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数据时代档案信息安全治理策略探析

发表时间：2021/4/26 来源：《基层建设》2020年第33期作者：张晓芳

[导读] 摘要：档案信息是重要的资源，其安全性直接关乎可持续健康发展。

        赤峰市巴林左旗林东西城街道办事处内蒙古赤峰 025450
        摘要：档案信息是重要的资源，其安全性直接关乎可持续健康发展。大数据时代的到来给档案管理工作带来新的的发展机遇，为档案服务提供了极大的便利。在合理利用大数据带来的技术优势的同时，不能忽略数字档案资源的安全问题。各方主体应该统筹兼顾，重点突破，从档案信息安全治理意识、制度建设、技术保障、数据管理平台建设等多方面入手，构建科学完备的档案信息安全治理系统，为档案信息安全保驾护航。
        关键词：数据时代；档案信息；安全管理；治理策略
        引言：数据时代档案信息化管理使得管理工作更便捷、更高效，经济效益更高。但其安全性问题不容忽视，积极构建安全防护系统，并对相应的软硬件及时更新和维护，选择适合企业自身各方面需求的人才。同时，还要加强人才培训教育工作，为信息安全保护输出足量的专业性人才，保障档案信息管理的安全性。
        1大数据时代事业单位档案管理工作的内容
        大数据时代事业单位档案管理工作，其实主要是建立在当今这个数字化时代和科技现代化时代的基础上。在当今这大数据时代，档案管理的方式发生了改变，不再像以往那样落后、低效率。互联网技术的普及，使档案管理从原来的实体保管变成了网络保管，节约了管理的成本。事业单位档案管理的方式是由专门的档案管理机构进行接管，它们依靠着计算机和互联网，利用网络化手段和方法，对档案进行分类、整理、归纳。这样做的目的，可以节约查找档案的时间，又可以起到更好保存档案的作用。
        大数据时代事业单位档案管理工作有着很多与以前截然不同的特点。由于大数据时代依靠的是互联网来对档案进行管理，那么就一定要符合国家或有关部门的法律法规，不能出现违法的行为。
        另外，大数据时代档案管理运用的是计算机技术，档案都是不同于以往纸质档案的电子档案。纸质档案不方便进行修改、编辑工作，而电子档案可以随时随地进行修改和编辑。并且相比纸质档案的保存存在着浪费纸张、破坏环境等弊端，电子档案的保存能够解决这些问题并节约成本。由此可见，电子档案符合国家的可持续发展战略要求。
        2数据时代档案信息管理的现状分析
        2.1档案管理意识有待强化
        现阶段，在事业单位日常管理工作开展中，部分单位还存在着管理意识较为薄弱的现实情况，导致了档案管理工作开展中档案真实性下降、档案遗失损毁严重等情况的发生，给事业单位档案管理效率的提升造成了严重的不利影响。与此同时，在大数据背景下，部分单位由于档案管理意识薄弱的影响，对于档案管理信息化建设的重视程度也有待提升，因此也导致了事业单位档案管理信息化建设进程缓慢的现实情况出现，严重影响了事业单位档案管理的效率和质量。
        2.2档案资源开发力度不够。
        为了积极顺应时代的发展步伐，事业单位针对档案建立了相应的数据资料库，但是从库内的资源来看，还不够全面，并且管理资料的水平有待提高，特别是在档案资源开发力度方面还有待加强，从而影响了档案价值的发挥。对事业单位而言，档案管理水平的高低直接关系着单位的管理与发展，若不能实现档案的充分开发和利用，会导致不能将档案的作用充分发挥出来，降低了档案管理的水平。因此，要想让档案资源充分地满足社会资源共享这一需求，需要充分利用网络资源与信息技术，实现档案的深入挖掘与开发。
        2.3档案管理存在安全风险
        不论是传统档案管理模式还是信息化档案管理模式，都存在一定的档案管理安全风险，因此在档案管理实践过程中，就需要充分保证档案管理的安全性，为档案管理效率提升奠定安全基础。在大数据背景下信息技术发展中，档案管理安全风险时有发生，为事业单位对工作人员的档案了解造成了不利影响，这也是大数据背景一下影响事业单位档案管理效率提升的主要因素之一。
        3数据时代档案信息安全治理策略
        3.1落实档案管理责任机制，强化管理人员的责任意识。

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        档案管理工作人员的责任意识直接决定了事业单位档案管理工作开展的效率和质量，因此在大数据背景下对事业单位的档案管理工作进行创新发展时，也要把档案管理责任机制落实作为提升事业单位档案管理工作效率的重要途径。通过档案管理责任机制的落实，将档案管理责任落实到个人工作岗位之上，就能够实现对管理人员责任意识的全面强化，提升档案管理人员的工作责任意识，为事业单位档案管理效率的提升奠定管理人员的责任意识基础，保证事业单位档案管理工作开展的实效性。
        3.2加快事业单位档案管理信息化的进程。
        要充分意识到事业单位档案管理信息化的意义，意识到把信息化应用到事业单位档案管理的重要性。信息化档案管理能够大大提高事业单位档案管理的效率和管理水平。事业单位档案管理人员一定要改变传统的管理思想和理念，要充分认识到档案管理信息化的重要性，对信息化技术要有一定程度的了解。事业单位档案管理人员还要采取多样、多元化的档案管理方式，结合当今的信息化建设，对整个事业单位的档案进行有序管理和监督。
        3.3确保档案信息的安全性。
        在大数据时代，计算机网络成为人们生产和生活中不容或缺的一部分，而档案信息也常常被存档在网络平台或者计算机中。不容置疑，这种存储模式极大地提升了档案管理的效率，但是与此同时，也面临着信息安全的隐患。这主要是因为计算机网络具有开放性这一特征，一个人只要拥有精湛的计算机网络技术，便可能入侵档案信息库，破坏或者窃取档案信息，威胁档案信息的安全。特别是档案库被黑客入侵时，他们可以利用档案信息开展非法交易，严重时可能对人民群众的人身与财产安全造成威胁。所以，在存储与备份档案时，必须重视档案信息的安全性。
        3.4进行相应的资源整合。
        大数据时代事业单位档案管理的工作把那些分隔的部门全部整合在一起，有利于把分散的数据和档案信息集中、归纳、整理。这么做会让文件的集中性更高，如果其他部门需要利用文件来进行工作，事业单位办公室文件管理部门可以采用文件共享的方式来协助其他部门开展工作。
        另外，可以将传统的档案管理部门建设成为网络化的数字档案管理部门，不过在建设数字化档案的过程中，一定要符合当地政府相关的规定和要求。并且当地政府也要根据数字化档案管理部门的建立来适当地转变其政府职能，这样才能与数字化档案管理部门更好地匹配，跟上时代发展的步伐。
        3.5落实风险管理机制，降低档案管理的安全风险。
        大数据背景下事业单位档案管理信息化建设虽然能够全面提升档案管理工作的效率，但也使事业单位档案面临着信息安全风险。因此，在大数据背景下事业单位的管理工作开展中，也要落实风险管理机制，对档案管理过程中存在的安全风险进行评估，并落实安全防范计划，以充分保障事业单位档案管理的安全性，推动事业单位档案管理工作的安全化、快捷化发展。
        结束语
        综上所述，档案数字化是信息化的基础，网络安全则是数据时代档案工作的基础保障。真实性、完整性、可用性和安全性是确保电子文件档案性质的重要属性，对于发挥电子档案的凭证价值、查考价值和保存价值具有重要意义。随着档案数字化的加快推进，档案馆的信息资源积累速度在不断加快。
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