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新时期人事档案管理信息化建设探讨

发表时间：2021/4/26 来源：《基层建设》2020年第33期作者：曲峰

[导读] 摘要：当前，信息技术迅猛发展，在社会各行各业中引发了重大变革。

        牡丹江市勘察测绘研究院黑龙江牡丹江 157000
        摘要：当前，信息技术迅猛发展，在社会各行各业中引发了重大变革。信息技术不仅便利了人们的生产生活，且成为衡量经济与社会发展的一个重要标志，同时信息资源也成为重要的战略资源，其利用价值更加受到人们的重视。在人事档案管理中，做好信息化建设工作，不仅符合当前时代发展趋势，且保证了企业人事档案管理顺利进行，对企业的建设和发展具有积极意义。本文主要对新时期人事档案管理信息化建设进行分析探讨，了解人事档案管理信息化建设的意义，并提出推动信息化建设的相关措施。
        关键词：人事档案管理、信息化、建设
        一．人事档案信息化建设科学认知
        1.是信息社会发展的必然要求。在当前信息时代，电子技术和信息技术获得了高速发展，信息化建设在我国也成为重要的社会发展资源，利用信息技术获取资源成为人们的重要认知。在传统的管理理念中，信息管理属于原生信息管理资源，随着时代的发展，对人事档案管理发展需求有了更加明确的认知。信息技术在不断发展和更新，其应用范围也更加广泛，对人们的生产生活产生了重要影响，实现人事档案管理的信息化建设，使其在使用中达到更加高效、便捷以及人性化，既是人事档案管理在新时期面临的机遇，也是一种全新挑战。
        2.在提升工作效率和质量方面有一定意义。在现代管理工作中，对网络管理技术的应用有较长历史，具体操作管理过程中，网络平台可以实现信息实时共享，并保证信息的综合利用，在人事档案管理中，可以快速获取全面、灵活、多角度的资料。在此基础上，管理人员可以迅速查看员工资料，及时提取员工的基本信息和能力素养等信息，建立电子档案则可以实现对人员全方位的查询，实现资料调取的实时化和动态化。
        二．档案信息化管理的重要意义
        1.档案信息化管理能很好地提高档案管理的服务质量。传统的档案管理方法主要通过对纸质文件以手工方式进行档案的收集、整理、保管、编研等。因为存储量大、信息分散复杂，管理人员对归档的文件进行信息的提炼和综合编研处理很困难，并且档案的质量受人为因素影响较大，长时间保存易出错。另外，在调用档案时，手续繁杂，效率较低。然而，信息技术的快速发展为提高档案管理水平、创新服务方法提供了有力的技术保证。目前，可以利用互联网平台拓展数据来源，及时采集准确的信息，极大地提高了信息收集效率，同时还能缩短档案归档流程，通过对各种信息的分类与整理，建立起对应的数据库，可以为后续快速准确查阅，提高工作效率。此外，还能提高信息处理质量，通过对档案的查阅和校对，删除一些无用信息，补充新信息，确保档案资料的完整性、有效性和准确性。
        2.档案管理的信息化能促进档案管理的标准化建设。首先要健全档案管理体系，并进行有目标、有针对性的管理，进行统一规划、监督和指导，优化实体管理机构，促进档案管理信息化、标准化。其次要培养高端的档案管理技术人才，保证档案数据资源的安全性和可靠性，保障管理工作有序实施。最后要加强与网络服务商的紧密合作，保证网络平台的高级别。
        三．人事档案管理信息化建设中存在的问题
        1.基础设施的配备不完善
        有的地区不能完全实现电子管理，有的地区实现了计算机管理，但却不能联网，不同的差异造成我国档案信息还不够健全，有的地方或单位，在现代信息如此发达的情况下，依然保持传统的人工管理，对现代管理科学持怀疑态度，不重视电子信息管理，对基础设施配备不全，特别是基础设施的计算机、扫描仪、网络等缺失，影响了人事档案信息的发展和有效传输。
        2.档案管理制度不够健全
        健全的法规制度是一切工作落实的参考依据，只有具备了健全的管理制度，才能最大限度提高档案管理工作效率和质量。但从目前情况来看，相关企业人事单位仍然没有充分认识到档案管理工作存在的重要性作用，不具备健全的档案管理制度，进而致使档案管理工作往往在出现问题时不能及时准确找到负责人，无法顺利解决问题。

