蔡贇贇
上海老港固废综合开发有限公司，上海 200060
摘要：在社会竞争日益激烈的背景下工程建设数量日益增加，档案管理工作越来越受到重视。档案资源库就相当于市场竞争环境中的弹药库，在激烈的市场竞争中，档案资源丰富是企业综合实力的体现，更是企业在激烈的市场竞争中提升形象赢得胜利的关键。本文结合工作实践，首先阐释建设工程档案的特点、基本内涵与作用，剖析建设工程档案管理现状与存在的问题，有针对性地指出建设工程档案管理的创新机制与解决策略。
关键词：建筑工程；档案管理；创新思路与策略
引言
工程项目建设会形成许多档案信息，过去的档案主要是形成纸质资料内容，需要的储备空间比较大，导致档案信息管理工作非常多。纸质存储对档案信息的储备环境要求也比较高，若发生火灾，非常容易导致工程项目的档案信息出现严重损毁，造成不必要的损失。在对纸质档案资料进行管理的时候，要投入许多的物力以及人力，并且档案信息查询难度非常大，难以全面发挥价值。纸质档案在保存过程中，非常容易出现档案原件丢失损毁的现象，导致档案信息管理工作的难度加大。因此，档案信息管理工作应充分发挥信息技术的作用，促进工程项目档案信息化建设，保障实际建设的可靠性以及高效性，避免档案信息出现流失。
1建筑工程档案资料管理的重要性
运用科学、有效的建筑档案管理方法，能够展现出企业内部质量控制体系的管理水平，还显现出企业管理人员对内部档案管理的重视程度。另外，国家对建筑工程档案管理也作出了明确的要求。住建部提出建筑施工过程中，对建筑档案必须严格管理，如果档案资料管理不符合要求，则认为工程质量不合格，可见档案资料管理在建筑工程中的重要性。国家住建部的严格要求，在一定程度上提高了施工单位对档案资料管理的重视程度，从而保证在建筑工程项目施工时，认识到建筑工程档案资料管理的重要性与紧迫感。
2工程档案质量管理现状分析
2.1工程档案管理制度不完善
当前，工程档案管理依据住房城乡建设部2014年7月发布的国家标准《建设工程文件归档规范》以及地方性行业主管部门出台的相关规定。总体上看，工程档案管理制度建设还存在着部分问题，与数量和种类都发展十分迅速的工程项目不匹配，主要体现在以下两个方面：一是细分领域的档案制度不健全。工程档案包含了各类建设项目工程档案的管理，但不同项目类别参照规章制度确实统一的，部分重点领域具有较为完善的档案管理制度，如交通、、房屋建筑等，但在海洋工程、民航工程、商业与物质工程、农业工程等诸多工程领域上还只能依据《建设工程文件归档规范》，无论是行业标准、技术规范还是制度的法律效力位阶等，均难以满足工程项目发展的现实需要。二是在制度内容上尚不完善，当前工程档案管理制度大多还沿用着传统工程档案管理模式，制度上缺乏创新。随着档案信息化建设的不断推进，工程档案归档、保管与利用的方式也发生深刻变革，亟需针对工作需要和档案管理发展趋势及时更新制度内容，以真正起到指导和引领作用。
2.2档案管理队伍整体专业性不足
从现阶段工程档案管理工作开展的现状来看，很多档案管理人员都存在身兼数职或临时借调等问题。由于不是针对档案管理相关岗位的实际需求来进行人员的调配和招聘，很多档案管理人员一方面缺乏较强的档案管理经验，另一方面不具备专业的知识和技能，造成档案管理队伍的综合素质无法满足档案管理工作的需求。
2.3工程档案数字化管理和信息化水平滞后
据了解，当前，很多单位工程档案都是纸质化存储方式，整理方式还是以传统的手工操作为主，有些单位虽然实现工程项目档案目录级录入与检索，但并未实现全文级的电子化管理，档案的现代
化管理水平有待提高。
2.4建筑工程档案资料的后续利用价值较低
从目前形势看，大部分建筑企业没有形成规范化的建筑工程资料管理体系，导致整体工作步骤顺序混乱，不能精准有效地进行收集整理工作。在此基础上，由于相关工作人员管理意识不强，在资料整理过程中可能出现疏漏或错误，致使资料缺乏真实性、有效性、准确性等，从而导致失去后期可利用或参考的价值，甚至由于参考数据的不规范，可能导致建筑施工后期出现严重的质量事故，从而大大降低社会效益和经济效益，以至于对施工环境和人员的生命财产安全构成威胁。
3建设工程档案管理的创新机制、路径与策略
3.1提高工程档案数字化水平和信息化水平
过去很长一段时间，建设工程档案以大量纸质载体形式存在，大多是手工整理模式，这不仅给档案管理者带来繁重的压力，也阻碍了档案数字化与信息化的水平。伴随新型信息技术快速发展，特别是近年来档案学者纷纷提出单轨制数字转型政策，催生了大量的电子工程文件，必须要转变管理方式，工程档案的数字化和信息化是工程档案现代化管理的必然趋势，也为无纸化办公与OA系统的无缝链接创造条件。开发和构建工程档案数据库管理系统，与网络信息部门通力配合，开发工程档案数据库，完成综合类和竣工图档案的数字化扫描，逐步完善工程档案数据库系统的各项功能，系统应当涵盖对工程档案在线收集、整理、归档、在线咨询、服务与利用等多种功能，逐步实现增量档案数字化和存量档案数字化，使不同载体形式的档案信息得到转换与再现，实现工程档案信息资源的共建共享。
