杨文军
山东省青岛市即墨区住房和城乡建设局 山东 青岛 266200
摘要：城建档案信息资源除了将城市的发展变迁真实、完整、清晰地记录下来，更重要的是要通过拓展城建档案的服务功能，以达到充分利用馆藏档案信息为城市建设发展服务。新时期面对快速发展的城市建设形势，城建档案工作迎来了前所未有的机遇和挑战。如何做好城建档案开发利用工作，更好地服务于社会，是城建档案部门工作的当务之急。要使城建档案开发利用工作与服务能力获得发展与提升，只有发现问题并提出切实可行解决办法，才能让馆藏档案产生最大效益，使城建档案信息资源成为城市建设事业的有力保证。
关键词：城建档案；利用；现状；建议
1城市建设中城建档案利用作用与流程
保管档案的根本目的是提供利用及发挥档案的独特作用。如何体现城建档案取之于民、用之于民的服务宗旨，如何改进并提高城建档案服务能力和水平，是当前城建档案部门应该深入思考的问题。城建档案馆作为查档主体，首先对外公开办公电话，以方便档案利用者进行咨询。公布办公地址、对外查阅利用时间、利用档案需要携带的相关证明证件、城建档案查阅须知、城建档案馆藏类别等。个人查阅工程竣工档案需持本人身份证、该房屋产权证等合法有效证件；单位查阅工程竣工档案需持该档案形成单位介绍信和查阅者身份证或有效合法证明；个人及单位查阅规划审批档案需持该档案形成单位介绍信以及本人身份证；查阅其他类别档案，也需持有相关有效证明。查阅时，利用者需提供所查档案的基本信息，接待人员根据检索条件，调阅符合条件的相关档案。查阅结束，利用者需在查阅档案登记表上填写利用档案的数量、内容和复制及摘录情况。同时，根据实际情况填写城建档案利用效益，如当时不能立即填写，可等利用效果出来再填写并送到城建档案馆，以便了解城建档案是否解决了其查阅利用的目的，体现城建档案的社会价值和经济价值，更好地发挥城建档案的服务作用。
2城建档案利用工作的现状
2.1管理制度有待完善
根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《城建档案管理规定》《辽宁省城市建设档案管理规定》的规定，城市建设档案馆出台了《城市建设档案管理办法》《城市地下管线工程档案管理办法》。虽然法律法规规定了开放档案的利用办法，但还未制定关于城建档案开放利用的规章和实施细则，在城建档案的实际利用中，如何做到精准、安全地利用城建档案却无具体规定。
2.2管理意识有待加强
国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。这就要求接待人员要有极强的责任心，如果接待人员对利用者不问明查档理由和用途，只要利用者来查阅档案，接待人员不管是不是开放档案，全部对外提供利用，将为馆藏档案埋下一定的安全隐患。
2.3服务基础有待加强
就查档工作而言，档案能否查到、查准受资料进馆情况、查档人提供线索、检索手段、著录信息、调档人员业务工作水平等因素影响。城建档案数据人工录入的部分具有较强的主观性，容易出现人为失误的情况。受各种因素的影响，有时候会出现已经进馆入库的馆藏档案，但还是无法查到的现象，造成部分馆藏档案成为“死档案”。
2.4利用方式相对单一
传统城建档案都是以纸张为载体，随着城市建设的快速发展，城建档案查询、保管工作难度日益加大。
近几年城市建设档案馆投入大量的人力、物力、财力进行城建档案数字化工作，但在实际利用过程中对已有缩微胶片或已经数字化的城建档案，仍提供档案原件利用，可提供的利用服务形式十分有限，这样既没达到档案缩微、数字化的目的，也不利于城建档案的保护和使用寿命。
2.5馆藏门类有待优化
城市建设档案馆城建档案共有18大类，但接收的种类和数量有限，A类（综合类）、L类（城市建设科学类）、O类(水利防灾类)、Q类（地下管线类）等门类档案存在缺失问题。
3对城建档案利用工作的建议
3.1以法律为支撑，强化档案意识
城建档案馆作为城建档案的保管利用部门要大力宣传《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《中华人民共和国保守国家秘密法》，增强全民档案意识、保密意识。
3.2建立建全规章制度
城建档案接待利用工作人员要忠于职守，遵守纪律、保守秘密，严格执行保密守则和借阅审批制度，明确哪些档案可以开放利用，哪些档案需要审批限制利用，要认真审核利用者的身份、资格，明确其查阅的每份档案是否可以提供查阅、复制、摘抄，防止档案的失密、泄密和丢失。
3.3全面提升人才素质，优化队伍结构
强烈的爱岗敬业精神和过硬的业务素质是档案管理人员做好城建档案利用工作的重要条件。城建档案管理人员要具备城建专业、档案专业和相关专业知识，接受继续教育和专业培训，并取得岗位合格证书。做到一专多能，既快速提档，又能识图，成为利用者的好帮手。从接待利用工作人员的言行举止、上岗资格、职业道德等方面，进一步提高规范化建设的水平，把城建档案利用工作推向有序、系统、协调、效率、负责的最佳状态。
3.4拓宽档案利用方式
传统的实体档案查询已无法满足信息化高速发展的社会，加强城建档案信息化建设，是城建档案事业发展的需要。正在开展和已经开展数字化工作的城建档案馆不要半途而废，要争取财力和人力继续开展馆藏城建档案扫描工作，将纸质载体的档案实物转化为电子存储形式，丰富档案存储管理手段，不再局限于传统的实体档案查询。多渠道、多方式为利用者提供查询便利，提高查准率和查全率。
3.5丰富馆藏，提高利用率
丰富的馆藏资源是档案利用的基础，所以城建档案馆必须扩大城建档案的收集范围，优化完善档案类别，进一步提高城建档案利用率。抚顺是一个历史悠久的城市，城市负载越来越重，城市发展对地下管线的依赖也越来越强。原有管线要废弃，新的管线要敷设，地下管网综合图要及时进行修改补充。鉴于城建档案馆所拥有的计算机网络技术、数据库技术和多媒体的发展，以及具有等级较高的库房安保系统，是保管城建档案的最佳单位。因此，希望城市地下管线档案能够实现在城建档案馆集中统一管理，实现地下管网档案信息的现代化、动态化管理，为城市规划、建设和领导决策机构提供依据。
3.6继续做好档案利用的跟踪回访工作
城建档案管理人员定期对档案利用者进行回访，了解城建档案利用的内容、数量、目的、效果，在收集城建档案利用效果信息的基础上，选取典型编写城建档案利用效益实例。通过城建档案利用效益实例的编写，更加生动形象地展示城建档案的社会价值和经济价值，更好地服务于社会。
结束语
总之，城建档案利用服务工作是一项长期、系统的工程，需要从管理制度到管理模式，从工作理念到服务意识，从优化馆藏到提高服务水平，从改善档案利用的环境条件到软硬件的投入不断进行更新和完善，城建档案事业才能与时俱进，才能全面实现城建档案信息资源共享，实现城建档案利用的最大化，推进城建档案事业的良性发展。
参考文献：
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