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基于档案标准的学生资料管理途径

发表时间：2021/4/26 来源：《基层建设》2020年第33期作者：谢思集

[导读]

        广东鼎华科技股份有限公司广东省佛山市 528300
        近年以来，多地开展校庆活动，曾经年轻的学子，踊跃参加校庆活动，其最大的动力是来寻找当年的足迹。校庆活动的老照片展览场所，是人群最密集、驻足时间最长、议论话题最多的地方。当然，要是能够看到自己的招聘，那肯定是最高的事情了。随着年龄的增长，任何人都由怀旧心理，想看看自己年轻时候的痕迹，了解挚友曾经的往事和照片等；当自己有了成就之后，为了感谢父母的养育之恩，同样非常想看看父母年轻时候的相片、了解父母年轻时候的事迹。要把日常照片等资料保存起来，难度不小；绝大多数人因搬家、迁徒、保管不当等原因，而造成照片等资料丢失、遗失、毁坏等，给自己和他人带来不可弥补的遗憾。弥补这个遗憾，可以由学校来承担，随着教育的普及，每个人都由进入学堂的经历，所以由学校来承担照片等资料的保存，最为恰当不过了。学校有保管的场所，有专业的技术人员，有先进的信息化设备及管理系统，再依照档案技术的管理标准，可以很轻松地实现信息安全管理和保密管理。
        1.档案分类收集标准
        1.1按照形态标准：语音录音、视频录像、电子照片资料、纸张资料。
        随着电子科技的发展和普及，实行语音录音、视频录像、电子照片等信息资料，非常容易采集，也很容易存储和管理。
        纸质资料是档案的重要种类，应按照这些类别做好档案资料的收集，并根据档案的形态，合理采用档案保管措施，保证学生档案能够做到按照形态标准进行合理分类。
        1.2按照来源标准：学生自己提供，学校主动保存。
        对于表现优秀的学生，学校可以邀请学生主动提供自己喜欢的资料交给学校保存，如全家福、好朋友的照片等，这是奖励的模式，可以促进学子、家庭、社会更加和谐。
        在学生档案的来源中，主要分为学生自己提供的档案和学校主动保存的档案。这两类档案资料都是原始记录，有其保管的意义。因此，按照档案来源标准做好学生档案的收集，是做好学生档案保管的关键。
        1.3按照内容范围标准：学生的学籍表、获奖信息、考试成绩、毕业证书、单身照片、班级毕业照片、手写的笔迹记录、家庭情况记录等。
        学校可以采集信息的制度，如根据学生在成长期的容貌变化大等特点，可以实行每个学期一张单身照片和一张班级的集体合影等。
        学生的获奖证书、优秀的作文等，一律纳入保存对象；可以试想，在若干年后，有成就的学生或有成就的学生后人，看到自己或先辈成长的足迹，其愉悦的心情可想而知。
        学生在校学习期间，符合档案保管要求的资料较多，按照档案的内容范围来看，档案保管的范围相对宽泛，基本涵盖了学生在校期间以及入学时的原始档案。因此，按照内容范围标准合理收集学生档案，是做好学生档案管理的重要措施。
        1.4学校制定专人进行分类收集，力求完善和完整。
        现代化的校园，信息化的设施早已普及和融会贯通地使用了，只需要再增加小小的投入，就可以实现学生信息资料的管理。
        目前的大多数学校的功能室齐全，基本配备了档案室及必要的工作人员，据说所知，档案室的工作人员，大多数参加了档案局开展的档案岗位培训，并取得了培训考核合格的证书，所以，学校有条件把学会说呢过的信息资料按照档案的标准实行保管。
        在学生档案管理中，为了保证学生档案能够准确齐全，学校往往会安排专业进行学术档案的分类收集和整理，经过整理之后的学生档案资料，在准确性和全面性上能够满足档案管理需要，具有较好的保管价值。
        2.档案分类管理标准
        2.1按照学生姓名分类
        在学生档案管理中，学生的姓名是重要的档案识别符号，按照学生的姓名进行分类，能够在管理中降低检索难度，便于在档案查询和档案的归档中能够根据学生的姓名快速查找和快速归档。
        2.2 按照年度分类
        由于学生入学年份不同，按照学生入学年度做好档案的分类，可以将同一年份的学生档案进行统一管理，既能提高档案管理质量，同时也能满足档案管理需要，便于按照年份查找学生档案。
        2.3按照年级和班级分类
        学生在校期间，会处于不同的年级和班级。按照年级和班级分类，可以涵盖学生的年级信息和班级信息，对于提高档案分类管理质量具有重要作用。同时，也能够提高档案管理的实效性，使档案分类更加合理。学校选择具备档案知识的人员，实行档案标准的分类管理。

