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浅谈新形势下档案管理现代化的有效途径

发表时间：2021/4/26 来源：《基层建设》2020年第33期作者：王萍

[导读] 摘要：信息技术的快速发展，促使大数据时代来临，档案管理工作作为企事业单位工作的重点内容，对现阶段档案管理能力的提高具有重要意义。

        山东电力工程咨询院有限公司山东省济南市 250013
        摘要：信息技术的快速发展，促使大数据时代来临，档案管理工作作为企事业单位工作的重点内容，对现阶段档案管理能力的提高具有重要意义。其中，档案管理作为企事业单位的一项基础性工作，在信息技术的带动和引领下，逐步向现代化方向迈进。基于此，本文对提高档案现代化管理与利用水平办法进行了分析，仅供参考。
        关键词：新形势背景；档案管理；现代化；有效途径
        伴随社会经济飞速发展，各行各业每天都会产生复杂的数据，其中有部分数据信息会以纸质档案形式加以保存利用。但是传统的纸质档案管理模式，不论管理方式还是检索方式，都已经无法适应现代化社会发展需求。为此，越来越多的企事业单位，都已经从传统纸质档案管理转变为电子化档案管理，不仅提高了档案管理工作效率和档案利用价值，还节约了档案管理资源。基于此，针对如何提高档案现代化管理与利用水平办法，展开以下分析。
        一、档案管理现代化的必要性分析
        1.适应时代发展需求
        随着社会的不断发展，传统的档案管理模式逐步被先进的信息化管理模式所取代，过去的纸质档案数量呈现出逐年递减态势，各企事业单位在传递档案信息时，完全可以借助于互联网的共享功能实现异地传输，而不受时间和空间的限制，这就大大减少了中间信息交换与传递过程，提高了单位工作效率。目前，社会各领域均已实现了档案信息化管理，建立了专属的档案信息管理平台，在这种时代发展大趋势的带动下，档案管理现代化将成为未来档案管理的必然趋势。
        2.方便档案管理和查询
        传统的纸质档案管理，需要对传统纸质档案分类归档，编制检索工具，才能方便档案人员查询利用档案。但此过程需要耗费大量时间和人力资源，不仅影响档案管理效率，也会浪费使用者查询时间。档案现代化管理的运用，能有效解决传统纸质档案管理与利用缺陷，不仅能提高档案管理效率，还能设计出具有人性化和便捷性的检索工具，提高使用人员的查询效率。
        二、档案管理工作面临的挑战
        1.对档案管理人员综合素养形成的挑战
        在大数据时代，档案管理工作模式、方法、体制的变革都对档案管理人员的工作胜任能力形成了一定的挑战。大数据支撑下的档案管理工作模式的开展，需要档案管理人员具有信息化素养、符合时代发展特征的档案业务能力及档案专业技能、良好的档案职业素养等。从当前档案管理人员工作现状来看，多数工作人员由于已经适应传统的档案管理工作模式，对信息化的档案管理工作模式的适应能力不强，导致大数据技术融入到档案管理工作的成效存在严重不足。例如，多数档案管理人员能够意识到档案管理信息数据的重要性，也知晓档案管理数据化的关键性，但在具体工作实施中，还是存在自身能力与工作实际情况脱节的情况。
        2.缺乏对档案信息化建设的认识
        现阶段档案信息化建设的管理模式发生了巨大改变，档案服务也随之发生变革。但是很多档案管理人员缺少对档案信息化建设的认识，对档案管理也缺乏足够的重视。档案信息化建设的重要性主要有三个方面：一是实现档案管理现代化，有效提高相关业务部门的工作效率。二是提高档案查找的便捷性和时效性，提升档案管理效率，为社会大众提供更好的服务。三是提高档案资源的共享性，进而提高组织和社会效率。但目前，很多工作人员并没有清楚地认识到这些优点和特性，这也导致档案管理工作在推进时受到一定的限制，有的在逐渐下降，进而对档案管理工作效率产生不利影响。

