万秋卉
广西畅远信息科技有限公司 广西南宁530000
摘要：在经济迅猛发展视域下，企业竞争态势愈加激烈，已经由原先的资金、技术方面的竞争，转移到了内部管理的竞争层面上，让不少企业对内部管理加强了关注和重视，其中就包括档案管理。现如今，不少企业内部都已实现电子化档案管理，但是这并不意味着所有企业的电子档案管理水平均达到预期、令人满意，在档案资料越积越多、电子科技不断发展的新时期，将现代化电子档案管理的更为高效和合理，才是最重要的。本文我们就针对新时期下企业现代化电子档案管理进行深入探究，提出管理策略，以供参考与借鉴。
关键词：企业；现代化；电子档案管理
引言
相比于以前的档案管理方式，电子化管理模式拥有大量优势，其重点是对电子文件开展有效、深入管理。然而，这种电子文件并不具备直接阅读性，需要借助计算机技术对文件内容进行读取，进而可以充分提高传递与处理的进程，方便人员使用、处理与储存信息。
1电子档案的优点
从电子档案实际应用情况来看，体现了多方面的优势，为工作开展提供了便利。首先，提升管理档案人员工作效率。传统的档案都是用纸质书写出来的，查找很不方便，而且还容易遗漏；而电子档案只需要一台电脑，还有熟练操作电脑的档案管理人员，就能很好地管理好档案。在事业单位的电子档案中，如果要删除查找增加档案，只需利用关键词在相应的位置上增加查找删除，就可以节省查找与删除时间，提升管理档案人员的工作效率。其次，电子档案能够增强档案保密性，便于查缺补漏。实行电子档案管理后，管理者一般都会设置密码以增加保密性。而传统档案管理，很多人只要接触档案就能翻看。传统的档案查找补漏需要一个个翻找，当档案数量巨大时其工作量就非常的大。而电子档案只需要管理人员输入关键词，就可以查找到相应对应的位置，而且电子档案由于非常直观，能快速查找到缺少的档案，然后再进行补漏，查找补漏的精确度很高。
2企业现代化电子档案管理
2.1建立电子信息化的管理思想
随着电子信息技术的持续发展，大部分行业在实施管理过程中需要引入电子信息技术，以此来提升档案的保管能力。有关管理人员更要充分认识到电子化档案管理是未来发展的核心趋势所在，从而实现电子化档案管理，建立规范化的管理平台。借助电子化的管理形式，可以长时间保存以及管理档案，同时创建以及优化电子化的档案管理系统，还可以为管理人员提供高效的服务。
2.2提高信息检索工作效率
档案信息化有助于快速检索和提高办公效率。随着信息技术的日新月异，电脑的数据处理能力不断提高，而保守地使用旧式的检索方法一册一册地查找档案不仅费时还费力，利用计算机进行检索，可大大提高档案信息的查准率，减轻企业人员的工作强度。同时，传统的档案管理还存在着储藏室空间狭小、储物位置紧缺等问题，更重要的是纸质资料因保存时间过长，容易受损发黄引起变质，甚至还会因搬迁等因素造成直接损坏或者遗失的不良结果。显然，这种落后管理方式已然无法适应当下的工作需求。因此，建设档案管理信息化的任务可以使专门从事档案管理的人员从繁重的手工程序中解脱出来，从而更好地进行更高级的信息化档案整理工作，提高部门和企业的工作效率。
2.3采取切实可行的举措加强档案信息保护
在网络攻击事件层出不穷的背景下，采取切实可行的举措加强档案信息保护是非常有必要的。档案是企业的资产，其中不乏企业机密，比如企业资金状况、企业内部人员资料、企业合作等内容，一旦被盗、泄露、修改和删除，都将给企业造成重大甚至无法挽回的损失。
就目前而言，想要加强电子档案安全防护水平，就同样需要依托科学技术，如设置档案加密口令、进行档案身份验证、档案备份、设置防火墙等，都可间接提高档案信息的安全等级，可确保电子档案实时被保护，可杜绝一切可疑账号的登录和干预。另外，在企业内部宣传档案安全并培养相关工作人员的档案安全意识，都是有必要的，双管齐下将最大限度地降低电子档案安全管理的风险。
2.4合理使用电子档案
第一，档案人员要主动借助于计算机技术开展档案编研业务，经过有效撰写或整理，进一步展示档案的内涵以及文化，使档案利用人员可以很快获得档案文件里面的关键信息以及知识，为档案利用人员提供良好、全面的信息服务。第二，为保证电子档案的操作简单性以及便捷性，需要借助计算机技术对电子档案的索引目录进行编制，并且认真遵守有关的保密规定，有效查阅以及使用电子档案，关于保密等级的电子档案要通过审批以后才可以开展利用，以此有效保证电子档案的真实性以及安全性，避免档案信息被泄漏，为档案工作的深入发展提供良好的环境。第三，在使用了电子档案以后，也要对档案利用登记表进行认真填写，其中内容涵盖了档案利用者的单位与姓名、查找内容、查档目的与范围等等，进而促进电子档案的合理使用。
2.5后期利用
档案管理不是将档案整理完就算结束了。让档案有效流通及利用，才是档案管理的终极目标。档案管理要建立查询、借制度，让档案成果惠及员工。原则上由档案部门对统一保管的档案文件进行利用，文件生成部门不得随意将其生成持有的文件外借。档案可通过原件、复印件、电子件、在线阅览等形式进行利用，档案管理人员应根据文件借阅方式和档案密级不同（公开、秘密、机密、绝密），制定不同的借阅流程。同时注意档案归还时不被涂改、保存完整。事业单位电子档案管理是一项长期工作，需要档案管理人员付出足够的耐心与努力。优质的档案工作是正确决策的合理依据。
2.6开展多项培训，消除档案管理人员间素质与能力的较大落差
新时期，企业与企业间的档案管理人员在素质与能力上有着较大差异，且企业内部档案管理人员素质与能力上也存在较大落差，不利于体现与发挥档案管理人员的真实价值和能力，对电子档案管理水平的提高造成了严重的困扰。为了解决这一问题，企业还需在内部多次开展多样化的培训，涉及计算机操作、软件认知与了解、档案修订和管理等多方面内容。除了给予理论培训，还要匹配档案管理实践进行培训，使档案管理工作人员更具现代化电子档案管理意识和水平，从而为电子档案管理效率的不断提升的奠定坚实基础。另外，，激发档案管理员工的学习主动性是有必要的，企业可合理落实奖惩机制达成此目标，也可以将培训成效与绩效相挂钩。合情合理的发展方式企业均可根据实际情况酌情采用，相信会取得不错的成效。
结语
总而言之，档案是人力资源管理的关键性内容，也是人力资源开发以及利用的核心依据。伴随社会经济的飞速发展，对人才的标准要求也逐渐提高，档案管理的重要作用更加凸显。借助于信息化技术强化档案管理信息化建设，是时代飞速发展的必然趋势，是提升资源利用率、及时更新档案信息以及确保档案管理安全性的要求，也是提高人力资源管理水平以及建立和谐劳动关系的核心渠道。因此，一定要有序开展档案管理信息化建设，唯有如此，才可以使管理主体更好地适应社会的飞速发展。
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