唐宇华
广西畅远信息科技有限公司 广西南宁530000
摘要：新时期，企业档案安全面临着诸多的非传统安全因素威胁，形势较为严峻。因此，要高度重视企业档案安全保密工作，切实保障企业正常生产经营和管理秩序。本文简要分析了新时期企业档案保密呈现出的范围广、多样化、差异性等特点。提出为做好涉密档案的保护与利用，应坚持严管与简化、保密与公开，以及集中与分立的原则，从人防、物防、技防等三个方面切实抓好新时期企业涉密档案的安全保护工作，为企业生产、经营和管理筑牢安全屏障。
关键词：保密档案；企业档案；措施
引言
企业的档案是企业科学决策的依据，是企业的重要资源，与企业的体制、管理和改革等活动有着密切的联系。社会在进步，科技在发展，信息技术也发生了巨大的变化，电子文件档案将成为未来档案的主体。企业早已进入“无纸化”办公流程，员工之间通过邮件的形式来进行相互沟通，工作流程进入电子化、网络化的新发展阶段。现阶段做好档案管理工作，是延长档案寿命，更长久发挥档案作用的有效途径。除原有的纸质档案，特殊载体档案不断增多，企业的档案信息逐渐向电子化、数字化发展，以磁、电、光等介质为信息载体形成所谓的电子文件档案。电子文件档案在企业管理中普遍使用，档案管理工作面临新的挑战，加强档案保护研究，认真做好档案保护工作，是当前十分紧迫的一项任务。
1管理工作中面临的问题
1.1档案管理方式的问题
实际中电子档案管理模式落后，整体水平偏低，档案资源利用率偏低。档案数量在增加的过程中，管理部门未及时认清形势，在开展工作的过程中依然依赖人工管理模式，导致效率低下。也有部分购置计算机、复印机以及扫描仪等设备，但是档案管理平台系统没有建立，对于档案的借阅管理不够重视，在计算机平台上对档案的检索处理依然面临较大问题。
1.2立卷归档和文档保密工作不匹配
对当前我国档案保密工作的实际情况进行分析可以发现，大多数事业单位采用“四分法”进行立卷归档工作，但是在实际的使用过程中，此种方法存在着一定的局限性。在档案保密工作的进行过程中，使用此种方法很容易出现相关技术操作问题——涉密文件资料和非涉密文件资料经常出现混乱保存的现象。通过对保管的资料进行检查，可以发现，其中存有一定数量的涉密文件，但是这些文件上并没有相关的涉密标志，这就会导致档案和保密出现严重的偏差，档案管理的保密性得不到有效地保障。
1.3业务人员不固定
企业档案具有专业性、操纵性强的特点，要求必须要有相对固定的专业人员开展档案管理工作。但目前除产品、科研、财务等档案由专门的档案管理人员管理，其他人事、设备、仪表档案管理人员均为兼职，兼职人员各自都有本职工作，客观上很难抽出时间和精力兼顾档案工作，“兼而不管”的现象普遍存在。兼职人员流动性大，无法相对固定，如果工作衔接不到位，必然就会有工作不熟悉、工作流程不了解等情况发生，直接造成档案工作不能保质保量，无法按要求、有计划、有成效地开展。
2新时期做好企业档案保密工作的措施
2.1做好档案资料规划处理
信息化建设作为档案管理工作的最终趋势，档案管理人员要意识到档案电子信息化的重要性，意味着短时间内电子信息档案数量增加，需要充分利用档案管理优势，通过网上完成资料分类与处理，提升管理效率。
传统档案管理方式为后续的分类管理造成负担，甚至还会造成重要资料的丢失问题。因此在做好档案管理工作的过程中，需要搭建完善的数字化网络平台，形成电子数据库，并利用专业的设备和系统对资料进行处理，提升工作效率。
2.2坚持严管与简化结合
