吕夏龙
身份证号：33062419881001****
摘要：近年来，企业不断创新，经济效益不断增长，现有的厂房已经很难满足生产的需求。在国家的鼓励与支持下，新建的项目越来越多。一个项目从调研阶段、论证阶段、决策到建成、使用，过程中形成的档案不仅具有专业性、完整性、真实性等基本属性，而且为企业未来项目建设、维护管理、改扩建等提供详细而有力的参考和借鉴。根据企业多个工程项目面临的问题，通过具体问题具体分析，为今后工程档案提供借鉴和参考，从而提高工程档案归档管理水平。
关键词：企业工程；档案归档；管理；优化对策
1企业工程档案收集过程中存在的问题
1.1档案的归全率不高
项目建设单位应根据《建设项目文件归档范围和保管期限表》进行归档，但在实际工作中有的建设单位形成的资料未进行妥善保管导致文件材料缺失、有的很重要的文件提供的是复印件。特别是重要的资料或是红线类型的资料没有归档，严重影响档案的完整性。例如，有一些单位没有完全按照法律程序进行办理，导致有些环节未形成有效材料；有的项目在施工过程中出现一些变化与更改，然而在档案移交的资料中未见更改的设计方案和图纸；有的工程监理材料不符合要求；甚至有的缺乏规划许可材料等等。
1.2归档的准确率不高
图纸或文件上有划痕、水渍，施工过程中有变更在图纸上没有准确地体现出。很多文件签署不全，或是有代签的现象都严重影响归档的准确率，使工程档案的真实性受到严重影响。例如，有的建设单位或施工单位的技术人员同时兼职档案管理人员。对工程档案的归档范围和归档要求一知半解，有什么，归什么，没有做具体的要求，导致归档的资料签署不全、没有逻辑顺序、准确率不高，档案提供利用带来不便。
1.3保护档案的意识不高
纸质档案材料对收集、整理、利用提出了严峻考验。基建档案在归档前，在项目建设或施工的过程中要不断利用，使用频繁容易造成破损、丢失；老的图纸经过长时间的保存容易出现纸质变脆、字迹不清楚、甚至有的图纸放置不当带有水痕等情况。档案人员在收集、整理、组卷档案时，要把档案放置在符合要求的档案库房，必要时上锁保护档案的安全。档案提供利用时要及时提醒利用者，爱护档案、轻拿轻放、不撕扯档案，对于老旧档案要轻轻翻页，保证档案不受损坏。
2提高工程档案归档管理的对策
2.1扩大宣传范围，取得领导重视
企业领导重视档案工作，能够为工程档案管理迈向标准化、规范化奠定坚实的基础。档案部门要多种形式、多种途径宣传以取得领导对档案重视。同时，领导要在项目建设工程审批投入时，根据工作需要成立工程指挥部，为了更好地协调各相关部门工作联系、解决问题，保证从上至下的沟通有效、工程顺利进行。另外，工程建设指挥部应设置专职档案管理部门或科室，并具有丰富经验的专职档案人员，除收集、整理、提供利用本单位文件资料，也要指导参建单位资料整理、归档。同时，各参建单位有专职档案人员负责工程档案，收集、整理、组卷、提供利用等工作，并保证基建资料完整、准确、系统、及时归档，不断提高工程档案归档管理水平。
2.2健全归档制度，融入“三纳入”“四参加”“四同步”原则
2.2.1工程档案工作融入“三纳入”原则。第一，将档案工作纳入工程建设项目的计划中。工程建设项目计划中要体现工程档案的收集、整理、归档、组卷、管理等具体的档案管理工作计划及归档时间。第二，把工程档案管理工作纳入领导议事日程中。领导要重视工程档案的管理情况，对档案的管理情况充分了解、将档案管理中遇到的问题在会议上审议决定。第三，将工程档案工作纳入建设项目经济责任和岗位责任制度中。
工程档案归档责任人，对工程档案的归档负有全部责任，造成经济损失的也有当事人负全责。尤其是队对归档文件的质量情况进行监督检查：一方面，检查文件是否签字、有无签章，手续是否齐备，人员是否到位；签字要求字迹清楚，不能代签，不能看不清，签章完好清楚不能压到文件内容等。另一方面，文件内容，字迹清晰、图标清楚、图面整洁，书写文字规范。还有文件材料，纸张、书写、签章材料质量达标，时间耐久。
