戴汀华
广西畅远信息科技有限公司 广西南宁530000
摘要：随着科技的不断发展，信息化技术已在社会生活、文化教育及档案管理工作中得到普遍应用。文章通过分析指出，信息化技术促进了档案管理的创新发展，应针对档案信息化建设与档案管理进行深入思考和探究，加强管理人员的信息化档案管理意识，建立信息化档案管理相关制度，做好信息化技术培训工作，提高档案数据的准确性和完整性，不断提高档案管理的现代化水平。
关键词：档案管理；问题；策略
引言
企业档案管理在企业发展的过程中有着极为重要的效用，一个企业的发展过程在企业档案中被清晰地进行记录，尤其是技术创新以及企业改革等关键举措也会被企业档案记录在其中，企业的销售以及货源等都会在企业档案信息中进行记录，因此档案管理在企业未来的发展中有着积极的作用。作为企业极其关键的管理工作形式以及重点内容，档案管理在企业建立时就应该随之出现。当企业发展步入现代化管理阶段，档案管理也会随之同步进行。现代企业制度下的档案管理不单单在方式以及技术上有着面向电子化的高效的特征，并且促使企业档案的价值再次显露，直接与企业未来的发展息息相关，是企业在未来发展的核心工作。
1企业档案管理存在的不足
1.1档案管理信息化脚步滞后
随着企业管理的信息化程度提升，企业大部分工作已经从纸质资料变成了电子资料，但是部分档案依旧沿用传统的管理手段，所以丰富的工作信息以及人事材料尚未及时进行归纳，直接阻碍了档案管理为决策提供资料的效率。当下我国很多企业的档案管理制度和管理方式还没有进行改进，使用的是实物保管方式，此方式比较落后，而且纸质档案的材料划分、材料归纳花费了极多的人力以及资金，无形中带来了资金压力。人员比较多的企业，档案划分、归纳工作比较复杂。因此必须交由档案管理工作专职人员来进行管理，必须具有专门的工作区域。可是随着档案数量的增多，区域、人力直接成为阻碍档案管理工作展开的关键因素。近年来组织部门对干部人事档案进行规范整理工作，直接增加了企业的工作任务，导致大量社会消耗。假设依旧使用原始的档案管理方式，不仅没有办法实现档案事业的社会服务，并且还会阻碍社会的进步。即使当下部分企业使用新媒体手段展开电子档案系统建设，但是在此环节中依旧将纸质档案当作参照，并且在法律上缺少电子档案系统建设的法律依据，在电子档案建立的阶段，社会和企业缺少对此工作的了解，阻碍了其发展步伐。
1.2档案利用率不高
档案利用率不高的主要原因是多方面的。从档案自身来说，档案的内容较为单一，它只反应相关事实和情况，并不涉及生活、娱乐等一般人较为感兴趣的内容，这种内容本身的属性导致了企业员工对档案不感兴趣。另外，档案记录了一个人的工作生平、政治面貌、品德作风等，具有一定的私密属性，即便在档案信息化建设后，信息涵盖的范围变得更加广泛，但也仅限于领导层的翻阅，一般不对普通员工开放或企业还未推行相关查阅机制。
2新时期档案管理策略
2.1优化档案管理模式，建立健全大数据背景下档案管理的准入制度与监管制度
对于企业来说，要响应国家号召，对相应的档案管理部门进行现代化改革，要保持具体问题具体分析的原则不改变，对档案管理模式进行优化创新，开创低消耗高效率的新局面，为推动应用大数据技术进行档案管理的新模式奠定良好基础。再者，需要完善相关的制度体系，确保整个档案录入过程的完整，同时增加相应的监管职位，相应专业人员负责相应专业数据的录入工作，做到责任到人，确保出现问题时能及时找到源头并快速弥补漏洞。有了制度的保障，才能充分改善档案管理效率低下的局面，并且提升企业档案数据的安全性，使得数据被盗取或泄露的风险降到最低。
2.2强化企业档案管理安全性
企业档案管理的安全性是极为关键的，要求企业管理工作者以及所有职员达成共识，并对企业职员开展档案管理安全性以及信息保密工作的有关培训。除此之外，及时给企业职员灌输计算机方面的有关知识，防止在档案保管以及流程上出现问题，防止不法分子在档案的转移过程中进行信息修改、泄露档案的相关信息，在档案管理的过程中随意改写以及在档案审核的过程中造假等。因此，各个部门要提升重视力度，遵守原则，将每个流程都交由专业负责人展开检查、签字，保证工作的顺利展开。
2.3引入复合型高素质人才，加强在岗档案管理人员培训
人才是第一生产力，也是企业发展的核心资源。随着社会的不断发展，数字化运用将贯穿企业运营的方方面面，因此福能集团更应该注重信息化人才的引入和培养。在这方面，福能集团可以采用“引入核心人才，加强全员培训”的策略。该策略强调针对集团当前技术不足的问题引入高端人才以满足集团档案信息化建设的基本需求。然后再由这些核心人才加上外部专家组成集团培训小组，通过对下属企业档案管理人员的培训让下属企业具备一定的档案信息化管理基础。最后由档案管理员在各自企业内部开展培训，以以点带线、以线带面的方式组成集团档案信息化管理的基础力量，确保集团档案信息化策略的整体推行。另外，还应该鼓励集团档案管理人员在工作期间加强继续教育，继续学习档案管理相关专业知识和计算机技术等，并对获得相关技能证书的员工给予涨薪、优先升职等奖励。通过这些策略提升集团整体档案信息化能力。
2.4为企业提升创新能力提供信息支持
作为企业档案信息，既有来自企业内部，也有来自企业外部，通过对外部信息的搜集整理、分析研究、消化吸收，才能把握企业创新的外部机会和约束条件，以便形成正确的创新决策，并加快实施。在企业创新实施后，要通过各种沟通方式加快企业档案信息（包括内部产生的信息和由外部信息转化为内部信息）的流动，确保真正为员工所共享，有效增强创新活动各环节的相互联系和整体协调，取得企业各项创新的最佳效果。例如：在企业销售档案信息的基础上，及时获取当下市场的新产品需求，迅速调整销售策略，实现对新市场的开拓、占领，取得最佳的市场创新效果。
2.5提高档案数据的准确性和完整性
在信息化档案管理中，最重要的是提高档案数据的准确性和完整性。档案数据的准确性，需要档案人员严格按照要求去录入数据。为确保证录入数据的准确性，在数据录入完之后要安排相关人员进行数据核对，安排档案管理人员进行互查，这样可以避免数据录入错误；在数据录入结束后，要将录入的数据重要数据打印出来进行纸质版档案留存，以便于后期进行检查核对。在档案的完整性方面，在档案人员进行数据录入时必须检查数据材料是否完整，保证完整后再进行数据录入；在数据录入中要严格按照信息化档案管理技术的规范进行录入，以避免数据的丢失。
结语
在信息化时代，传统企业进行信息化改造是大势所趋。企业进行档案信息化建设是企业信息化战略的重要组成部分，既能促进企业内部效率提升，也可以帮助企业更好地与外界交流和合作。福能集团应该关注集团内部档案信息化进程中出现的问题，并在下一阶段的计划中合理解决问题，在人员培养、设备更新、信息利用和信息安全等方面加大投入，确保集团档案信息化建设水平提升。
参考文献
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