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        3.重视力度欠缺，投入资金不足
        档案管理现代化需要投入必要的硬件设施与系统软件，比如计算机、扫描仪、数码设备等，但是，部分单位的管理层领导为了节省资金，往往购置一些价格低廉的劣质品，导致硬件设施频频发生运行故障，给档案资料的安全存储带来了诸多负面影响。与此同时，一些管理层领导往往将关注焦点全部放在单位的经济效益方面，忽略了档案基础管理工作的重要性，在设置档案管理工作岗位时，并未设置专职岗位，而是由其他业务部门人员兼职管理档案资料，这种管理格局不仅给档案现代化与规范化管理制造了障碍，也使企业的长远发展规划成为一纸空文。
        三、档案管理工作的革新路径
        1.提升档案管理人员综合素养
        在大数据时代，档案管理工作要想做到与时俱进，还要切实重视档案管理工作人员的实际工作质量的提升，要以专业化的档案管理人才助力于本单位的长远发展。基于此，就要进一步提升相关单位的人力资源工作的成效，要重视对于档案管理专业人才的培养，切实促进档案管理人员业务能力的提高。一方面，根据基于大数据的档案管理工作的新模式、新方法，相关单位要及时组织开展相关的档案管理培训工作，并出台多种激励性、考核性培训制度，使档案管理人员能够通过培训真正学到东西，切实提升自身档案管理相关的业务能力，如信息资源分类整理能力、相关信息化平台的操作能力等。
        2.提高信息化管理水平
        建立数字档案，对档案进行数字化管理，是推进档案信息化的重要基础。应加大软硬件设施设备的投入，建设主要基于独立服务器的网络数据库系统，大力推进存量档案数字化和增量档案电子化，建立一定规模的数字档案资源，对档案进行数字化管理，提高档案管理服务的水平和能力，为实现档案信息化奠定坚实的物质基础。应提高信息化管理能力和水平，根据档案管理法律法规，建立完善的管理制度，依法管理档案；转变管理模式，将传统的管理方法向现代化管理方法进行转变，实现提高信息化管理水平的目标。
        3.加大档案管理的经费投入
        要想充分发挥档案现代化管理的重要作用，单凭建设档案管理规范是远远不够的，还需要相关领导对档案管理现代化的重视，针对档案现代化管理增加资金投入，保证档案现代化管理工作的顺利开展。在创建档案馆、档案室时，需要达到现代档案馆、档案室建设规范要求，充分考虑档案管理现代化的发展需要，有针对性地添置档案管理现代化设备，有效保证电子档案真实性、完整性、可用性、安全性。除此之外，现代化的档案管理还需要在实际工作中配备相关办公设备，加强现代化技术在档案管理中的应用，提高档案管理的现代化水平。这就需要领导重视，加大在电子档案管理方面的资金投入，不断更新设备与技术，提高档案现代化管理水平和利用率，营造出更多的经济效益和社会效益。
        4.提升管理绩效，构建考评机制
        为了充分调动档案管理人员的工作积极性，加快推进档案现代化管理进程，档案管理主管部门应当建立一个公开、公平、公正的内部考评机制，对档案管理人员的工作内容进行严格考核。比如档案信息管理系统的操作技能是否娴熟，纸质档案转化为数字档案的工作是否及时，档案资料的保密权限是否安全可靠等内容，都应当纳入考评机制当中。如果档案管理人员工作态度积极、操作技能娴熟、管理经验丰富，应当遵照内部奖惩机制给予相应的物质奖励。通过这种方法，能够增强档案管理人员的管理意识与责任意识，并在实际工作当中逐步规范个人行为，端正工作态度，进而为档案现代化管理工作做出更大的贡献。
        结语
        基于新时期发展背景下，传统的纸质档案管理工作已经无法满足档案管理现代化的发展需求，实现档案管理现代化，是社会的必然发展趋势。因此，档案管理人员应当始终秉持与时俱进的态度，时刻坚持创新理念，在充实和丰富专业知识的同时，从而，大力推进档案数据库系统建设、档案数字化、档案远程利用和档案信息资源共享，提高档案信息化管理的能力和水平。
        参考文献：
        [1]徐铮.新形势背景下档案管理方面现代化的有效途径[J].卷宗，2019，9（32）：6.
        [2]王中瑞.档案管理原理在档案管理现代化中的运用[J].新商务周刊，2019（21）：71.