流失的情况。
在工作细节上，由于不同单位之间并没有统一的档案目录标准，所以各部门在档案的整理工作中存在一定的随意性，导致人事档案目录不清晰，造成档案管理工作出现困难。制度的不完善，使人事档案的管理工作受到了一定的制约，没有发挥出其应有的价值。
3信息化时代人事档案风险管理策略
3.1加强制度建设，提升网络安全防范意识
制度的建设以及安全防范意识的树立，直接地关乎各项管理工作与应急措施的有效执行，不管是从人事档案管理风险的阶段中，还是完善制度都是防范安全事故出现的有效手段。突出对人事档案的信息管理安全事件发生频率，提升各个环节的安全管理工作开展效率，例如在人事档案的共享、利用等工作环节中，重点突出对存在风险较多的环节加以安全管理，例如生成电子人事档案、电子人事档案传输等。针对管理人员讲，可通过学术讲座、业务培训等方式，不断地提升档案管理人员自身的信息素养，加强其对人事档案管理存在价值的认识。并对工作的流程进行优化、对人事档案的经手人员进行登记，保障可有效的追溯。通过提升全体员工网络安全防范意识，加以对档案工作开展宣传，提升人们对人事档案工作泄露的危害性认识、提升员工对秘钥的管理，以及日常生活中信息安全意识，能自觉地重视对个人信息的保护。
3.2保障人事档案信息的安全
人事档案信息详细地记录着每一个人的过往经历，关乎着个人的隐私安全，必须引起高度重视。首先，人事档案管理人员要提升自身的职业素养，严格执行档案管理的各项规章制度，做好信息的保密工作，不徇私、不泄密，同时，人事档案管理人员必须强化自己的专业技能，避免工作中出现因操作不当而导致的低级错误。
3.3提高档案管理人员的信息化意识
档案信息化要求档案管理人员熟悉电子文档的全程规范管理和电子文件的状态特征，掌握网络安全防护和计算机系统知识。要选派政治素质好、专业能力强、作风正派的党员干部从事人事档案工作，加强档案信息化管理人员业务知识培训，包括计算机、网络、信息工程等方面知识，提高信息化工作技能。档案管理人员要及时了解现代科技发展在人事档案工作中的应用，将档案管理工作和信息技术有效结合，使人事档案管理工作更加高效。
3.4完善人事档案的系统架构设计
人事档案想要由传统的管理形式转化为网络信息化的管理形式，首先要根据企业的实际情况对人事档案进行系统架构设计，在计算机系统中实现模块化的管理。首先，不同的模块要能分别实现档案的录入、输出、变更、浏览、查询、统计等功能，同时也要能满足自定义操作的需要。系统在操作的过程中要能满足人事档案的相关需求，比如档案的输入功能要尽可能详尽的体现出职工的过往经历，包括职工的姓名、年龄、性别、籍贯、学历、出生日期、政治面貌、职称情况以及获奖经历等；查询和统计功能要设置一定的查询条件，让查询档案者可以根据自己的需要进行筛选；输出功能要根据不同部门的需要可以针对性的以报表的形式呈现；变更功能可以实现对档案的删减、信息的修改等。
结束语
人事档案更多记录的是人事信息，对新时代人力资源管理工作的开展有着一定的影响。在现今信息化时代发展背景下，企业需要在工作中不断地建立健全人事档案信息化管理制度；同时完善相关硬件设备的安装以及对软件系统的升级，更好地提升档案管理人员的综合素质，将人事档案管理开展的功能充分发挥出来，促使人事档案管理工作为企业的发展提供更多的服务。
参考文献
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