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企企事业单位文书档案收集与归档路径研究

发表时间：2021/4/26 来源：《基层建设》2020年第33期作者：吴靓红

[导读] 摘要：企事业单位档案是指机关单位事务活动中已经办理完毕的文件材料。

        齐齐哈尔市新闻传媒中心黑龙江齐齐哈尔 161005
        摘要：企事业单位档案是指机关单位事务活动中已经办理完毕的文件材料。企事业单位档案归档文件的整理工作是将一些办理完毕、具有考查利用价值的文件资料以一定的方法进行整理、保存，它是企事业单位事务性工作中的重要组成部分。企事业单位档案归档文件整理方法运用是否合理，影响着整个企事业单位正常的工作运行。
        关键词：归档文件整理方法探讨
        一、企事业单位档案归档文件整理的目的及意义
        企事业单位中的重要文件较多，并且数量大。单位之间的往来文件中也包括一些重要文件。这些文件及公文不仅对企事业单位当前的业务起到重要作用，日后，若需要此文件也需要及时调出查看。因此，企事业单位的归档文件整理具有十分重要的意义。
        企事业单位文件整理的目的在于使纷繁复杂的文件变得井井有条，不仅保留文档的原件，更重要的是在日后的文件利用中，能够及时找到相关的文件。这样有利于提高企事业单位的工作效率，对于日后的文件研究也能提供较完整的文件资源。
        企事业单位中的文件主要包括以下几个部分：综合类文件、组织人事类文件及业务类文件。综合类文件主要包括企事业单位之间的公文往来、上级企事业单位对下级企事业单位的通知、批复及业务上的指导等文件，甚至节假日放假通知等。组织人事类文件包括企事业单位工作人员的人事档案、对于企事业单位工作人员的任命、工作调动、罢免辞退等的公文。业务类文件包括企事业单位出台的与其业务相关的工作实施细则、具体的业务流程、企事业单位的职责要求等内容。业务类中最为重要的则是与群众息息相关的业务经办类等资料文件。如在社会保障局会对参保人的参保资料进行存档，这种存档的准确性和完整性关乎参保人的待遇享受问题。
        二、企事业单位文书档案以件归档的优势
        1、跟基本原则更契合，有利于检索
        企事业单位整理文书档案的基本原则是：必须遵循文书的自然形成规律，确保文件之间的有机联系不被破坏。以件归档是客观标准，严格遵循了文书的自然形成规律，减少整理过程中的随意性。同时，以件归档按照年度、机构等进行分类，并按照时间及成套性进行排列，促使文件之间的有机联系完好无损。另外，以件归档的方法不仅加强了对企事业单位文书档案的整理、归档，还加强了对档案信息的组织，通过提示相关文件、编制专题目录等方法加强文件之间的有机联系，对文书档案信息的检索更有利。
        2、以件归档更简便易行，确定性更高
        传统以卷归档的文书档案整理方法要求档案人员以个人的经验为依据进行主观判断，通常会使人产生难以掌握标准的无力感，导致整理工作繁杂、难度较大。而以件归档的方法按照年度、机构及保管期限等进行分类整理，不仅简化了文书档案的整理程序，还降低了工作难度，促使文书档案工作更加简便易行。同时，传统的整理方法是以档案人员的主观判断为依据的，于是不同的档案人员整理就会出现多种不同的结果，导致文书档案归类交叉，组卷很不合理，在拟写案卷标题时通常会出现偏差等。而以件归档的整理方法使用的是客观的标　准，消除档案人员的主观臆断，即便整理文书档案的人员不同，整理的结果也是一致的，且不需要进行案卷标题的归纳、拟写，促使企事业单位整理文书档案的确定性更高。
        3、便于企事业单位鉴定、开放及利用档案
        不管是使用以卷归档的传统整理方法，还是使用以件归档的新方法，企事业单位对于文书档案的鉴定单位都是“件”。首先，在文件鉴定方面，如果企事业单位使用传统的整理方法，当不同价值的文件出现在同一装订案卷中时，就需要拆卷，重新分类整理后再装订，否则案卷里的一些已经超过保管期限的无价值文书档案就会继续存在，这样不仅会增加企事业单位文件鉴定工作人员的劳动量，还无法取得较好的鉴定效果。

