招投标业务电子档案的管理探究--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

招投标业务电子档案的管理探究

发表时间：2021/4/26 来源：《基层建设》2020年第33期作者：臧忠龙

[导读] 摘要：随着时代进步与经济发展，我国招投标领域得以快速发展。

        华润电力投资有限公司中西分公司河南郑州 450000
        摘要：随着时代进步与经济发展，我国招投标领域得以快速发展。更多企业由线下纸质文件招标转向线上电子文件招标，在这样的新形势下，做好招投标业务电子档案管理工作至关重要。招标电子档案属于招标活动的真实记录，其在招标过程当中占据着不可忽视的位置，是依法展开招标活动的关键。当今社会，科学技术不断发展，我国越来越重视对电子招标的推广与宣传，这使电子档案迅速崛起，其不断取替了过去的纸质档案方式。在这样的情况下，做好电子档案管理工作至关重要。基于此，本文就招投标业务电子档案的管理展开了全面的探究分析，期望经过本研究可以为将来的有关研究提供科学合理的参考。
        关键词：招投标业务；电子档案；管理
        引言：在现代化社会当中，我国招投标事业不断发展。招标电子档案信息主要是对招标采购立项、招标、投标、评标、定标及询价、报价、评标、定标等全过程展开的真实全面记录，其属于采购过程非常重要的文件内容，需要相关单位根据规定做好整理、归档、保存工作。我国各个地区开始推广和宣传招标电子化，使得过去的线下招标不断减少。在这样的情况下，我国需要对招标电子档案管理工作进行完善以及健全，有效提升电子招投标的管理能力与水平，对推动我国招投标事业的全面可持续发展起着不可忽视的影响。因此，加强招投标业务电子档案的管理具备现实方面的意义。
        一、招投标业务档案管理现状分析
        对于我国过去的招投标业务而言，在对纸质档案进行实际管理的时候，需要将纸质当做是关键内容。不管是在保存方面，还是在借阅以及管理的时候，其都存有十分明显的不方便现象，再加上大部分企业面对档案管理工作的实际关注程度有待提高，导致纸质招标文件堆积未整理，某些档案信息库房条件难以达到有关要求，造成档案出现虫蛀或者是霉变甚至丢失的现象。基于业务发展需要，更多企业由线下纸质招标转向线上招标。
        但现阶段，在我国的招投标电子档案实际管理过程当中依然存有下面三个方面的问题：一是对招投标业务电子档案管理及认知水平有待提高，二是招投标业务电子档案量和管理力度相互不匹配，三是招投标业务电子档案归档完整性有待提高。只有采取科学合理的措施和方式方法解决这些问题，才能够保障电子档案管理的质量和实际成效。
        （一）对招投标业务电子档案管理及认知水平有待提高
        由于涉及的项目立项系统、电子招标采购系统及档案管理系统是多个系统并存，要完成电子招标文件的形成及最后的整理归档全过程归宿，需各系统间通过信息技术手段建立接口完成数据共享，并且在采购平台第一手数据的形成及采购完成，由采购平台向档案管理系统推送数据及档案管理人员在档案系统整理时编目、排序的时候，很难保障其全流程、各环节的规范性、科学性。与此同时，企业各部门之间协同配合度及档案管理制度欠缺性，优秀人员配备不科学、不充足等问题突出，因此，在当前的招投标业务电子档案实际管理过程中，需要不断提高招投标电子档案管理的能力与认知水平。
        （二）招投标业务电子档案量和管理力度不匹配
        在招投标电子档案实际管理的时候，电子信息的非人工识读性、存储的高密度性、载体之间的可分离性、多种信息媒体的继承性及系统依赖等多样性，且数据容量比较大，导致其和实际管理力度之间呈现出不匹配现象，造成电子招投标大量展开，特别是对于招标机构及采购单位而言，数据积累越来越多，导致档案信息管理变成了非常严重的工作压力。
        （三）招投标业务电子档案归档完整性有待提高
        招投标电子档案管理工作实际展开过程中，难以保障电子档案信息的齐全完整性以及健全程度。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

