闫焕霞
山东高速德州发展有限公司 山东 251200
摘要：随着社会的飞速发展，信息化的建立已经充分体现在公司的发展和建设中，信息化的建立给企业管理带来了创新的思想和创新的工作形式。档案管理是一家公司运行的重要环节，信息技术的应用是公司建设的重要组成部分，信息技术的应用管理能够使得企业整体的档案管理能够更加便捷和高效，从而促进了企业的快速发展。
关键词：企业；档案信息化；管理模式
引言：现代高科技技术的发展为更好的企业发展提供了优质的机会和途径，公司发展与公司档案管理的支持密不可分，现代信息化管理模式的发展已成为公司业务发展的重要趋势，现阶段我国很多企业的档案信息管理的实施发展还存在一些问题，有待于进一步完善。
一、档案信息化概述
档案信息化指的是在国家的档案管理部门中，进行了综合的规划和组织后，运用现代信息技术，在档案管理活动的过程中进行综合应用，以此来进行处理和管理档案的具体信息资源，从而为社会提供服务。档案的信息化管理是将档案管理的模式应用到从以档案实体为中心的模式中转变为以档案信息管理为中心的过程中，是一个长期而循序渐进的发展过程。档案信息化的管理是整个国家关于档案领域进行的信息化战略的具体性体现。档案信息化的主要目的是充分利用现代化的信息技术来转变为传统化的档案管理的形式，并且在数字大环境当中不断的适应和实现档案活动的具体发展和变化，从而提高档案的管理水平和有关配套服务效率。随着移动互联网、物联网、大数据、云计算以及人工智能的发展，中国的档案信息化的管理已经完全进入了数字化、网络化以及智能化的新时代。
二、档案信息化基本原则
建立档案信息化的基本原则是将文件合并，运行双轨归档系统和进行网络安全保证。文档合并是构建存档信息的先决条件，文档合并是将档案的信息化集成到办公自动化的通用模式中，并将其与办公自动化技术结合并同步进行。双轨存储系统是从纸质文档到电子文档的过渡过程中必须遵守的一项原则，尽管大量生产和使用了电子文档，但是法律上面电子文档的应用尚未完全取代纸质文档的应用，纸质文档和电子文档将继续共存。网络安全保证是指在建立档案信息化、访问权限、标识等内容时必须设置机密档案信息的安全性和机密性，其次是必须确保计算机运行系统的安全性程度足够，对于档案的实际操作问题，必须采取对策，例如进行安装计算机防火墙和实时的抵抗病毒软件，并且定期下载以及备份有关存储的信息，并及时的对设备进行维护和安全管理。
三、现代企业档案文件管理实现信息化的重要性
作为实现当前企业文件管理的主要方式，信息化手段起着非常重要的作用。首先，信息化手段有助于提高文件的安全性和稳定性，现有的纸质文件经过处理，转换为电子文件，进行加密，存储在硬盘上并进行备份，以减少空间占用以及便捷传输数据流程，通过安全的网络，避免了文件丢失和损坏的问题。其次，信息化手段减少了管理人员的工作量，有助于优化现有的手动收集、排序和编辑模式，管理人员只需要输入一次数据文件，就可以重复使用查询。信息化手段还有助于提高文件管理的效率，传统的纸质文件管理程序繁琐，效率低下且容易出错，信息技术中科学处理方法的使用大大提高了工作效率。
四、现代企业档案文件管理实现信息化存在的有关问题
（一）管理体系不健全
许多公司的文件管理系统并不完善。首先，公司管理层没有对档案管理给予足够的重视，因此许多关于档案文件管理订立的法规没有约束力和强制性，也就没有产生效率，而且许多管理细节也没有发挥应有的效果。由于对于工作内容的具体性规章制度监管不明确，所以员工的职责分配不均匀，文件管理相对来讲协作状态并不完美。其次，公司的档案管理缺乏一定的严密薪酬规定和进行处罚的相关制度和监督举措，没有设置专门的监督管理制度和监督督查机制，没有明确的员工工作绩效考核机制，严重降低了员工工作热情，减少了员工的工作动机。
（二）管理模式不完善
如今，许多公司仍在采用传统的文件管理相关模式，并没有独立的文件管理部门，也没有专业的文件管理人员，这些文件管理模式应该是落后的和不完整的，从而阻碍了公司的发展。一些公司最初已经实现了公司档案的信息化，但仅限于使用计算机技术对档案文件进行现场编辑和归档，这样的态势下，信息管理效率低下将影响整个企业的工作效率。
（三）信息化管理意识淡泊
现代企业发展迅速，文件信息内容丰富，但由于信息化概念差，文件管理者无法真正实现信息化工作应有的效率和速度。
