孙红梅
黑龙江省安达市城市建设档案馆 邮编151400
摘要：城市建设声像档案数字化管理是智慧城市建设、运营和管理的重要组成部分。随着社会的不断发展，传统的城建声像档案管理模式已经不再适用，为了更好的对城建声像档案进行管理，本文从城建声像档案管理中出现的问题开始分析，探讨城建声像档案数字化管理的方法和措施。
关键词：城建声像档案；数字化管理；管理方法
城建声像档案是记录城市发展历史和文化的重要档案，可以说城建声像档案就是城市的“大脑”，负责储存城市的“记忆”。城建声像档案大多采用摄录的方式，记录城市的规划、重要的项目活动等等，将重要的照片和信息保存下来，记录城市的发展和变化，具有重要的意义。
一、城建声像档案管理中出现的问题
（一）储存的文件不稳定易丢失
音像档案的数字化大多采用光盘、移动硬盘、缩微胶片等多种离线存储方式。不过，除了线下存储，一些单位也会充分利用信息技术进行存储[1]。但是这些存储方式存在很大的不确定性，特别是光盘与移动硬盘，这两者之间的区别非常大。硬盘的储存时间较短，而且极其不稳定，闲置一段时间之后硬盘中的内容就会消失，这就导致很多重要的城建档案丢失，而且这一问题至今也没有有效的解决方式。所以说在分类城建档案时一定要严格检查，避免一些重要的城建档案信息因为硬盘弊端而丢失，造成不可挽回的损失。
（二）文件类型过多程序兼容性不强
城建声像档案在经过数字化之后，文件格式变成了JPEG、tiff、WAV、MP4、avi、MPEG等格式，而这些格式只能通过不同的程序才能打开，限制性非常大。多种格式的文件和一一对应的运行程序导致了城建声像档案的容错率非常低，而且随着科技的日新月异，越来越多的新程序渐渐代替了那些漏洞百出的老程序。虽然新程序的实用性更加出色，但是兼容性却并不好，导致很多老程序才能打开的城建声像档案文件在新程序中打不开，影响了城建声像档案的管理工作。有很多城市在保存不同格式的城建声像档案时一并将对应的程序保存了起来，但是这只是饮鸠止渴，无法根本性的解决这一问题[2]。
二、城建声像档案数字化管理方法和策略
（一）完善规章制度建设专业人才队伍
目前很多城建声像档案资料都保存在宣传部门、或者制作部门中，甚至存在于个人手中，导致其安全性得不到保障，丢失概率大大增加。缺少完善的规章制度和管理机制，就会导致大量对国家有利的，珍贵的城建声像档案资料不能够得到集中的保管，从而散落或流失。为此可以制定相关规则，让重大工程的承担单位、城建档案的负责部门和当地政府进行合作，共同保存城建声像档案资料，可以多份资料多方保存，提高其安全性，降低丢失概率。
随着城建声像档案的种类和数量越来越多，传统的管理模式已经不符合要求，档案的利用和咨询等服务也急需创新和改善，这就需要高素质的档案管理人才队伍[3]。为了提高管理效率，改变传统的服务模式，我们必须组建新的专业人才队伍，并对现有的工作者进行培训，发挥出人才队伍的创新精神，更好的利用城建声像档案的价值。
（二）改善档案库房
虽然各个城市已经开始了城建声像档案的数字化工作，但是由于档案资料的时间跨度较大，内容较多，所以如今还有很多城建声像档案资料以录音带和录像带的形式保存着。
由于城建声像档案中大多记录着非常重要的信息，所以城建声像档案管理者必须严格要求档案存储条件，及时调整库房的环境，避免档案出现损坏。例如，档案库房内的温度应该保持在十三摄氏度到二十五摄氏度之间，湿度要保持在百分之三十六到百分之五十七。除此之外，由于一些录音带和录像带的磁场过高，所以需要将这些档案资料保存在防磁柜中。
（三）档案信息数字化录入
第一点，照片档案数字化录入。城建声像档案中的照片资料大多是在日常的行政管理和项目建设过程中产生的，照片档案资料的录入比较简单，利用专业的扫描仪器或者拥有刻录功能的计算机就能够实现数字化录入[4]。在录入的时候要注意以下几点：第一、使用专业底片扫描设备扫描；第二、根据照片尺寸选择相应的分辨率。
第二点，声音档案数字化录入。城建声像档案中的音频档案主要有磁带录音和唱片，数字化的方式是将模拟音频信号转换成计算机能够处理的数字信号，从而完成城建声音档案的数字化。数字化的声音档案拥有不同的声音格式，例如WAV、MP3等等，不同的数字化格式其音色保真度也不相同，在管理声音档案的时候要注意区分不同的格式，根据工作需求将不同的城建声音档案用不同的格式保存。
第三点，视频档案数字化录入。视频档案的数字化录入同样是将模拟信号转换为数字信号，城建视频档案的数字化录入就是将声音和动态图像这两张模拟信号转换为计算机能够处理的数字信号。视频档案的数字化与声音档案的数字化比较相似，视频档案的数字化利用视频剪辑软件等数字化采集设备，对视频档案的内容压缩，然后用不同的形式保存起来，这就是视频档案的数字化录入。
（四）建立城建声像档案的索引系统
随着城建声像档案的种类和数量越来越多，查询需要的档案资料变得越来越困难，为了加快查询速度，增加管理效率，建立完善清晰的城建声像档案索引系统非常重要。索引系统应该对已经完成数字化录入的档案资料的地点、时间和描述对象进行详细的划分，并按照一定的编码分类编号，让使用者能够根据自己需要的档案资料要求进行快速的查询，提高工作效率[5]。
（五）研发具有强大兼容性的新程序
城建声像档案资料的内容时间跨度大，时间较长的文件已经没有办法打开，导致重要信息的丢失。城建声像档案部门应该积极招揽程序研发的人才，研发出兼容性够强的程序，避免文件没有程序可以打开的情况出现。城建声像档案部门应该对现有的数字化档案资料进行整合和分类，将不同格式的档案资料划分出来，寻找不同格式的储存特点，将这些特点整合起来研发出能够打开多种格式文件的新程序，加强城建声像档案数字化的管理，提高工作效率。
结束语：
综上所述，城建声像档案的数字化管理已经成为必然的趋势，而现如今的城建声像档案数字化管理中还存在着许多的不足和缺陷，比如缺少兼容性强的运行程序、缺少具有创新精神的人才队伍等等。随着社会的发展，城建声像档案的内容会越来越多，因此，城建声像档案部门应加快对现有的城建声像档案的数字化进度，提升城建声像档案的数字化管理水平，为城市的发展建设提供更加优质的服务。
参考文献：
[1] 王欣. 如何开展城建声像档案的收集及管理和利用[J]. 城建档案, 2018, 229(10):30-31.
[2] 张洪波. 城建声像档案数字化存储和管理系统应用探索——以宜昌市城市建设档案馆为例[J]. 城建档案, 2018, 000(011):27-28.
[3] 张建波. 城建声像档案信息化管理的实践与探索[J]. 城建档案, 2019, 239(08):48-49.
[4] 贾芳. 大数据时代实物与声像档案的数字化管理[J]. 现代经济信息, 2018, 000(033):94.
[5] 王伟. 声像档案数字化管理的机制,思路与对策[J]. 城建档案, 2020, 000(003):20-21.
作者简介：孙红梅，女，汉族，1973年10月2日，大专，经济管理，黑龙江省委党校，馆员，城市建设档案。