向博
巴东县档案馆 湖北恩施 444300
摘要：在现代信息技术高速发展的今天，信息技术对各行各业的影响力不断提升，信息化成为时代热词。在信息化背景下，行政机关档案管理的内容、要求、方式都发生了变化，档案管理人员需要进一步用新思路解决实际工作中产生的新问题，不断提升档案资料的利用率。具体而言，一是要转变观念，深入推进档案数字化建设工作；二是要创新方法，综合利用现代信息化技术；三是要坚守底线，严格把控档案管理的安全。相信在档案管理人员的努力下，行政机关档案管理效率、质量以及利用率都会得到大幅提升。
关键词：信息化；行政机关；档案管理
1信息化背景下行政机关档案管理工作的现实意义
在信息时代背景之下，档案信息化管理强化对传统档案管理方式的优化与改变，强调以档案服务为核心，依托信息化分类、加工和整理，达到对信息的高度整合与提取，提升档案管理效率。在传统档案管理中，查询难度较大，效率不高，一旦需要进行调整，面临复杂的流程。信息化支持下，实现对传统模式的有效改善，弥补不足之处，在方便档案信息保存的同时，为修改提供便利，提升档案信息查询的速度。在信息化背景下，档案管理人员只需要通过计算机终端的文书档案管理系统对各类文书档案进行系统化管理，管理压力随之减少。档案管理人员可以直接通过线上终端对文书资料进行归档、更新、传输，缩减了许多不必要的工作流程，实现了人力资源利用效益的最大化。另外，网络信息技术支持信息高效传递，档案利用效率显著提升，管理成本大幅降低。
2信息化背景下行政机关档案管理工作中的常见问题
2.1档案数字化进程缓慢
现阶段，部分机关单位文书档案数字化进程缓慢，许多文书档案仍然以纸质形式归档与管理，难以开展后续的数字化利用工作。之所以出现这种现象，主要是以下几类原因：一是部分单位软硬件设施不完善，难以高效地对文书档案资源进行数字化处理，例如：缺乏高速扫描仪、高拍仪、微缩相机等硬件设施，没有引进文书档案格式转化系统、文书档案管理系统等；二是部分文书档案管理人员数量不足，难以在处理存量档案的同时，对增量档案进行数字化处理；三是文书档案管理系统与OA办公自动化系统的关联度不高，系统与系统之间在文件传输、文件共享领域仍然存在壁垒，无法对OA办公系统中收发的公文等文书进行归档整理。
2.2缺乏统筹规划和协调
统筹协调是行政机关文书档案运行的基本原则，但是当前部分机关单位对于文书档案运行管理的重视不足，因此也无法保证文书档案运行管理得到理想的效果。在实际的运行管理过程中，工作的进度推进往往会相对较慢，并且文书档案运行管理系统的结构相对更加零散。同时有部分机关单位在实际的文书档案运行管理过程中，在人力资源、基础资金等方面都呈现出不足的趋势，资金投入不足，打印机、扫描仪与计算机等基础设备的采购便会面临难关，配置水平无法保证，便会导致档案相关数据的录入效率以及质量受到影响。除此之外，如果前期的统筹规划缺乏前瞻性，盲目追求效能，后续便可能很快面临未知的风险，这也是当前文书档案管理的主要问题之一。
3信息化背景下行政机关档案管理策略
3.1转变观念，深入推进档案数字化建设
工作行政机关档案资源种类多、内容丰富、涉及面广，管理过程中的难度较大。只有充分对文书档案进行数字化处理，做到文书档案数字化全覆盖，才能真正朝着信息化管理的目标前进。具体而言，一是要完善软硬件设施，优化文书档案管理环境。
