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事业单位档案数字化管理策略研究覃涛

发表时间：2021/4/26 来源：《基层建设》2020年第33期作者：覃涛徐佳

[导读] 摘要：档案管理工作作为事业单位的基础工作之一，需要提高对其的重视。

        中国北方发动机研究所
        摘要：档案管理工作作为事业单位的基础工作之一，需要提高对其的重视。随着时代的发展，对档案管理工作提出了更高的要求，只有与时俱进，才能符合现代化工作需求。对事业单位档案管理工作运用数字化技术，采取针对性的策略，才能提高档案管理工作的信息化水平，进而推动科学合理的档案管理工作顺利开展。文章分析并指出了传统档案管理的不足，提出档案数字化管理是未来档案工作必然的发展方向。通过对数字技术在事业单位档案管理中发挥的作用和意义的解读，提出有益于档案数字化管理工作进一步发展的策略。
        关键词：事业单位；档案；数字化；管理
        引言：传统的档案管理工作主要针对纸质类档案文件，需要对纸质进行良好保存，为其提供合适的环境，耗费的人力物力较大。随着时代的发展，数字化技术在档案管理工作中的运用优势明显。在事业单位中，档案主要是记录单位发展，其承载着历史使命，数据的变迁是档案管理工作发展的动力。全面应用科学技术，实现数字化发展，改用电子文件记录，有利于信息数据的收集和存储，也是当前时代发展的必然现象。将数字化技术应用于档案管理工作中，有利于提高管理工作效率。针对复杂的管理工作，数字化技术提供了便捷，促使更多工作人员对其工作内容产生新的认知。在对档案资料进行保管的过程中，采用数字化技术，凸显了档案资料的价值。做好档案管理工作，实现数据资源共享，建设相对应的数据库，促使检索、信息采集、筛选等工作的效率提高，不断地发挥出档案管理工作的最大化价值。
        1 数字化技术概述
        在计算机技术的全面应用下，衍生出数字化技术，其应用领域广泛，具有针对性的优势，主要体现为虚拟化的载体。针对复杂的信息数据，利用数字化技术进行加工和传输，其存储信息的载体为虚拟化的载体，便于数据的容纳和查阅。虚拟化成为了数字化技术的重要特点。数字化技术还具有信息处理快的优势，在日常使用过程中，面对大量的综合性数据，其传递和分析能力较强。计算机高效处理性明显，数字化技术应用下，处理速率提高，满足了事业单位档案管理信息化要求。
        2 事业单位档案数字化管理的优化措施
        2.1完善规章制度体系建设
        建立和健全各种规章制度，是干部人事档案工作依法依规管理的基础。制定统一的兼具全面性和科学性的干部人事档案数字化管理工作规章制度，充分考虑到人事档案工作的特点及数字化管理的需要，结合实践经验，制定档案数字化流程规范说明，编制业务指导手册，进一步明确职责分工，规范工作规程与操作流程。多措并举，优化管理流程，维持工作秩序，确保工作有章可循、有质可查、有据可依，进一步推进干部人事档案数字化管理逐步走向成熟化、精细化、智能化，促使档案数字化更好地发挥积极作用。
        2.2 对档案信息资源实行专题分类管理
        档案数字化管理不仅仅是对档案的数字化加工和存储，而更多的是对信息资源的再开发再利用。传统档案资料原件的唯一性导致它只能在一个地方进行保存和使用，而档案数字化管理彻底改变了这种情况。数字化后的档案可以被复制成多份，能够根据档案的管理需要保存在不同的地方。如一些事业单位在进行某个专项任务时，可以根据实际需要将涉及该方面的所有档案数据资源复制到一个专题库中，从而便于信息的使用和掌握。
        2.3 完善健全档案管理风控机制
        档案管理单位应组建专门的网络信息安全保障团队，提高数字化系统的安全运行能力。首先，从权限控制方面实现“三员分离”，即系统管理员、安全保密管理员、安全审计管理员为分离角色，系统管理员主要用于创建、删除用户。安全保密管理员主要分配权限。安全审计管理员用于查看日志。

