付硕
赤峰市红山区保密机要局 内蒙古赤峰市 024000
摘要：电子计算机和网络技术的广泛应用，生成了大量的电子文件，电子文件的产生，不仅意味着新型载体档案的诞生，也标志着人类记录信息、承载信息、传达信息、留存信息和开发信息的方式发生了革命性改变。针对镇海炼化公司生产能力和档案管理现状，对建设数字化档案馆的要素进行分析归纳，目前公司的数字档案馆建设工作已初见雏形。
关键词：网络环境；档案利用；数字化；服务
引言
伴随着现代科学技术的发展，互联网技术取得了翻天覆地的进步，“互联网 +”时代逐渐走进人们的生活。互联网凭借其特有的优势对各行各业产生了重大的影响，这也为人事档案管理工作提供了新的发展契机。如何借助互联网科技的东风，让人事档案工作朝着数字化、电子化、网络化的方向发展成了人事档案工作者们应当重点考虑的问题。本文简单介绍了现阶段人事档案管理工作中存在的问题，并就如何解决这些问题提出了一些策略与建议，以期为相关工作者提供必要的借鉴与帮助。
1.企业档案数字化工作的现状
当今社会已经全面步入到一个崭新的信息时代，互联网技术飞速发展更新，一个信息资源极度丰富并且高度智能化的全球化网络已初见雏形，因此将馆藏档案信息数字化、网络化是摆在我们全体档案人面前的一条必由之路。2002年以来，国家档案局先后下发了《全国档案信息化建设实施纲要》，《档案事业发展“十一五”规划》，紧接着又印发了《数字档案馆建设指南》等一系列制度规范，正式提出要“加快数字档案馆的建设步伐”。企业本着贯彻落实中央“大力推进信息化与工业化融合”精神，紧密围绕集团公司“资源、市场、一体化、国际化”的发展战略，使整个企业内部的信息化建设与应用取得快速发展。
2.大数据时代档案管理问题
2.1缺乏创新力度
在大数据时代未能充分意识到档案管理创新的重要意义，没有积极采用先进技术创新、改革传统的工作模式，不能确保档案管理工作和大数据时代之间相互适应，对工作的开展会造成不利影响。与此同时，在工作中尚未树立正确创新观念意识，不能有效借助创新性的方式应用大数据技术，导致整体工作的有效性与可靠性降低。
2.2网络环境下档案管理的安全保障存在问题
很多机关单位存在档案管理人员对纸质的安全管理有一定经验但对电子档案数据安全管理缺乏经验的问题，操作过程一旦不到位，就会对档案管理带来很大的影响。虽然网络对机关档案管理带来了很大的便利，但如果对档案资料备份不及时，对电脑的操作规范不了解，对档案管理权限不熟悉，就容易出现操作失误的情况。所以需要做好档案的权限管理，进而才能有效地保障档案管理的安全性。
2.3利用率不足
我国企业人员具有流动性大且工作变动较为频繁的特点，然而由于档案管理采取传统人工的方式，导致工作效率低下。另外，档案整理工作比较枯燥、乏味，这对于工作人员的耐心也是一个较大的考验。在档案流转比较频繁的情况下，不可避免地出现材料未汇总以及整理不够及时等现象，这就对档案的调用及使用造成一定的影响。除此之外，档案的保密性特征也对档案的查阅产生一定的阻碍等，这些都是导致人事档案利用率不高的原因。
2.4缺乏专业化人才。
虽然部分企业单位在实际的档案管理工作中已经开始采用先进的大数据技术，但是，尚未建设高素质人才队伍，没有聘用、培养专业素质较高、擅长使用大数据技术的优秀人才，导致大数据技术的应用缺乏基础保障，不能保证大数据技术的全面应用
3.网络环境下加强档案管理的举措
3.1强化信息化意识和网络安全意识
网络环境下档案管理虽然有了很大的进展，但仍然存在着很多不足之处，多数机关单位依旧使用传统的纸质管理方式，即便使用电子档案管理，仍会将纸质资料存入档案中。这种做法不但消耗时间也浪费人力，同时还影响档案管理的效率。所以，机关单位要不断加强档案管理信息化意识，能使用网络办理、电子档案管理就不要再使用纸质档案进行工作。同时还要不断加强机关单位对信息化和网络化的认知，在提供相关电子档案资料的过程中尽量使用信息化的方式。机关单位要制定相应的档案管理标准和规范，以促进档案管理的长期发展。此外，还要加强网络安全意识
3.2标准化
在档案管理系统中实现著录标准化则是实现档案信息化管理的前提和基础。著录标准化主要包括著录字段和著录格式的统一。著录字段决定取决于利用者想要了解所需查询档案的哪些相关信息，并且能够保证利用者在档案管理系统中检索的检全率和检准率；著录格式则决定了该系统中相关的数据库结构合理性。
3.3安全化
数字的档案信息资源发布和传递主要有两种形式，一种是光盘存储，另一种则是直接网络发布。石化企业档案馆应该广泛吸取行业内其他兄弟单位的宝贵经验，在制定全面的档案数字化发展规划时要具备一定的前瞻性，首先制定可靠的技术措施和完善的管理制度来保证各方面特别是通过网络发布的这部分档案信息的安全。数字档案馆的网络平台的权限管理是保障网络、系统安全的重要手段，即系统用户的身份认证和访问权限控制。同时，数字档案馆的信息资源发布也受到密级与时效的限制，一些涉密内容不能公开或者暂时不能公开，所以我们在对档案信息进行数字化加工并上网发布前，必须按照其安全性、保密性的原则，充分运用用户身份认证、保密、权限控制等手段，并且结合先进的网络监控技术进行实时监控，既要保档案信息资源的能够被合理利用，也要有效地维护整个数字档案馆系统的安全。
3.4积极采用大数据挖掘技术
传统管理工作中，主要通过手工操作的方式开展档案分类工作与存储工作，工作的便利性较低，无法满足当前的管理工作需求。而在大数据时代，医疗信息丰富，数据量很大，传统的管理方式已经无法与当前的时代相互适应，不能有效开发、处理相关的档案信息。在此情况下，必须要结合大数据时代的档案管理需求，转变传统的工作方式，使用先进大数据挖掘技术，深入开展信息的挖掘工作，例如：在工作中使用先进的数据挖掘技术，全面开展数据信息的清理工作，去除其中不规范、没有价值的信息，然后采用相关软件系统采集与处理各种数据，探索信息内容的内涵，提升各种档案信息的应用效率和应用效果。
3.5打造优秀的人才队伍
在档案管理工作中，要想有效应用大数据技术，就必须要保证人员具备专业知识和先进技能，可以在工作中有效应用大数据技术，提升工作效果。在此情况下，管理部门应该重视人才的培养，按照大数据技术的应用需求，开展深入性的技术与专业知识教育培训活动，引导工作人员全面掌握大数据专业知识和管理技术，提升档案管理的数据化水平与信息化水平，在大数据技术的支持下增强管理工作有效性。另外，应该强化人才培养方面的资金投入力度，吸引更多优秀人才的同时，阶段性开展教育培训活动，使得工作人员在培训活动中全面学习大数据技术和专业知识，增强人员的专业素养。
结束语
随着网络信息技术的不断发展，档案管理的发展逐渐迎来了新的发展方向，即由网络化管理方式代替人工管理方式。所以，企业单位的所有工作人员都要加强对网络化管理的学习，都需要加强对档案管理的重视程度，不断提高档案管理人员的专业技术和能力，将网络环境下的机关档案管理工作做到最优化，有效发挥出档案的作用，进而满足机关单位发展的需求。
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