2.2.2工程档案工作中融入“四参加”的原则。“四参加”是指档案部门或档案人员参加基建工程项目竣工验收、科研成果鉴定、设备开箱验收、产品试制定型及验收。工程档案工作中主要涉及基建工程项目竣工验收工作。档案管理部门要对基建工程项目资料进行验收，审核档案资料是否完整、准确、系统、组卷的形式、装订的规格是否符合档案管理要求。同时，要与建设项目的单项工程验收、初步验收、竣工验收一起进行。档案部门对工程档案资料进行验收后，根据检查时发现的问题一一记录，形成档案形成说明书。对于存在的问题及整改具体要求，具体落实到相关责任人，并要求在规定的时间整改完毕，档案部门要对问题进行复审，查看问题是否闭环彻底。对于闭环不彻底的问题重新整改，只有在全部问题完全闭环的情况下，工程验收后全套资料3个月后才可以移交档案部门。
2.2.3工程档案工作中融入“四同步”原则。工程项目管理中下达任务时与工程档案管理的要求同步。档案人员及时与工程资料员进行沟通并现场检查指导资料收集、整理情况，发现问题及时更改，特别是签署不全、文件资料、不规范等普遍现象，提高了归档资料的准确率。工程建设项目最后一个环节是项目竣工验收，档案人员需要提前做好准备工作，提前了解项目概况，竣工验收时准时参加并保证档案完整、准确、系统、规范。工程档案的管理要与当时的工作需要紧密联系，与工程项目管理下达的任务保持一致。
2.3运用数字化技术，创建电子档案
工程项目建设周期长，涉及的文件种类繁多，对工程档案管理人员带来新的挑战和机遇。只有运用数字化技术，档案管理与信息化相结合，使工程档案资料实现数字化，才能大大降低对纸质档案的依赖，还可以通过微信、自媒体、电子文件档案的形式，以最为便捷的方式传播工程档案的最近状态，大大提高了工作效率，实现了档案发展与信息化建设同步进行。
2.4提升工程档案管理人员的素质
工程档案管理需要专业性、复合型管理人员，因此档案管理人员要有与时俱进的学习精神，不断提升业务水平和知识结构。第一，工程档案管理人员必须具有较高的政治素质和良好的职业道德，在工程档案材料的收集、鉴定、归档、整理过程中应严格按照《档案法》《国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范》《重大建设项目档案验收办法》等有关建设项目法律法规的要求办理。在工作中，坚持按原则、流程办理业务，严格按规定办理档案的查阅、借用和转递手续。第二，工程建设项目相关的国家政策、法规、标准、制度在与时俱进的不断更新升级，档案管理部门要重视此方面的指导与培训，调动档案人员学习新知识的热情，提高项目档案管理业务水平和业务能力，更好地为企业科研生产服务，为公司蓬勃发展贡献力量。同时，聘请行业专家、教授到本单传授新的理念、新的方法。工程档案管理人员根据工作实际情况结合专家讲授的新理念改进、优化、创新自己的工作方式方法。第三，从以往的案例中总结丰富的经验教训，制作一个工程档案问题汇总表。企业目前已通过验收的固定资产投资项目30多个，很多项目投资金额过亿，其中土建工程项目占很大比例。档案人员汇总历年工程档案验收中存在的问题，并进行详细的分类总结，对于经常出现的问题，涉及的部门，引以为戒、举一反三，避免问题再次发生。对于无法解决的问题，要提供情况说明，并由单位负责人签字盖章，涉及到工程红线重大问题经公司领导组成项目领导小组审议解决。
结束语
档案人员汇总历年工程档案验收中存在的问题，并进行详细的分类总结，对于经常出现的问题，涉及的部门，引以为戒、举一反三，避免问题再次发生。对于无法解决的问题，要提供情况说明，并由单位负责人签字盖章。涉及到工程红线重大问题经公司领导组成项目领导小组审议解决。
参考文献
[1]曹阳.提高高校重点工程项目档案归档率的有效措施[J].黑龙江档案,2015(6).
[2]鱼爱云.浅析城市重大工程项目档案管理[J].机电兵船档案,2012(4).