陈桂玲
临朐县医疗保险事业中心
内容摘要：随着档案管理现代化进程的加快，档案管理呈现多元化发展趋势。特别是所处的信息时代，各项工作被赋予信息化、数字化的标签，档案实施电子化管理也应该加快进程，最终实现电子档案信息的共享使用。本文结合实践，针对档案管理和电子化发展予以分析。
关键词：档案管理；电子化；有效性
一、当下档案管理存在的主要问题
1、档案管理利用手段落后。受各方面条件影响，以前工作主要以纸质文件材料为主，这样形成的档案自然是以纸质形式为主，纸质档案管理存在很多不便，如存放浪费空间，查阅手工翻阅不便于利用，存放利用过程中纸张容易破损毁坏，影响档案的使用。加之档案利用只能调阅原件，容易出现档案丢失损坏的情形，造成档案的残缺不全，影响管理和利用。
2.缺乏现代档案管理意识。档案工作相较与其他工作，显得单调而保守，长期工作方式和档案管理氛围也影响着一茬一茬的档案管理人员的思想行为，出现抵触新思维新方法的认识倾向，接受新的管理方式方法慢，认为档案不丢失，能查到就可以了，导致新技术在档案管理中应用不够，影响了档案管理的现代化发展。
二、 电子档案的优点
1、提升档案工作质量。以手工为主的档案管理方式效率显然低下，拿档案管理的利用和整理两个中心环节来说，比如，档案利用过程中需要调取档案实体，手工翻阅，进行摘抄，利用结束后还需要归还案卷做好登记等，流程和环节多而复杂；档案整理过程中从分类排列到拟写档案标题，通过人工完成，由于整理人水平和个人主观因素，会导致自由随意性较大，从而影响到案卷的质量。如果从实施档案电子化管理的角度去努力，最终实现档案信息电子化管理，必将有效提升档案工作质量。
2、减少减轻工作强度。档案的现代信息化和电子化为档案管理和利用提供了便捷和快速，可以广泛应用于档案的前期收集整理，以及归库管理和查阅利用各个流程和环节，解决了人工耗时耗力等问题。
3、保证档案齐全完整。沿用手工装订的传统立卷方式，需要一次性将材料收集完整，一旦出现文件收集不全的情况，在补漏文件时需要重新拆卷组卷。实施电子化管理后，档案以件为单位管理，可随时增补文件，便于档案的齐全完整。
4、保证档案信息安全。纸质档案利用方式需要提供整卷档案供利用者查阅，卷内大量文件同时被置于利用者面前，不利于整卷档案的安全。电子档案提供利用是以单份文件的形式提供，除需要的文件外，其他文件无法接触阅览，从而更有利于档案信息的安全。
三、电子档案管理的基本要求
1、确保电子档案的完整性。电子档案的形成虽然也要按照公文的格式运转归档，但是它还区别于文书纸质档案的形成和管理。如果说纸质文书档案是“静态”管理的话，那么电子档案就是“动态”管理。电子档案流转办理和形成速度快，如果不及时收集归档，容易导致信息丢失，造成电子档案的不完整。同时还需要收集电子文件的元数据，确保电子档案的完整。
2、确保电子档案的真实性。电子档案的生成需要全过程管控，在可靠的环境下办理完成，一旦环境安全遭到破坏，将导致电子档案信息的篡改或破坏，使信息失真。为此，在建立电子档案的过程中，做好前端控制，避免过程和内容的失实，确保电子档案及其元数据的真实性。
3、确保电子档案的原始性。电子档案的制作形成，流转办理是可以复制的过程，与纸质档案的不同，纸质档案的记录很容易体现其原始性，如带有个人签字、纸张格式，签章等，而电子档案这种特性的原始记录没有明显特征。所以，文书档案的电子形式、光盘、音像等电子形式的档案必须保证其原始性。
4、确保电子档案的安全性。电子档案的内容包括文字、图表、数据等很容易被复制和修改，同时容易收到不良系统的攻击，电子档案的安全性经常会受到严重威胁，同时电子档案保存过程中因为保存原因或数据格式、保管条件的影响，容易出现数据无法读取的现象。这都需要微电子档案管理创造好的管理环境，确保安全管理。
四、保证电子档案安全的举措
1、按规定检查和复制。按照电子档案管理有关规定，使用硬盘或者光盘等保存的电子档案要确保温湿度达标，如湿度要在40%-60%之间，温度在15-25之间；除此之外还要定期检查电子档案管理情况，是否可以顺利读取，发现损坏及时修正，延长电子档案的存储期限。
2、采用光盘存储。电子档案的存储光盘要使用档案级光盘，确保电子档案载体的耐用和可靠性。光盘管理使用过程中防止读取面的磨损和不正确放置导致的变形，应专门存放于光盘柜中，实施避光防尘保存，防止消磁影响读取。
3、严格利用手续。电子档案的管理利用比较便捷的同时，其信息复制传输也更加便捷，容易与无形之中悄然复制，而且不留痕迹。鉴于这个特性，需要严格执行电子档案的利用制度，按职责权限履行签字审批手续，实施电子档案利用全过程管控。在确保管控的同时要积极提供好便捷高效的服务，最大范围提供利用，发挥好电子档案的价值作用。
4、规范利用方法。电子档案不同于纸质档案，其内容也会受到不公开等管控规定的制约。比如管控档案文件的提供利用，只能摘录或者引用，同时也不宜采用复制或拷贝的方式提供，在受控的环境下可以提供网页浏览。利用远程网络提供利用时需要档案管理专用网络，实施严密管控措施，及时更改密匙口令。
5、实施“双套制”保管。在现今条件下，电子档案管理模式还存在一定问题，为确保电子档案的安全，在一定时间内电子档案管理仍然会实施“双套制”保存管理，这是确保电子档案安全的措施要求。电子档案同时还要实施异地备份，防止人为或非人为突发事件造成无可挽回的损失。
五、结语
电子档案是社会发展的必然，是档案管理自身发展的需要，要充分认识电子档案管理的价值和意义，从思想认识上和技术管理上不断提升，确保电子档案信息安全，管理有序，更好发挥其利用价值。
参考文献
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[2]王芬丽.浅谈电子档案管理[J].中国西部科技，2018（10）：58-59.
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