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        3.管理人员素质较低
        人事档案管理工作中，相关从业人员发挥着重要作用，其素质和水平对人事档案管理有很大影响。而在当前人事管理中，缺乏高素质的管理人员，不利于保证档案信息化的作用顺利发挥，会在信息化安全管理中埋下严重安全隐患。甚至部分从业人员在工作中存在延迟归档的情况，严重破坏了档案信息的完整性和调用时的时效性，加大了人事档案管理的风险。
        四．加强人事档案管理信息化建设相关对策
        1.配备先进的技术设备
        技术设备为人事档案信息化管理提供了相应的技术支持，是开展信息化管理的前提基础，是信息资源利用的首要条件，也是信息共享和传递的主要方法。所以在我们必须加大对人事档案管理的投入，及时采购现金的技术设备，从而才能更好的更新信息，构建一整套完整的网络信息资源系统，为我国人事档案现代化和信息化的实现奠定基础。
        2.完善的管理制度
        相关机构应当了解档案管理人员的具体工作流程以及其职权情况，才能够更好的满足档案管理工作的要求。完善管理制度，首先需要将人事档案的重视程度增强，才能从根本上提升管理质量，并综合考虑需要的设备。例如，硬盘以及相关载体的存储功能和所需数量。其次，需要正确了解人事档案管理的步骤以及技术，便于更好制定出能够与之适应的管理措施。最后，要将责任明确落实到各个档案管理人员中，使他们能够在清楚自身目标的基础上，更加规范而有序的开展工作，促进人事档案管理水平的提升，从而使档案利用率进一步提高。因此，在档案管理过程中，运用完善的管理制度对于提升管理效率有很大的帮助。
        3.整合数据，提高档案的利用率
        首先，要大力推进人事档案管理的电子化进程，促使人事单位加快数据信息的存储和收集进程，力争将纸质资料转变为电子数据，全面发展原生电子文件，保证电子档案真实性、准确性、安全性；其次，人事档案要以信息化为目标进行改革，加大对档案管理工作的投入，加强与不同档案管理部门的合作与联系，优化资源类型，加强档案管理的自动化，增强档案的流动性和开放性，发挥凝聚效应，使档案应用范围更广，可查阅数据更多。
        4.努力提高档案工作人员业务素质
        要加大对人事档案人员档案信息化业务的教育培训力度，普及档案信息化知识。要积极开展对人事档案人员与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代信息技术知识培训，培养和造就既懂信息技术，又熟悉档案业务的复合型人才，为企业人事档案信息化管理提供人才保障，促进企业人事档案信息化建设健康快速发展。
        5.确保人事档案信息的安全
        在这个信息大爆炸的时代，在资源实现共享的同时，信息的安全问题也是需要考虑的一个重要问题，以便造成不可估量的危害。因此档案管理部门必须具有高的安全意识、实行高强度的安保措施并且公正执法，从多角度来保障信息的真实性。且档案管理人员的基本素质、执行能力、技术设备操作水平等都必须相应的提高，备份相关的人事档案信息、设置数据库的使用权限，从而多方位确保人事信息档案的安全。
        结语：
        综上所述，实现人事档案的信息化管理是新时期人事档案工作的重心所在。作为新时期背景下的人事档案管理人员，必须紧密结合时代发展的需要，充分认识到信息化建设的重要性，在实际工作认真分析存在的不足，并采取有效的措施确保人事档案管理信息化建设水平的提升。
        参考文献：
        [1]刘影信息化时代下的档案管理[J].民营科技2017（2）：105-106
        [2]邹丽浅谈人事档案管理工作中存在问题及对策[J].办公室业务2017（24）
        [3]张天红对新时期人事档案管理工作的几点思考[J]才智2009（27）