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        3.档案信息安全管理
        3.1 纸质档案安全管理：建立标准的档案库房、防火防盗，防损坏等，设立管理制度
        通过基础设施的建立，为纸质档案建立专用的管理场所，保证纸质档案能够满足基本的管理需求。通过管理制度的设立和完善，明确纸质档案管理职责，使纸质档案在管理中能够达到规定要求。
        3.2纸质档案实行档案数字化扫描加工处理，并存入数据库设备
        考虑到纸质档案在管理中容易发生破损，在纸质档案存档之前，应对纸质档案进行扫描存档，最大程度的保留好纸质档案中的信息，避免纸质档案损坏之后上面的信息无法修复。
        3.3 电子档案信息安全管理：建立标准的电子计算机机房、配备服务器和存储设备，备份存储管理等、配备档案信息管理系统软件，制订管理制度等
        从学生档案管理来看，电子档案管理是未来的重要趋势。基于这一认识，在学生档案管理中，应积极采取电子手段，做好电子信息手段的利用，实现档案资料的电子化转化。
        4.档案信息保密管理
        4.1档案信息管理设立权限、查询日志、访问日志等
        学生档案中包含了学生的详细信息，不能轻易的泄露给第三方。同时，为了保证档案管理的有效性，在具体的档案信息管理中，应当设立管理权限和查询权限，并对档案资料的查询流程进行全面记录，做到查询记录有迹可循问。
        4.2设立计算安全网关，防止网络途径泄密
        鉴于学生电子档案系统的重要性，为了避免电子档案被黑客利用，在学生电子档案数据库中，应当合理设立计算机安全网关，并建立有效的系统防火墙，防止电子档案通过网络途径泄密。
        4.3制订信息系统维护制度，防止维护人员故意拷贝，再散布到社会上，对个人隐私造成负面影响
        基于学生档案的重要性及学生档案是私密性，必须要严肃学生档案的查询和借阅制度，保证学生档案能够由专人查询专人处理，对于学生档案隐私要有效保护，对造成学生档案个人隐私泄露的组织和个人要依法追求责任。
        4.4做好长期的安全保密规划，这些学生的信息要等到学生本人或后代有成就后，才会回来寻找这些信息，一般都在20年以后。
        学生档案信息的保管具有长期性特点，为了更好的服务毕业后的学生查询，应当在学生档案管理中制定长期安全保密规划，设定合理的保密等级，保证学生档案在固定期限内按照保密性质管理。
        5.档案信息查询利用
        5.1经学生本人申请或后代申请，免费查阅，并提供复印件
        为了规范学生档案查询，便于学生在需要时及时的查询到所需的档案信息，应当允许学生本人或者后代以提交申请的方式获得档案信息。既提高档案信息的利用率，同时也避免了档案信息的泄露。
        5.2学校开展校庆活动，主动展示；参与校庆的学生本人或后代，看到这些档案资料后，一定会主动捐款的，这些捐款反过来用于档案管理活动；这样，既产生了社会效益，又可以产
        生经济效益。
        主动展示学生档案的管理模式，对于发挥学生档案的作用以及提高学生档案的管理效果具有重要意义。从学生档案的管理来看，加强学生档案的使用管理是提高档案利用率的关键。
        5.3政府机关的公务活动需要，免费提供
        除了在学校的校庆活动中展示学生档案之外，学生档案还应根据政府机关的公务活动需要进行展示。学校档案管理部门应做好学生档案资料的移交和回收。
        5.4商业活动需要，采取收费服务，用于弥补管理经费
        如果遇到商业活动需要，可以适当的收取档案服务费用，将服务费用作为学校学生档案管理的经费，补充学校学生档案管理费。
        结论
        通过本文的分析可知，在学校档案管理中，做好学生档案的收集和管理，对于提高学生档案管理质量和满足学生档案管理需求具有重要意义。为此，高校学生档案在管理过程中，应重点做好档案分类收集标准的划定、档案信息安全管理、档案信息保密管理以及档案信息查询利用管理，使高校的学生档案管理能够在管理效果和管理水平上获得全面的提升。