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档案数字化问题浅析及对策

发表时间：2021/4/26 来源：《基层建设》2020年第33期作者：徐伟

[导读] 摘要：随着计算机以及相关技术的不断发展，数字化技术逐渐应用于各行各业，这大程度上改变了人生工作和学习的型式。

        广东鼎华科技股份有限公司广东省佛山市 528300
        摘要：随着计算机以及相关技术的不断发展，数字化技术逐渐应用于各行各业，这大程度上改变了人生工作和学习的型式。数字化技术在档案管理工作中也在开始不断的提升自身的影响力，影响和改变着传统档案管理方式。目前，档案数字化在我国取得了巨大成就，促进了档案管理的发展。但是在我国由于起步较晚，因此档案数字化建设的过程中还有很多的安全问题。
        关键词：档案数字化的概念；数字化档案管理优势；档案数字化扫描流程；档案数字化建设中存在的安全问题及安全的对策；
        当前世界正朝着信息化的方向发展，信息技术的不断发展，极大促进了各行各业的发展和变革。在档案管理工作中的应用信息技术，在很大程度上促使档案管理向数字化管理的方向发展，并且数字化管理成为档案管理工作现代化的重要标志。内容繁多、数据量大是档案管理工作的两大特色，如果我们依然采用传统的管理方式，不但需要消耗大量的人力和物力，而且已经不能适应信息时代下人们对档案管理工作的需求。档案数字化建设在很大程度上促进了档案管理工作现代化的发展，未来档案管理工作的必然趋势是档案管理数字化。
        档案数字化的概念
        档案数字化：指借助数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等相关的技术手段，将传统介质的文件如纸质文件、声像文件等和已经归档保存的电子档案，有条理、成系统的组织成有序结构的档案信息库。档案数字化应用各种数字技术，实现了档案管理部门的馆务工作和馆藏资源的数字化，因而最大限度地表现和发挥档案信息资源的价值属性。
        数字化档案管理优势
        1.提高档案信息的利用率
        采用复印等方式是以往对纸质档案的主要利用，然而随着机关部门倡导“无纸化办公”，广泛应用办公自动化，相对数字化办公系统来说，纸质档案信息已经显得极不协调了。电子档案提供的数字化信息在自动化办公系统中能够直接得到应用，提高了使用者对档案管理的利用率。
        2.能够实现资源共享和远程传输
        办公自动化平台系统与档案数字化管理系统进行无缝连接，使得电子文件在收集、处理、整理、归档以及利用的过程具有一体化的工作流程，完成了文件的生成、归档和利用同步化。此外，在档案管理部门和利用者之间，电子档案通过网络实现档案的信息传递，利用者足不出户便可以进行自助式检索，传输快速、便捷为远距离的异地资源共享，节约大量的时间、人力、物力。
        3.保证档案检索的准确性
        与传统的档案检索方式相比，数字化管理不再是档案管理的工作人员在档案的案卷和目录中采用人工查找。人工查找这种方法的效率较低，同时误差率较高。现代化的数字化管理系统实现高效、精确的检索。
        档案数字化扫描流程
        档案数字化是指把纸质的档案转化为电子档案然后保存到相应的管理软件中方便储存，和后期的调用正常的档案数字化流程大致分为整理-扫描-编目-储存。
        1、基本环节
        纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
        2、数字化
        用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。
        3、纸质档案数字化
        采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

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        4、数据关联
        以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹，核查每一份图象文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。
        5、电子文件的管理和利用
        通常档案扫描的最后一个环节是管理这些扫描后的电子化文件，如“文档管理系统”、“知识管理系统”，这类型的管理软件。通过对这些电子化文件的管理，查询利用非常快捷、方便。
        档案数字化建设中存在的安全问题
        1、淡薄的档案信息安全保护意识
        在传统的档案管理工作中，档案的保密工作仅仅是针对档案相对应的载体开展的。现在，档案数字化建设的循序渐进开展，保密工作所面临的形势也相应发生了巨大的变化，因而传统的档案的保密工作已不能够适合数字化档管理的需求。当前，数字档案的建设过程当中信息的保密工作还有许多欠缺和漏洞，很多信息的拷贝和复制都是无保护措施的。且许多的数字化档案管理机构的网站，有不安全的因素以及很大部分档案管理的工作人员在档案管理过程当中缺乏或者没有安全意识。在档案管理的工作人员在工作中并没有严格的按照规范来操作，从而引起档案信息泄露，造成严重的损失。
        2、不可靠的档案信息管理技术系统
        网络是开放式的系统，计算机的系统以及网络技术存在许多缺陷和漏洞，感染计算机病毒会使计算机瘫痪从而导致信息档案丢失。同时黑客和计算机病毒的升级，使得电子档案在远程传输中易感染计算机病毒，或者信息档案被黑客拦截。[管理系统也可能会遭遇恶意攻击，因而对档案信息的安全构成威胁。
        保障数字化档案安全的对策
        1.加强档案人力资源的建设
        重视人才培养合理的使用，加强人力资源的建设。目前各个档案部门的首要任务是建立一个迎合信息时代的发展要求的复合型人才团队，应把人才培养与合理的使用放在重要位置。档案网站建设与发展的动力是人才问题的解决。
        档案信息安全事故预防与控制是增强档案信息安全意识的一个重要手段。档案管理部门要不断对工作人员进行信息保密、安全的教育，以便提工作人员对信息的保密与安全意识。
        2.提高档案信息化安全的技术水平
        保护档案信息的机密性唯一方法是加密技术，其实一种网上档案信息最安全、最经济的措施。对有密级限定的档案信息，就应采用加密技术，防止信息被他人截获或篡改。电子档案有很多种加密方式，在远程传输过程中常用“非对称密钥”进行加密。[4]防火墙指的是一个有软件和硬件设备组合而成、在内部网和外部网之间、专用网与公共网之间的界面上构造的保护屏障。防火墙是一种保护计算机网络安全的技术性措施，它通过在网络边界上建立相应的网络通信监控系统来隔离内部和外部网络，以阻挡来自外部的网络入侵。
        3.完善档案信息安全的法律法规制度建设
        加强对信息的管理一定要保护数字信息的真实、可靠以及完整，制定严密合理的管理措施与规范。第一，要对库房的管理、档案的借阅、保密、鉴定以及销毁等各种制度和要求详细规定；第二，要对档案人员工作职责进行细化，包括档案室职责、专职档案员职责以及兼职档案员职责等，监督档案管理的工作人员按责行事。
        参考文献：
        [1] 王耀萍；侯秀芳；王栋.档案数字化建设中存在的安全问题与对策[J].财经管理导刊，2010，（10）.
        [2] 陆广能.浅析数字化档案信息安全问题[J].电脑知识与技术- 学术交流，2005（10）.
        [3] 胡建光，杨宏伟.现代档案信息数字化建设中的安全问题研究[J].中国高新技术企业，2007（3）：175-177.
        [4] 王朝阳，档案信息化管理的优势及安全问题[J].华北水利水电学院学报：社会版.2006，22（1）：29.