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机关档案管理工作的问题以及有效处理

发表时间：2021/4/26 来源：《基层建设》2020年第33期作者：郑静

[导读] 摘要：管理局档案管理是打击犯罪、保护人民和维护社会稳定的重要基本任务。

        山东省济宁市任城区粮食和物资储备服务中心山东济宁 272000
        摘要：管理局档案管理是打击犯罪、保护人民和维护社会稳定的重要基本任务。业务工作在经济发展过程中，对文件管理提出了新的要求，加强了文件信息管理，提高了服务领域的打击犯罪和社会管理服务水平，官方文件管理发挥了重要作用。
        关键词：机关档案管理；问题及处理
        引言
        建立档案馆文件管理系统的规划框架，制定统一标准，突破分散、主观的文件管理方面，优化、整合和合并各种企业管理平台的文件数据，实现信息共享，降低数据获取成本，改进政府文件管理。本文因此建立了云管理环境下公共机构文件系统管理的通用框架模型，采用科学、系统、动态、高效的指导方针，说明了关键系统组件的设计，目的是为数字文件管理发展一种新的思路，为构建基于服务的政府提供有力的支持。
        1、机关档案管理工作的基本内涵
        《档案法》当中，对于档案的定义内涵表述是过去与现在的个人、社会组织、国家机构等，在从事军事、政治、军事、科学、文化、技术、宗教等社会活动时所形成的具有保存及参考价值的信息。其内容往往包含诸多要素，如图表、文字、音像等等，是融合了多种不同形式信息的记录。是机关单位开展活动形成的文件材料，是开展后续工作的依据。这些信息的收集与应用，都要以《档案法》为基础去完成，要在规定允许的范围之内去完成各项工作。
        2、机关档案管理中存在的不足
        目前档案数字化工作中在制度、人员、管理上有一定问题，制约着档案建设水平的提升，主要有以下方面。首先，档案管理方式滞后。当前，很多机构虽然具备档案信息化管理的工具，但是，使用率不高。还有些单位对档案管理工作缺乏足够的重视，投入有限，设备落后，配置与需求不相符，阻碍了信息化建设速度。另外，很多档案管理人员并非全职，兼职较多，很难全身心投入工作实践。还有些档案管理的人员素质不高，信息化素养不强，尚未具备丰富的信息化知识，知识结构尚未得到及时更显，对传统的模式管理档案方式依赖性较强。其次，档案归档缺乏规范性。机关档案类型多样，不同类型具有差异化的归档范围、管理期限和重要性。但是，当前档案管理人员知识面有限，认识层面参差不齐，很难形成对档案资料的端正认识，影响操作的规范性。因此，同一个档案的归档极有可能被归到不同的类别，引发管理混乱，大大降低档案调取的效率，影响档案资料完整性，浪费人力物力和空间的同时，档案归档不科学，诱发档案资料缺失。最后，鉴于长期纸质档案管理方式的影响，档案管理制度缺乏更新，尤其是面对电子档案日益普及的情况，很多单位尚未建立全新的电子档案管理制度。面对档案数字化的不断发展，档案管理制度需要不断更新，保证具有前瞻性和统概性，以更好地适应档案管理的发展。
        3、积极构建科学高效的档案信息化管理机制
        3.1更新观念，增强现代化意识
        首先，领导干部要转变观念，高度重视档案管理工作。档案管理部门要加强对档案管理信息化建设管理，充分调动档案管理人员的工作积极性，注入新活力，改变“一潭死水”局面，切实提高工作效率。其次，要挑选一批懂部门业务、懂档案工作、懂信息化操作技能的专职人员，充实到档案队伍中来，并保持人员相对稳定，增强其服务意识、大局意识和责任意识，成就出一支业务过硬、作风扎实、乐于奉献的综合型档案管理队伍。
        3.2建立数字化管理制度。
        遵循国家相关档案管理法规，进行深入剖析，结合实际情况，全面进行分析研究，构建具有信服力和指导性的档案管理制度，为档案数字化的良性发展奠定基础。其次，加快构建数字化管理制度。

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具体讲，要重视做好档案原始数据和资料的收集和管理，保证规范性，遵循相关归档，维护数据信息的正确性、完整性；而后，对电子档案进行合理分类，建立相关规章制度。除此之外，要落实查询与使用工作，维护保密性与安全性，构建相关机制，维护使用效果，最大限度予以保密不外泄。再次，建立信息化标准制度。这部分工作强调信息收集格式的一致性，遵循标准规范，落实统一规划与设计，加强档案系统的科学规范化管理。同时也要在信息安全上执行严格的制度，做好相应的备份管理，保障数据的安全。
        3.3加强数字化技术的应用
        档案管理的数字化符合现代社会的发展需要。随着科技的发展，管理档案的应用对于数字化也是必不可少的。数字技术管理文件的应用需要及时传输文件信息，以确保数据传输能够首次进行，同时达到最高质量。符合国家质量标准的计算机和扫描仪等电子设备必须纳入文件管理。计算机网络技术用于文件管理，需要对文件信息进行分类。文件管理数据不仅存储在计算机上，而且还根据实际纸张需求进行存储。它的使用方式决定了它的使用范围、是否可公开使用、共享的资源以及及时向社会提供文件信息的重要性。
        3.4完善档案安全管理。
        新《文件扫描法》第44条规定：“本单位发现安全威胁的档案机关、团体、营业单位和其他组织，应当及时采取补救措施，消除文件安全风险。如果档案损坏、信息泄露等，应及时通知档案管理员。"本文反映了对政府机构安全管理的精细化，具体阐述了办公档案安全管理的具体细节和措施。该规定有三个含义：定期审查、及时调整和及时报告。并积极开展这项工作。
        3.5创建文件的责任
        在新的《法律法案》第12条中，重要的是各机构承担起编写档案的责任。记录的责任不在于档案馆或档案人员，而在于该单位。它要求档案馆或分支机构在与各机构合作方面发挥领导作用，对与各机构的工作进行长期规划，并全面考虑与各机构的工作，为进一步发展与各机构的工作提供必要的条件，处理与档案工作有关的具体问题，并促进管理局在机构工作中的工作。
        3.6打造高素质的档案管理队伍
        档案管理人员队伍的能力素养直接决定着档案安全，是为了做好档案管理，必须要保证档案管理人员队伍的独立性，即是说工作必须要有专人负责，要结合档案管理岗位的职能要求，完善岗位工作制度，并且要做好资深人才的留存及后备人才的培养，进而保证档案管理岗位的稳定性。要重视档案管理人员的业务培训，结合讲座、观摩以及定期脱岗培训等不同方式，确保工作人员能够更加透彻掌握新的工作理念、新的管理技术手段，才能适应新时期的工作需求。
        结束语
        随着信息技术的发展，文件管理模式的发展是一个必要的趋势。本文结合大型管理云环境，介绍了三个平台、四个中心的文件管理（DRM）系统体系结构，讨论了系统功能，目的是在以往管理任务的基础上改进文件管理，为各级管理单位构建云平台提供一定的参考价值。
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