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以件归档的文书档案整理方法能很好地克服这一弊端，因为以件归档的方法不需要立卷装订，各个文件之间存在相对的独立性，当鉴定单一的文件时，不会对其他文件鉴定造成影响，也不会出现价值不同的文件排放在一起的问题。其次，在开放利用文书档案方面，以卷归档的方法把数份文件装订成一卷，严重影响了企事业单位对单件文件的开放及利用。以件归档的方法促使企事业单位在利用文书档案时针对性更强，单件文件可以独立开放，将有效避免文件阅读范围的扩大。同时，在企事业单位办公自动化软件的支持下，单份文件可以充分开放，利用率被大大提高。
        三、企事业单位档案归档文件整理的方法
        1、文件整理的方法
        （1）分卷整理。针对企事业单位中具有保存价值的文件进行有效区分，参照相关整理的法律条文规定，区分文件的价值时根据文件保管期限的长短进行，以此对文件进行分卷整理。
        （2）文件性质区分整理。就是针对企事业单位中的党务文件和行政文件分开整理，并且分别立卷保存。例如，某人社局在接收到相关的行政文件时，应当由相应的工作人员进行接受和整理，避免与党务文件相混淆。
        （3）按年份区分整理。企事业单位的档案资料较多、较繁杂，并且周期性较长，因此，在进行文件整理时，应当根据不同年份进行文件整理，相同年份的文件资料可以一起立卷，不同年份的文件资料不可一起立卷。
        （4）区分加密文件和普通文件。许多企事业单位的档案资料中存在很多加密文件，因此在进行文件整理时，应当将秘密文件与普通文件区分整理，并且加密文件与普通文件的整理标准不同，应当严格遵循其不同标准，保证文件内容的机密性，否则一旦信息泄露，会给企事业单位带来严重的损失。
        （5）对特殊载体的文件进行整理。企事业单位在进行文件整理时，需要在保持特殊文件不受破坏的前提下，对特殊载体的文件进行统一的整理归档。
        2、档案归档的方法
        （1）档案的分类。企事业单位在进行档案归档工作时，应当对档案实体进行分类，可以按档案信息的来源、时间、内容、形式等特点对档案信息进行层次划分，然后形成相应的类别体系。通俗来讲，就是对已经整理好的文件资料，进行分层管理，对文件的保存、放置、排序进行管理。而对档案实体分类主要分为三层：第一层主要是国家级的档案分类，对其历史属性、专业属性、地区属性、级别属性和形成属性进行分类，这种分类方法保证了国家级档案资料在档案管理库中的合理分布；第二层是对档案室内的档案区分全宗；第三层是对全宗内的档案按照相关标准，对其来源、时间、内容进行分类，建立系统化的档案卷整理体系。
        （2）档案的整理。根据具体化、有序化的整理工作，将整理的档案进行保管，以此方便档案的查阅。并且在整理工作中应当与文书处理工作紧密联系，对档案进行查漏补缺，尽量保证档案的完整性。比如，有请示文件就应当有批复文件；或者重要文件的征求稿、讨论稿、修改稿、定稿齐全等等。
        （3）档案的编目。就是在进行案卷文件整理之后，需要对案卷封面进行编目。狭义上的档案编目工作，是对归档文件的文件号、责任者、题目、文号、时间、页码和备注等进行项目标注，而广义上的档案编目工作需要在狭义编目的基础上进行档号的编制。档号是档案管理编号的总称，主要包括了全宗号、类别名称、案卷号、卷盒号和保管期限等。
        四、结语
        总而言之，企事业单位在进行文件整理及档案归档工作中，应当在参照档案管理的基本原则基础上，对企事业单位档案归档文件整理的方法进行深入研究，同时顺应时代发展的潮流，建立起科学合理的档案管理模式。
        参考文献：
        [1]郑太敏.企事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技经济导刊，2019，27（11）：23
        [2]李峰.如何推进机关企事业单位档案管理工作规范化标准化[J].现代经济信息，2018（24）：139.
        [3]葛小娥.企事业单位档案管理信息化建设[J].吕梁教育学院学报，2018，35（4）：61-62.