一方面，行政机关要结合档案信息化建设的基本要求以及机关实际情况，购置高速扫描仪、高拍仪、微缩相机等硬件设施，对纸质文书档案进行扫描处理，并录入至计算机终端；另一方面，行政机关要购置文书档案格式转化系统、文书档案管理系统，实现微机化管理，有效对声像类、载体类、影响类的文书档案进行格式处理和管理。二是要结合人力资源实际，进一步引进专业化人才，实现文书档案数字化工作专人负责的目标，提升数字化的质量。三是要进一步推动信息资源共享工作，通过技术手段来打破文书档案管理系统与OA办公系统的数据传输壁垒、数据共享壁垒，实现文书资源一站式传输、开发与利用，提升文书档案管理的速度和质量。
3.2规范化档案管理
档案的规范化管理，是保证档案运行和管理工作正常开展的基本前提。行政机关单位的公文，在种类、格式、种类与处理程序等方面往往有巨大差别，对文书档案的运行管理十分重要的影响，特别是在当前办公自动化技术不断发展与进步的新阶段，更要重视文书管理流程与方式的规范。所以必须首先了解与文书档案管理相关的要素，并且将相关的要素关联起来，才能形成更加完善的管理体系。例如在日常的文件鉴定、分类、组卷、编号的一系列过程当中，相关人员应当做到对于数据及时进行处理、归档。从文件资料的信息收集阶段开始，便要做好对信息等级的确认，并且要做到及时完成档案管理相关工作，这样才能避免出现对年度所有公文进行一次性鉴定与分类的情况，分散工作量，减少工作负担，在保证工作质量的前提下最大程度提升工作效率，降低文件信息的出错率，可见有必要对文书及档案等进行统一协调。
3.3完善电子文档的安全管理制度
档案是形式特殊的资料，其中包含的信息形式十分多样化，包括文字、数字、符号等等，而且也有相应的权限要求，部分信息是不涉及机密的，能够公开展示的信息，也有部分信息是绝对不可泄露的，必须要严格保密的，即便在一定期限之后或许能够公开，但是在保密期限内，也必须要最大程度规避信息泄露的可能性。对于这类需要严格保密的机密文件，设置密码虽然是必要的，但是为了提升安全级别，也要结合其他验证方式，同时要不断更新加密的方式，避免原有的加密方式被破解。要利用一锁多匙的运行管理方式去实现操机人员之间的监督制约。特别是在档案数字化的趋势下，纸质档案转变为数字化档案，档案文件资料已经成为了信息，所以一旦泄露，追回的难度很高。因此，对于电子档案信息，特别是涉及机密的档案信息，必需要做好保密，要利用更加复杂的加密与验证手段，以及专业化的安全防护手段，才能最大程度降低数据泄露等安全问题出现。
3.4全面提升档案管理人员专业素质与能力
在档案信息化建设中，发挥主导作用的是档案管理人员，因此，要千方百计加强档案管理人才队伍建设。档案信息化管理需要专业的从业人员进行相关的操作和工作，需要不断地更新管理理念。具体讲，要配备专业化的档案管理人员，设置专门的岗位。另外，要重视加强专业化培训，尤其是以信息技术为重点，学会多样的管理方式和模式，提高搜索和索引的有效性，满足人们对信息网站的需求，发挥档案信息内容的最大价值和作用。落实档案管理新方法和相关法律法规的培训，积极完善档案管理人员的知识储备。除此之外，要注重行业交流，较强学习，善于吸收他人的先进经验和好的方法。增强责任感，加强自我学习，不断更新知识库。
结语
总之，在信息时代背景下，行政机关档案信息化管理还需要长时间的尝试和探索，为了加快信息化建设，维护其自身的长期性和系统性，应以实践为基础，善于积累经验，加强学习与培训，认真做好每一环节的工作，稳抓稳打推动档案信息化管理的顺利开展，以期提供优质的档案服务，更好地服务于社会发展与建设。先进的档案管理模式应该适应社会和时代发展的需求，以创新为基础，寻求突破，推动行政机关档案管理信息化发展的有序推进。
参考文献：
[1] 宋晓慧. 基于规范管理视角的文书档案管理策略研究[J].办公室业务，2020（16）：100，102.
[2] 单春燕. 机关事业单位档案管理信息化建设探析[J].卷宗, 2019,(23):108.