许多管理员只使用简单的计算机输入和传输，而没有系统进行信息文件管理的概念。由于缺乏对档案管理信息化的关注，用于建立档案信息化的资金很少，这影响了档案信息化在企业管理中的应用和推广，使得建立档案信息化并不能发挥其应有的价值，未能影响公司提供全面信息能力，未能实现信息化的开发服务功能。
（四）软硬件设施有些落后，档案存储效果不佳
由于缺乏足够的关注和资金，用于文件管理信息化的软件和硬件设施不到位，设施的数量不足，配置很低，并且亟待进行更换和升级，硬件设施配备通常不足且信息化管理意识不足，适用于归档管理相关的软件和技术已经过时，并且技术含量非常低，不仅具有较低的存储安全性能，而且具有过大的存储量占用率，高密度的处理速度无法与现代企业文件信息化保持同步。
（五）缺乏专业人才，管理水平低下
现代企业档案管理人员的信息化水平不足，管理团队缺乏大量的专业技术人员，仅仅有科学先进的思想无法领导工作。在管理团队中，大多数是不具备信息管理素质的人员，由于管理人员自身对业务内容的不了解，文件管理软件运用不流畅，则只能完成简单的任务，不能使用先进的设备和软件，也无法达到科学管理的水平，这会对现代信息文件产生严重影响，降低信息化档案管理手段的应用程度。
五、企业文件信息管理的四种策略
（一）提高档案的信息化管理的关注程度
企业档案管理部门在建立企业文化和制定企业决策方面发挥着重要作用。企业管理者应重视企业档案信息管理的重要性，使其与企业生产经营处于同等重要地位，增加企业档案信息管理的人力、财力和物力投资，切实提高企业素质，增强档案信息管理的地位和作用。企业文件管理人员应非常重视文件信息的管理，企业进行档案管理的人员是进行企业档案整个信息化管理的嘴直接实施者和参与者，将会直接关系到整个企业的档案信息化的管理水平。因此，在企业档案馆的管理者应该从思想上非常重视档案馆的信息化管理工作，在企业档案馆信息化管理中积极应用和有效改进最新信息技术、数字技术、物联网、大数据等信息技术，明确企业归档中的信息管理应用程序级别。
（二）注重企业发展建设，加强档案管理
档案管理人员要注重企业的发展和建设，全面性加强档案的信息化管理，不断的扩大档案的信息化内容范围，使得档案信息能够非常顺利的进入整个社会信息化交流系统当中，真正实现社会目标。应不断增强管理者的责任感以及使命意识，建立相对高水平的档案信息化管理服务体系，同时树立管理人员与时俱进的先进思想作风，进一步提高使用现代化工具的能力水平，同时积极开展信息化协作，更加全面的建立和谐企业关系，通过学习国内外先进的档案管理相关理论和先进技术方法，进一步改善我们国家内部全部的企业档案的信息化建设和管理。
（三）加强档案信息安全体系
信息安全管理是确保企业生存和发展无可匹敌的关键，对于企业档案管理部门来说，确保企业文件信息不被泄露是一项非常重要的任务。建立档案的信息化安全保障体系是用以确保档案信息安全以及系统安全，从而确保电子文档的真实性、完整性以及效率性的相对必要措施。为了进一步加强文件管理相关部门的计算机设备以及其他信息设备的使用和管理，对存储机密文件的电子设备以及应用系统之间必须满足信息的机密性要求，并且机密计算机信息系统在物理上与外部办公用电脑分离，严格禁止使用机密计算机进行日常工作。
（四）加强档案信息基础设施建设
从根本上说，基础架构的质量设定将直接影响到进行档案管理的信息化工作的员工的信息化质量。基于此，企业需要根据实际情况和发展需要建立数字档案库，档案库主要包括档案管理系统及所存储的额内容。只有使用计算机网络技术来提供文件管理服务，才能有效地提高文件管理中的信息水平。因此，企业档案管理部门应制定相应的管理计划，为档案管理的相关人员提供科学的学习及工作平台，并逐步加强相关企业的部门与员工之间的畅通沟通。
结语：现代信息技术的飞速发展为企业文件管理带来了巨大的发展机遇，公司使用信息技术改善文件数据的收集、分类和开发的方式，是许多公司改善文件管理的主要方向。在企业档案管理信息化过程中，企业应该充分认识到整个档案管理信息化过程的重要性，并且应该在系统、资金和岗位设置相关的方面上不断的促进必要性的优化和完善，以提高企业档案管理信息化的水平。
参考文献：
[1]施高燕.企业档案信息化管理分析[J].中国管理信息化，2019，22（10）：192-193.?
[2]靳莉.企业档案信息化管理研究[J].兰台内外，2019（12）：56-57.?