3.2完善规章制度，强化档案收集
第一，完善规章制度。健全的规章制度是工程质量管理的保障。根据《中华人民共和国档案法》《建设工程文件归档规范》和地方的工程档案管理办法，一方面丰富工程档案细分领域的制度建设，完善档案归档、分类、整理的标准和规范，另一方面管理单位应根据现实工作需要，建立符合本单位发展需求的档案管理制度，这一方面应注重与其他参与单位标准和规范上的统一，防止出现档案标准前后不一的情况。第二，进一步丰富档案收集和保管的种类和载体。工程档案多以文字图纸、照片、录像为主。档案管理部门一方面要做好原有实体档案的收集工作，保证档案的真实性。另一方面采取双轨制的管理模式，将所有实体档案数字化，进一步丰富档案存储的种类，数字化的档案资源也给后续的整理、分析和利用带来便利。此外，还应拓展档案收集的渠道。过去工程档案收集较为单一，对此档案管理部门可依托信息化优势，从同类单位、专业技术人员、社会公众广泛收集工程档案，以确保档案的真实、全面和可靠。
3.3加强档案移交环节的监督和管理
工程档案移交环节一般出现在工程竣工验收的过程中，这一环节是最容易出档案缺失和混乱的环节，因此需要对这一环节进行重点监督和管理。具体来讲，一是要针对档案移交环节的特点和管理需求，制定出具有针对性的档案移交规范，同时制定责任制度，提升档案移交的规范性和标准性；二是相关档案管理人员在档案移交手续办理的过程中，必须要对档案文件资料进行细致地审查，确保档案的完整性和准确性，一旦审查过程中发现问题，必须要及时进行处理。
3.4控制安全风险
在工程档案信息化建设过程当中，可能存有控制安全风险方面的问题。互联网属于十分开放的环境，不只是实现了档案信息的丰富性，也非常容易被外部条件所影响及制约。例如，木马或者是其他病毒等，将档案信息直接篡改以及删除，导致档案信息丧失精准性与安全性，也存在被盗取风险。因此，在工程项目的档案信息化建设过程当中，需要加强安全管理工作，让专业的工作人员负责档案信息管理工作，设置科学开机密码，做好身份认证，设置相应的防火墙。在档案信息化建设过程当中，需要制定科学合理的制度，提升管理人员的责任意识，如出现档案信息遗失的现象，严格对管理人员进行责任追究。有关人员在录入档案信息的时候需要认真仔细，避免发生遗漏，防止档案信息出现错误，保证档案信息化建设的可靠性以及精准程度。档案管理人员要不断提升识别风险的能力，在档案信息储备的计算机遭遇外部攻击时，立即采取对策，化解风险。在档案存储的过程中要同时做好档案信息备份工作，在档案信息遭遇删除或者是篡改的时候，直接启动备份档案信息。
3.5打造综合素质高的工程资料管理团队
要做好资料管理工作就必须配备综合素质高、业务能力强的资料管理人员。由于资料管理的多样性与复杂性，给资料管理人员的知识与能力方面提出了更高要求，因此，建筑企业应制定建筑工程资料管理工作奖惩制度，聘请相关专业人士定期对企业的全部资料员进行培训，并为建筑工程资料管理人员提供学习与晋升的机会，积极鼓励资料员通过自我学习进行自我提升，对建筑企业资料管理团队的工作标准进行合理规划。
3.6全面提升档案管理工作的规范性
提升档案管理工作的规范性是提升工程档案管理水平的基础和前提。具体来讲，相关领导要树立正确的档案管理意识，充分认识到档案管理工作的重要性，特别是相关主管部门和工程项目的法人。一方面要加强对档案管理工作的宣传，提升档案管理人员的工作意识，促使他们在实际的工作中能够自主地规范自身的行为；另一方面要加强对档案管理人员的考核，从专业水平和工作意识两个方面入手，提升档案管理人员的综合素质，为档案管理工作规范性的提升奠定坚实的基础。
3.7提高对建设工程资料管理的意识
现阶段，我国建设工程资料管理存在的问题主要是企业管理者对资料不重视以及资料员的资料管理能力不足等问题。要提升建设工程资料管理能力，应从以下两个方面入手：首先是相关部门应加强对建设企业的监管标准，提升企业领导人对建设工程资料管理的关注度，进而加大资料员的投入，建立企业规范化的资料员队伍。其次，企业内部要制定规范化的档案管理制度，将档案记录工作明确到具体人员，当档案整理不准确时，可以在第一时间了解错误出处，并及时解决，从根本上提升建设工程资料管理效率。
结语
随着建筑行业发展速度越来越快，建筑施工企业也面临着较大的挑战，企业在发展过程中应注意各个环节的均衡发展。建筑工程档案资料管理在企业管理中占据重要地位，越来越多的建筑施工企业在管理过程中重视建筑工程档案管理工作，从企业自身实际出发，运用科学的管理方式，构建有效的管理体系，提高管理人员的专业素养，推动了建筑行业的可持续发展。
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