纪付华
山东省菏泽市曹县普联集镇便民服务中心， 山东 曹县 274400
摘 要：档案是对人类生活行为记录的重要载体，可为人类的发展提供准确的参考资料。但我国卫生和计划生育局的档案管理中仍存在许多问题，因此应对档案管理进行优化。本文对卫生和计划生育局档案管理的重要性进行了说明，并对档案管理中所存在的问题进行了分析，阐述了档案管理方面的优化措施，以期为卫生和计划生育局档案的更好管理提供参考。
关键词：卫生和计划生育局；档案管理；优化措施
近年来，随着我国二孩政策的实施，卫生和计划生育局的档案管理工作逐渐变得重要。因为计划生育的档案，可为二孩政策后需工作的展开提供可供参考的权威性数据信息，为后续的查询、检索、决策提供信息基础。因此，应对我国目前档案管理中存在的问题进行充分分析，并提出有效的优化措施。
一、卫生和计划生育局档案管理的重要性
档案管理工作是一项复杂且系统化的工作，其本身具有封闭性和持续性的特点，因此档案工作人员应对档案管理工作充分重视。随着计划生育政策中二孩政策的实施，卫生和计划管理局的档案对二孩政策的开展就具有极高的借鉴及参考价值，可为新政策的施行提供坚实的信息基础，有利于新政策的开展。并且人们也在逐渐提高对卫生和计划生育局的关注度，这就对档案管理工作提出了更高的要求，需要对档案工作的重要性充分了解，并对卫生及计划生育档案妥善管理。
二、卫生和计划生育局档案管理中存在的问题
（一）档案管理方面思想认识不够
在卫生和计划生育局内人员对档案管理存在轻视心理。有些领导对档案管理的思想认识不明确，认为档案仅仅是起到记录作用或仅仅用于应付上级检查，而不会起到实际作用。还有些领导仅仅是在嘴上强调加强档案管理，而在实际行动中无所作为，这也是对档案管理思想认识不够造成的。此外，档案管理人员对档案管理的思想认识不够，使得档案管理相关人员工作态度散漫、工作效率低下等。一些档案管理工作人员受传统观念影响，认为档案管理部门是一個清闲的部门并没有太大发展，从而对自身的管理工作不重视。以上不明确的思想认知，使得领导及管理人员，无法认识到档案管理的重要性。
（二）档案管理工作方法落后
档案管理的工作方法中存在两点问题，第一点，工作人员管理不够精细化。档案管理工作本身就是一项精细化的工作，需工作人员对档案进行仔细的整理及核对。但有些档案管理人员在长期安逸的环境下养成了工作散漫、粗糙的工作模式，对档案管理工作粗心大意，无法做到认真负责，也就无法保证档案的真实性、准确性、权威性。也因为这种对自我要求不严格的态度，导致档案管理工作的效率大大降低。第二点，档案管理的技术落后。许多卫生和计划生育管理部门还依照传统记录方式，以纸质档案为主，而未利用网络技术形成电子档案，使得数据信息整理较为费时费力。在收集档案方面也是以手工收集为主，致使档案收集工作繁琐且效率较低。即便有些单位采用电子档案进行记录，档案管理人员的自身技术水平不高，当电子设备出现问题时无法对其进行解决，致使出现信息的泄露、篡改、丢失等现象，致使档案的准确性受到影响。
（三）档案管理体系不健全
我国的卫生和计划管理局，在当前阶段大多未建立出完整的档案管理体系。使得档案管理人员缺少相应的工作流程，致使档案的收集、整理、鉴别等工作未能进行规范化操作。对档案管理人员也缺少工作上的鼓励及约束机制，使工作人员在努力工作而未有回报，懒散工作照拿工资的环境里产生消极的工作态度。致使档案管理人员缺乏工作热情，工作效率低下。
此外，部门联动工作缺乏，通常的档案收集工作需对资料进行索要，而缺乏联动协作机制。致使档案收集工作进展缓慢流程较多，无法在第一时间对资料进行获取，浪费了时间影响了工作效率。
三、卫生和计划生育局档案管理的优化措施
（一）提高对档案管理的思想认识
要想提高对档案管理的思想认知，首先应做档案管理正确思想的普及工作，使领导及管理人员充分认识到档案管理的重要性。如在局内开展不同阶层的档案管理重要性专题培训，对局领导进行思想认知培训及专业人员选拔培训；对档案管理人员进行档案管理思想认知培训和岗位责任心及专业知识培训。卫生和计划管理局中的领导在对档案管理方面有足够的思想认识之后，对档案管理人员进行选拔，选择责任心强、专业知识丰富、具备管理经验的的人员进行管理档案。此外领导应加大档案管理方面的资金投入，对档案管理的设备进行及时的检查维修及更新换代。此外，应培养员工的主动工作意识，转变员工思想，使员工主动注重档案管理工作。
（二）优化工作方法，加大技术投入
在档案管理的实际工作中，首先应培养档案工作人员的精细化工作思想，使工作人员可以对档案数据及文字信息进行仔细的收集、整理、核对，确保档案数据的准确性、真实性、权威。并且在互联网技术普及化的今天，将互联网计数融入档案管理之中，即将传统的纸质文档记录方式变为电子文档输入记录方式。此外，还应对档案管理的技术加大投入，可组建一支专业的档案管理技术研发团队，对档案管理技术进行不断研发创新。还应借鉴国外的先进档案管理技术，对我国的档案管理技术进行更新创造，实现档案管理技术方面的国际化推动国家进步。这样才能实现我国档案 管理的信息化、现代化、电子化，从而推动我国档案管理方面的发展。
（三）建立完善的档案管理体系
一个完善的档案管理体系，可对卫生和计划生育管理局的档案管理人员进行工作激励和行为约束，还可以对档案管理的流程进行规范，可以使档案管理工作高效率的进行。一个完善的档案管理体系应具备以下几点。第一点，专业的档案管理人员思想及技能培训机制，可使工作人员明确档案管理工作的重要性，从而更好地开展工作。第二点，设置规范化的档案管理流程，使档案的收集、整理、核对都有精细化的操作规范。第三点，设立员工激励的薪资机制，将人员的薪资及晋升结合日常工作状态进行考量，可激励工作人员的工作积极性与自主性。第四点，设立员工档案管理监督机制，对员工日常的档案管理工作负责度进行监督，并制定一定的处罚措施，从行为上约束员工，使员工对档案管理工作尽职尽责。
（四）提高档案管理人员的综合素质
档案管理工作的良好进行，依赖于档案管理员的管理工作，因此应对档案管理员的综合素质进行提升。首先，应对管理人员进行档案管理思想认知培训，充分提高档案管理人员对自身工作岗位的重要性认知，这有利于提升人员的责任感，使其对档案管理工作认真负责。然后，对相关人员进行专业素质培训，使管理人员可充分掌握管理档案的技巧及专业知识，有利于其工作的精细化开展。此外，还应进行定期的专业管理知识检查，提高人员学习积极性，可有效提升工作效率。
三、结论
总而言之，档案管理工作对卫生和计划生育管理局而言具有重要作用。因此，对档案管理中档案管理方面思想认识不够、档案管理工作方法落后、档案管理体系不健全等方面的不足进行了解，并从思想认知、工作的方式方法等多方面综合考量进行合理优化。
参考文献：
[1]钟冰.卫生和计划生育局档案管理的优化措施[J].现代商贸工业，2020，（18）
[2]李晓红.卫生和计划生育局档案管理的优化措施探索[J].产业与科技论坛，2019（16）