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同时，要保障干部人事档案信息数据库安全，根据具体管理需要选择相匹配的软件，提高数据库建设的有效性。在软件选择中要注重安全性和规范性，采取标准化软件，强化网络安全，选择升级保障能力较好的软件系统。在此前提之下，进一步严格管控数据录入、传输、存储、访问等关键节点，可采用特定MAC地址绑定，实现用户只可用固定设备访问系统，文件特定加密传输，图像文件加密技术，防截屏拍照等措施确保相关工作的安全性。其次，档案管理单位还要做好电子副本备份工作，在提高数字化信息安全性的同时，更加注意信息的一致性，避免档案被调阅的过程中出现篡改、撤换、增删等问题，这就需要工作人员做好档案调阅记录，严格监管档案流向，从借阅时间、借阅人员、借阅时限、归还日期上严格把控，档案归还后要和副本进行对照，保证信息准确无误后重新归档，这样的形式能够最大限度增加档案资源的安全性，简化管理流程和调阅手续，提高档案信息的流动效率。最后，由于档案的特殊秘密性与重要性，可以考虑采用多冗余机制确保数据不会丢失，在操作过程中通过技术手段实现系统级多份拷贝，甚至可以搭建灾难备份体系，采用双中心或多中心模式确保数据的安全。在一致性方面，系统内可以大胆尝试区块链等新技术应用于数字化档案管理，统一标准、修改留痕，通过技术手段从根本上解决篡改隐患。
        2.4 对档案信息资源实行专题分类管理
        档案数字化管理不仅仅是对档案的数字化加工和存储，而更多的是对信息资源的再开发再利用。传统档案资料原件的唯一性导致它只能在一个地方进行保存和使用，而档案数字化管理彻底改变了这种情况。数字化后的档案可以被复制成多份，能够根据档案的管理需要保存在不同的地方。如一些事业单位在进行某个专项任务时，可以根据实际需要将涉及该方面的所有档案数据资源复制到一个专题库中，从而便于信息的使用和掌握。
        2.5 加强人才队伍建设，提升档案服务意识
        档案管理人员是实施干部人事档案数字化管理的主力军，其责任意识和业务能力决定了档案数字化管理水平及资源开发利用情况，因此要加强档案管理人员的服务理念，提升其档案资源开发利用能力，提供更优质高效的档案管理工作。专业人才是做好工作的关键，不论是过去的传统纸质干部人事档案管理，还是档案数字化管理工作，都离不开业务能力强、整体素质高的管理人员。为促使档案管理人员在这个关键的工作岗位上发挥作用，档案管理单位要培养选拔具备严格的组织纪律性、良好职业道德的人才，并通过培训不断提升其自身政治素养和综合素质，不断适应档案数字化管理发展的需要。同时，档案管理者还要积极适应信息化发展趋势，熟练掌握运用干部人事档案管理信息系统软件，积极参加专业培训，学习高效且科学的作业技能，积极适应新形式、新技术、新模式的要求，为干部人事档案数字化发展提供有力的人才保障。
        结束语
        在信息技术快速发展的时代背景下，数字化管理已成为当前大多数事业单位档案信息管理工作的重心。文章分析并指出了传统档案管理的不足，提出档案数字化管理是未来档案工作必然的发展方向。通过对数字技术在事业单位档案管理中发挥的作用和意义的解读，提出有益于档案数字化管理工作进一步发展的策略。为提高档案信息化管理水平，合理高效地利用档案资源，使档案管理精细化、数字化，建设智能化档案库房和智慧档案馆，现代化档案管理技术必不可少。作为档案管理服务企业，只有紧跟时代步伐，将更多新技术应用于工作当中，才能提供更加优质的服务，为国家档案管理事业充能增效。
        参考文献：
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