已经归档的档案信息应该对工程项目在招投标过程当中的实际情况进行完整记录，但是在实践活动当中却难以顺利完成，特别是在线上、线下采购方式相结合的方式方法之下，基本上很难把全部的文件内容放入到档案信息库当中，这对我国招投标档案管理领域的整体发展而言起着不良影响。
        二、招投标业务电子档案的管理措施探究
        （一）形成成熟的一体化采购归档管理系统，规范招投标业务电子档案的保存年限
        在企业实际展开招投标业务活动的时候，其会关联多个方面的企业以及工作人员。比如，投标单位、招标代理机构以及监督管理机构等，在招投标业务活动实际展开的时候，其会形成许多的档案信息，根据相同内容形成的资料在实际存档的时候也存有明显的差异性，进而表明在电子档案信息实际管理作业的时候，需要对其形成的全部档案文件内容进行存档，加上此类文件内容的保存时间方面也有所规定与限制，导致有关企业很难把全部的档案信息内容储存起来。这种情况下，在对电子档案进行实际管理作业的时候，需严格根据有关标准以及规范展开档案信息的管理以及控制。
        （二）做好招投标业务电子档案的管理工作
        目前，我国档案信息实际管理过程当中，将具体的电子管理手段和方式方法落实在实处至关重要。其主要展现在三个方面：其一是电子档案信息的储备量比较大；其二是电子档案信息的查询速度比较快，并且十分简便；其三是电子档案信息更加容易被管理以及控制，能够保障其管理的可靠性以及规范性。然而，在对电子档案信息进行实际管理作业的时候，需要重视下面三个方面的工作。首先，明确电子招投标业务活动主要是在互联网当中展开，主要包含审批、投标以及中标等程序。在对电子档案信息展开具体管理作业的时候，需要选取上面的有关节点内容，增强对相关文件内容的收集以及整体把握。与此同时，有效保障电子档案信息的可靠性以及真实性都十分重要与关键。其次，对于电子档案信息而言，在实际储存的时候，需要加强对其保护，其存有的优势十分明显，但是其也不是没有缺陷的，最为重要的主要是考虑档案信息及其载体之间呈现出分离状态，造成档案信息非常容易被修改以及窃取等。一直到现阶段为止，电子档案信息的保护措施和方式方法其关联多个方面，如数据信息加密以及防火墙等，但是保障电子档案信息不遭受严重的损害依然十分重要。最后，强调电子档案信息载体介质实际寿命情况，在电子档案信息的储备时间没有到，但是其介质保存时间即将到来的时候，需要对电子档案展开相应的备份。
        （三）做好招投标业务电子档案的文件识别工作
        先进的互联网技术迅猛发展，不管是计算机硬件，还是计算机软件，技术都得到了明显的提高。针对电子档案而言，其最为关键的便是能够随时进行识别及调阅，此方面对招投标业务电子档案而言起着不可忽视的影响，也能够将其当做是电子档案独有的特点。在对电子档案展开文件识别作业的时候，其主要展现在两个方面。首先，实现应用软件的合理有效更新，造成版本比较低的文件内容没有办法被识别以及很难实现兼容。其次，计算机硬件和新型配置之间展现出不兼容状态，没有办法对储备已经超过十年时间的文件内容进行读取。
        结束语：
        综上所述，在我国社会不断发展的新形势下，电子化已经变成了招投标不断发展的重要趋势。而在电子化招投标过程当中，做好电子档案管理工作至关重要，其属于我国档案管理领域需要加强研究以及探析的部分。在此前提下，制定完善合理的电子档案管理规范及制度十分重要，对保障电子档案信息的可靠性以及完整性起着不可忽视的影响，最终会对我国电子招投标领域的整体发展起着很大程度上的推动作用。
        参考文献：
        [1]陈好园.招投标档案管理电子化探究[J].现代交际，2019（15）：116+115.
        [2]包轶婧.企业招投标电子商务平台下的档案管理[J].科技创新导报，2019，16（20）：166-167.
        [3]温秋月.招投标电子化档案管理势在必行[J].中国招标，2018（41）：25-26.