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基建工程项目中档案资料的监控与管理分析王学刚

发表时间：2021/4/26 来源：《基层建设》2020年第33期作者：王学刚

[导读] 摘要：随着城市化进程的不断推进，基建工程的数量和规模不断增长，为了有效提升基建工程建设的合理性、科学性和准确性，对相关基建工程项目档案资料需要加强管理与监控，使整体基建工程建设效率和质量有效提高。

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        摘要：随着城市化进程的不断推进，基建工程的数量和规模不断增长，为了有效提升基建工程建设的合理性、科学性和准确性，对相关基建工程项目档案资料需要加强管理与监控，使整体基建工程建设效率和质量有效提高。同时对基建工程项目档案资料加强管理，有利于设备检修、工程扩建以及技术等各项工作的有序开展，为其提供可靠、全面的资料数据。档案资料管理贯穿于基建项目建设全过程，同时在基建工程建设中发挥着重要的管理和监控作用。
        关键词：基建工程项目；档案资料；监控；管理
        基建工程项目档案是基建工程项目实施过程中产生的具有保存价值的文件、图表、声像资料。加强基建工程项目档案资料监控与管理，有利于保障基建工程项目档案资料完整性、真实性和实效性，提升基建工程项目质量和顺利运行，发挥基建工程项目经济效益和社会效益。本文就基建工程项目档案资料监控和管理的重要性以及改进措施进行探讨。
        1加强基建工程资料管理的意义
        对基建工程资料进行标准化、规范化管理，既能提升基建工程项目施工的安全性，又能增强施工人员的施工质量观念。现阶段，我国多数施工企业更为重视自身的盈利能力与施工情况，忽视了对施工前、中、后期的施工资料的整理与分析，甚至部分企业并没有安排专业的管理人员来整理工程资料。由于基建工程资料涉及的内容较多，在搜集与整理过程中应与公司多个部门的人员进行沟通，并且按照公司规定严格记录，这就需要相关工作人员具备一定的工作经验，最大限度地提升资料的准确性与完整性。以规范化的管理方式整理基建工程资料，不仅能够有效提升企业对于施工的掌控程度，而且能够通过资料看到施工过程中出现的不足之处，在短时间内制定合理的改进措施，以促进施工质量的提升。
        2基建工程项目档案资料监控与管理对策
        2.1及时介入，做好全程档案资料监控与管理
        从工程立项、资料分发、设备资料监控等方面全程做好基建工程项目档案资料监控与管理。首先，做好立项环节工程项目档案资料监控与管理。从基建工程项目勘察、审批、立项之初，基建工程项目建设单位应及时安排档案管理人员介入，从源头做好基建工程项目档案资料的收集，如工程项目可行性研究报告、勘察资料、工程项目招投标文件，确保从基建工程项目启动之初便有专人负责档案资料的收集。此外，档案资料收集应严格按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的标准和要求，并按照该规范对各个环节所产生的文件资料进行收集、移交和整理。其次，做好资料分发环节监控。基建工程项目施工环节产生的档案资料较多，主要由建设单位资料室或档案部门负责工程竣工档案验收，以及整个施工环节工程项目图纸资料的发放。因此，作为建设单位一方，其档案管理人员应直接参与工程项目图纸资料发放的相关监控工作。可由资料室先将详勘等重要资料保留后再分发，要做好涉密资料的密级审核，按需控制复制份数，从严监控从严管理从严使用。此外，还要重视白图管理，尤其是大型基建项目施工，工期紧，先出白图再补施工蓝图赶工期的现象存在，做好白图存底。再次，做好设备开箱检验环节监控。施工设备是基建工程项目的主体之一，尤其是新设备的到货、安装和使用，都会附带一批重要图纸资料。因此，要重视设备开箱检验环节档案资料监控。必要时，应建立相应的开箱检验制度，明确设备开箱的权限及注意事项，确保基建工程项目所需设备到达时，工程技术人员与档案资料管理人员同步抵达，并做好随机文件资料的收集、整理，并根据现场施工的实际需要，进行相应发放。
        2.2完善制度，建立同步档案资料监控与管理
        实践表明，基建工程项目档案资料监控和管理离不开严密的管理制度和具体的施工合同作为支撑和保障。

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为此，首先，建立基建工程项目档案资料收集责任制。在基建工程项目伊始，要明确建设、建立、施工等各单位在资料收集、资料发放、资料移交，以及资料保密中的责任分工，必要时，签订档案资料收集、发放、移交和保密相关协议，确保档案资料管理与基建工程项目建设同步推进。根据基建工程项目实际，制定档案资料归档范围、归档程序，以及归档标准和要求，由建设单位根据基建工程项目实际，采取分阶段、分单位做好基建工程项目档案资料收集，建立项目档案资料管理台账，确保各道手续明确。其次，完善资料分发责任制。明确基建工程项目档案资料收集、整理各参与主体的职责。尤其是在对施工监理单位向建设单位移交基建工程项目文件的相关业务培训时，明确施工监理单位及其内部各部门的工作职责，档案资料审核职责。建设单位应专门设立基建工程项目档案资料验收工作领导小组，做好工程项目档案资料的预验收。而作为代表业主单位监控基建工程项目投资、质量及进度的监理单位，应严格按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》所规定的职责和要求，抓好档案资料监控和管理。再次，健全业务指导责任制。在基建工程项目进入中交环节，档案管理部门及人员应重点做好竣工档案验收业务指导，主动对施工单位进行业务指导，创建直观档案整理标杆，为施工单位提供可看、可学、可借鉴的样本。此外，要耐心细致做好竣工档案预验收工作。
        2.3强化培训，提升档案资料监控与管理素能
        基建工程项目建设中签订的工程合同，均有档案资料移交的标准和要求，为此，应加强基建工程档案资料收集、整理的业务培训，提升档案资料监控与管理素能。首先，要提前做好施工单位监理单位从业人员的档案培训，树立档案意识，增强档案收集的自觉性和主动性。其次，加强施工单位人员业务培训。重点是做好交工技术文件整理，以及相关的档案管理业务知识培训，熟练掌握不同行业、不同专业领域的基建工程项目档案资料收集、整理、归档的标准、范围和要求。再次，要切实加强基建工程项目档案资料监控和管理。从完整性、真实性、实效性等方面做好档案资料监控与管理。
        2.4加强基建工程档案资料管理的信息化建设
        计算机在基建工程档案管理中的应用，可以提高档案资料管理的效率，实现档案资料的快速归档，为单位决策时提供全面的信息资源。施工企业可以通过建立计算机共享网络，方便档案资料的有效利用与快速查询。可以提高档案管理中的全面性与清晰程度，配套专业的信息化档案管理系统，加强档案管理人员培训，有利于提高档案管理工作中的效率与质量。
        3结语
        在基建工程项目管理中，档案资料的监控和管理对项目顺利开展有着至关重要的作用，能够有效提高档案资料管理的水平，能够有利于工程项目建设质量的提升。另外，通过实时监控档案资料，对档案资料的全面性、真实性予以保障，能够为工程建设各环节提供可靠、真实、全面的数据与信息。
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