王淼
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摘要：办公室的综合工作主要是将各个部门所提供的管理信息结合在一起，在实际的生产和经营工作中发挥着上传下达的作用。优秀的管理能力，能够促进企业的综合发展，提升企业的整体形象，但是在新形势背景下，办公室工作中仍旧存在着部分问题，例如管理体系较为落后、缺乏创新能力、信息传递速度慢、工作人员的综合素养较低等。针对这些问题，应该采取有效的措施，确保企业的长远发展。
关键词：企业；办公室管理；方法创新
1企业办公室工作概述
办公室在企业中一直都扮演着“中转枢纽”的角色，它主要发挥着“参谋、协调、服务”的职能，实现了企业信息的上传下达效能，其存在也能够代表企业的对外形象。企业办公室想要顺利发挥工作职责，就必须要对企业整体的发展情况有细致的了解，不但要掌握企业近期的工作重点，又要依托于企业的特点制定出未来的发展规划，使工作具有预见性和创造性，实现企业的长足发展。与此同时，企业办公室作为企业对外的窗口，代表着企业的形象和能力，除了要协调企业内部的运转工作，还要对外搞好对接工作，使企业文化和企业思想更广泛的传播，提升企业的社会形象。随着新时期市场经济的蓬勃发展，企业面对着更多的机会和挑战，结合当前的时代背景和企业自身的特点，办公室需要对管理工作进行创新，不但要牢固树立“大局观”，做到为大局服务，还要懂得把握机遇，在挑战中不断成长，使企业办公室的整体管理能力上升到一个新的台阶。
2新时期企业办公室管理工作面临的困境
2.1办公室管理理念陈旧
办公室人员,不仅仅是具体的执行者、落实者,也是管理者、组织者,都应当具备管理与创新的本领。现阶段,不少企业办公室仍然存在管理理念陈旧的现象,部分领导工作亲历亲为能力有余,但抓班子带队伍、统揽分管工作能力不足,对办公人员的管理,停留在对办公室人员发号施令、监督和控制的低级层次上,这只会让企业办公室人员的办事水平停留在原地,被动接受工作任务,长此以往,整个办公室的工作会变得往复循环。
2.2办公室的管理水平较低
在新时期,办公室在企业中发挥的影响力日益重要,不仅要统筹协调各部门的工作,负责日常琐碎事物,还要收集行业信息,监督各种任务的落实情况。可以说任何一点小的失误,都将会引起严重后果,甚至导致整个企业不能顺利运转。因此这就要求办公人员要有较高的管理水平,能不断地推陈出新,总结出较好的工作经验,能科学、高效地完成既定工作任务。
2.3工作人员综合素养较低
传统的管理观念中，对于办公室的管理人员要求并不是特别的高，许多员工对工作的定位就是“干杂活”，所以在人员的配置上，没有过多的条件限制。而部分工作人员认为自己所从事的工作不能体现组织的效能，所以，只做眼前的工作，也就是领导吩咐什么，自己就做什么，久而久之也就丧失了工作积极性和创新能力。办公室本身的职能定位上，让工作人员对于自身的岗位缺乏一个正确的评估，不能完全认识到办公室管理工作中的复杂性，这对于整个企业的发展都具有不利影响。与此同时，企业在办公室工作人员的招聘环节也存在随意性的特点，不对学历和经验做过多考虑，导致企业办公室虽然完成了形式上的组建，但实际的工作效能却没有达到要求。
3新时期企业办公室管理工作创新策略
3.1在信息技术支持下更新管理方式，使管理方式跟上时代步伐
随着信息化时代的到来，先进的信息技术已经在人们生产生活的各个领域得到了广泛的运用。
信息技术在企业办公室管理工作中的应用，不但为管理工作带来了新的生机活力，也极大提升了工作的效率，使管理工作跟上了时代发展的脚步。例如，办公室可以建立内部的微信、QQ群，不但可以满足办公室员工的工作交流，还可以通过群将最新的指示和工作要求传达给各个部门。同时，在新时期，不少企业都十分注重企业文化的塑造和员工的工作体验，办公室还要承担起活跃各部门气氛、联络彼此间感情的责任。办公室的管理工作并不代表要停留在严肃、刻板的模式中，轻松活跃的环境更利于促进员工的工作效率，也让企业内部变得更加团结。因此，办公室可以通过抖音、短视频的方式将工作中有意思的内容记录下来，许多精神的传达也可以通过趣味短视频的形式完成，使员工更容易接受信息内容，也让办公室管理工作更具有时代性特征。
3.2公务接待的精细化管理
公务接待的工作具有协作性,涉及的内容比较多,要求各个单位协作完成。要想确保会议的顺利开展,在会议筹备前期总负责人要和各个单位密切联系,做好规划。接待任务下达后,由企业负责同志选定接待组具体成员,并部署相关接待任务,例如:与合作单位确认职责分工,了解该单位的困难与需求;与酒店落实房间数量,并留够余量,为嘉宾分配房间,落实会议安排以及嘉宾、志愿者和车队司机的用餐地点;了解掌握来宾的人数、姓名、职务、事由、陪同人员、考察内容、行程安排等情况;获取车队司机通讯录,并为车队预备停车地点以及车位等,接待过程中灵活运用所掌握的业务知识,细致入微地完成接待服务工作,最大限度优化接待流程,规范完善接待工作。
3.3综合治理,创新管理模式
在日常工作中,要加强对管理的重视,对于一些成形的制度要加大执行力,此外,对于管理中遇到的问题要及时加以改进。结合企业内部办公现状,制定出符合自身发展需求的管理制度。结合以往工作经验,加强各个部门之间的沟通、交流。此外,不断加强提升现有员工的企业荣誉感和工作责任感,让他们在工作中投入更多的精力。办公室工作人员要认识到自身岗位的重要性,不断提升工作能力,协助各部门做好沟通工作,从而保障企业的高效发展。
3.4协调处理好各部门之间的关系
如果将企业比作人，那企业中各个组成单位就是人体内的各个器官，如果企业不能够将这些单位进行有效协调，就有可能会影响企业效益的获取。而企业进行单位效益的获取就需要办公室人员的职能发挥，所以企业需要合理选择办公室人员。
例如企业在进行办公室协调各部门之间关系职能的发挥时，可以先派遣企业高层人员对办公室中各个人员进行考察，从中选出聪明灵活的工作人员，而后以考题的形式向所选出的办公室人员进行考察，根据员工的回答选出最佳员工来进行公司各单位关系协调职位的担当。此外企业也可以根据企业各个单位之间关系协调的情况制定《单位关系协调奖惩制度》，并从中规定如果办公室工作人员能够完成自己的职责，协调好各个部门之间的关系，那公司会根据员工的表现给予相应的鼓励。通过以上选人以及奖惩制度的规定，办公室员工就能够及时发挥自身主观能动性，主动将公司的相关会议精神传达到个部门中，不断提升企业的发展效益。
结论
办公室工作对于企业发展的重要作用不言而喻,为了适应市场的需求,企业在自身发展过程中要不断提高对办公室工作的重视,针对现有问题不断整改,广泛吸收他人的先进管理经验,摒弃传统不适合的管理形式,在工作中更注重细节,从日常工作中的点滴抓起,做好打持久仗的准备。此外,在管理问题的细化上,要对员工加强思想宣传教育,让他们与企业保持同步,形成认真负责的工作态度,使得企业内部办公管理更加精准化,落实各项工作,为企业的长久发展打下坚实的基础。
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