企业档案在其生产、经营过程中发挥着重要作用，因此，在做好企业档案保密工作时既要做好相关保密，也要注重档案信息资源利用。其中，档案保密工作要坚持“严”字当头，严守《保密法》《档案法》，严格根据企业档案内容划定相应的密级，并根据密级不同，在企业档案查询、利用和销毁时履行相应程序，切实抓好保密措施的严格落实。在“严”管前提下，也要立足企业日常生产、经营和管理实际需要，注重涉密企业档案信息资源的利用，切实发挥出档案应有价值，做到“严管”与“规范使用”两手抓，两促进。
2.3建立健全数字档案保密制度
数字档案保密制度是做好保密工作根本，是档案工作人员开展工作的重要依据和保障，是增强工作人员警惕性和责任感的重要保证。一是应当依据本单位的实际情况，参照《档案法》和《保密法》及国家有关政策及法律法规，建立数字档案保密工作制度，对数字档案资料的登记、查阅、复制、保存、销毁和数字化扫描等工作程序进行明确的规定，对档案数据信息管理人员的工作要求和工作规范作出详细的规定。如云南省档案局印发了《档案安全管理办法》《数字化保密安全管理规定》等相关保密规章制度，并且在数字档案保密管理制度制定以后，根据实际实施中遇到的问题和新挑战，不断丰富、完善相关制度，保证制度的适用性和有效性。二是在涉密档案数据管理方面必须坚持专人负责、专门存放、全程管理、确保安全，可由一名专职管理人员进行管理和提供利用。涉密档案数据可根据内容进行保密等级划分，原则上保密等级为一般的涉密档案，应当经本机关、单位的主管领导批准，并严格履行报批手续后，允许在专用的涉密计算机上进行查阅利用；对保密等级重要的数字化档案内容须进行加密处理，即使在专用的涉密计算机内查阅也要由管理员输入查阅密码，查阅密码应当定时更新。对保密数字化档案都不允许私自拷贝和拍照等形式复制，管理人员应当对查阅过程进行监督。确因工作需要复制、下载的保密数字化档案资料应当向本机关、单位主管领导请示并经制发单位批准，方可复制、下载。复制、下载的涉密数字化档案视同原件管理，不可改变其密级、保密期限和知悉范围。为保证档案利用的及时性和安全保密性，云南省档案局专门印发了《云南省档案馆数据库管理暂行办法》以此来对档案数据库相关程序进行规范。
2.4做好档案信息资料的协同管理
利用信息化建设做好企业的档案管理工作，需要充分发挥信息处理的时效性优点，同时实现相关部门对档案信息的操作。为进一步提升工作效率，需要制定相应的管理制度协调各个部门，加强员工之间的互动。同时对于相关人员应该及时进行培训，让其意识到档案管理的重要性，并充分发挥信息化建设的优势。档案管理工作信息化建设时，要加强利用信息技术与网络技术，保证档案目录的完整及数据库建设的完善，重视档案信息的录入工作，保证信息录入的快速性与准确性。提高档案数据库建设的速度，实现传统纸质档案向电子化方向转变，增加电子档案数量，减少纸质文件的数量；在推进档案信息化管理进程中，不仅要配备先进的现代化档案管理体系，还要在企业中推广规范、统一的档案管理应用软件，为以后进行档案信息交流和资源共享提供必要支持与条件。
结语
随着档案管理技术水平的不断提高，其中数字化和信息化程度在不断加深，因此电子档案的保密管理工作正面临着更多的考验，因此档案管理人员应牢固树立保密意识，更新工作观念，大胆创新，努力学习新型保密技术与方法，确保数字化档案的保密工作，形成高效、安全的保密工作体系，努力提升档案管理的保密水平。
参考文献
[1]原宜青，丁敬达.论档案知识管理理论范式的形成与发展[J].档案管理，2020(02):23-26.
[2]韩立波.档案管理范式的转型与社会变迁[J].中外企业家，2020(03):136.