王志业
济南市生态环境局济阳分局 山东济阳 251400
摘要：档案工作是一项管理档案或者为社会实践服务提供档案信息的业务系统，其与社会生产生活、人类社会共同发展。伴随着人类社会文明程度逐渐提高，档案工作所发挥的作用和价值愈发凸显。当前已经进入到信息化稳定时期，档案信息化建设已经成为现代档案管理建设的重要组成部分，有效实现了档案管理效率的加快以及档案管理质量的提升。
关键词：信息化；档案管理模式；档案管理
引言
随着我国改革开放的进程不断推进，市场经济得以快速发展，档案信息资源日趋复杂化和多样化，并且社会各界对于档案信息的相关需要也越来越多，在这种情况之下不断加强企业档案信息内容管理的质量效果显得尤为重要，但是目前在我国相关企业开展档案管理工作的过程中尚且存在着许许多多空白空缺和混乱的现象，这就需要档案和档案学者对此进行更加深入的探索和挑战。社会各界对于档案信息管理的要求变得越来越严格，所以档案工作者当下面临的最大挑战便是如何适应新的环境。
1档案信息化建设的意义
第一，信息化建设是实现档案管理工作转型的首选路径。信息时代，各行业对档案有了更加广泛的需要和用途，档案的完整度及实效性显得特别重要。因此，档案管理的方式必须改革，只有加快档案管理信息化建设进程，才能实现档案管理工作的成功转型。第二，信息化建设是发挥档案信息社会服务价值的重要途径。目前，不仅企企业、政府职能部门重视档案信息，社会公共服务机构及个人也开始对档案信息有了更多的需求；很多非涉密的档案资料，个人可以通过正规渠道查阅，这充分发掘出了档案信息的社会服务性质。在这个过程中，档案的信息化建设就显得尤为重要。第三，完成档案信息化建设能够优化社会资源结构。随着社会经济的快速发展，各类档案信息已经渗透到了社会生活的各个方面，档案的利用率在逐渐攀升，丰富的档案信息成为强化社会服务、保障群众利益的工具。为了能够让这部分档案发挥更有效作用，加快档案信息化进程已经成为目前档案管理工作的重点内容。
2信息化背景下档案管理工作的有效性
2.1完善档案管理系统
需确保档案管理方面具备足够的资金投入，并结合自身具体的情况和工作需求，对档案管理的硬件建设进行科学地规划和实施，配备适合企业档案管理信息化发展的相关设备，如专门的计算机、扫描仪、数码照相机、录像机、打印机等，还需配备符合档案防虫、防潮、防尘、防火、防盗、防污染等规范化库房；同时，应加强档案管理信息系统的建设，涉及到智能分类系统、信息安全系统及档案管理软件等建设，尽可能符合档案管理收集、识别、分别、存储及检索等功能需求，从而有效实现档案管理的信息化、数字化及网络化建设。
2.2构建完善的企业管理信息化网站系统
档案管理工作是否能够实现信息化建设决定了未来的工作持续性，也是有效推进工作深入发展的关键因素。信息时代下，作为档案管理人员应结合各个信息站点的实际情况与人们对档案的实际要求，以满足档案信息化服务要求为基础，为网站系统添加查询、借阅以及信息共享功能，从根本上提高档案管理的综合水平。构建完善的信息化网站系统的同时，也需要为企业与档案管理体系之间建立有效联系，实施更为符合现阶段信息应用需求的一体化管理模式。在为其未来事业提供支持条件的基础上，为进一步提升档案管理社会与经济效益做好铺垫。
2.3利用信息技术实现档案资源共享
档案信息化建设的主要目标之一，是实现档案资源共享。因此，相关部门需要在有限的条件下尽可能投入更多的人力、物力来实现这一目标。首先要制定完善的数字档案信息目录，人们可以通过目录来筛选所需要的内容，工作人员要将现有档案信息内容详尽收录其中，并且配有对应的图片信息，这样能够有效提高档案信息的使用效率。要拓宽档案资源共享渠道，利用远程查阅功能提高信息系统的乏味功能；开始网络评估体系，采用链接方式整合档案资源，进一步完善档案内容，实现档案资料一站式在线阅读。信息技术改变了人类获取信息的途径，信息化建设要让这种便捷服务体现在档案资源共享方面，让更多人受益。应将档案信息管理体系与办公系统无缝集成，实现办公室内的信息整理、分类，提高办公效率。同时要对档案资料进行系统化的整合、加工，形成更加符合时代发展需要的资料内容。
2.5加大资金投入的力度
企业档案管理工作未来的发展趋势和走向一定是不断提高企业档案管理的信息化水平，因此在这种情况下企业在档案管理工作开展的实际过程中就需要不断改变自身档案管理的理念和工作方式，不断加大对档案管理信息化建设资金的投入力度，通过购买一些开展工作所需要的现代化设备，不断推动档案信息的管理水平。
2.6提高信息化档案管理模式的安全性
强化档案数字化安全管理，提高档案管理人员的操作能力是重中之重。通过定期培训等方式，提高其信息化技术的运用能力和信息化技术素养，强化工作人员应用问题和处理问题的能力。如果工作人员没有做好安全防范工作，极有可能给档案管理工作带来安全问题。此外在信息化管理过程中还会出现由于工作人员操作不当因而造成信息泄露或者丢失。为了避免相应损失，需要将确保信息安全纳入到档案管理制度当中，确保工作人员的规范化操作，确保每个人都能够认真对待档案管理工作，注意档案信息使用过程中的操作安全，建立防范意识、构建完善的管理体系。强化档案数字化安全管理，需要建立档案安全保障体系。电子档案无论是进行归档还是使用，都需要在网络系统中进行操作，因而数字化档案对于计算机设备的依赖性比较强。而计算机网络是一个开放的空间，具有公共性与分享性，在给用户提供便利的同时，也增加了不法分子借助网络窃取档案信息的机会。因此需要健全并完善网络安全保障体系，例如对电子档案进行加密处理、设置访问权限以及身份认证，服务器还需要定期修补补丁以及更新系统配置，防止非法入侵者窃取机密信息。
2.7加强对电子档案的保护
由于电子档案很难从表面辨别出文件有没有被篡改，所以工作人员必须保证在具体工作中不会随意修改相关资料，确保电子档案资料的原始性，并且在档案资料收集时应把文件设置成只读模式，防止他人在阅读时修改档案资料；同时，由于电子档案保管是以硬盘为介质，极易受到温湿度的影响，严重情况下则会导致其完全无法识别，故而相关工作人员必须高度重视电子档案资料的保管工作，为其提供合适的物理环境，还应定期对硬盘进行严格检测，及时发现潜在的危险并加以有效处理，从而更加妥善地保管电子档案。
结语
档案资源是全社会的重要财富。以丰富的档案信息作为参考依据，可以使很多问题找到解决的突破口。比如在制定工程项目的建设方案时，需要当地气候、地质、人文等多方面的档案信息材料；资料越详细，施工方案就能越精准，项目的质量和社会效益就会越明显。由此可见档案资源的重要性和档案信息化建设的重要性。只有实现档案的信息化管理，不断完善信息化建设体系，档案资源才能发挥出更大的作用。这是时代发展的需要，更是档案管理工作人员应肩负起的社会责任。
参考文献
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