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浅议现代化就业档案管理工作的改革

发表时间：2021/4/26 来源：《文化研究》2021年5月下作者：李志爱

[导读] 就业档案管理工作是非常重要的，但是经过实际调查了解到我国就业档案管理中还存在着一些问题，这些问题严重影响了就业档案管理水平的提升。就业档案管理工作一定要结合时代发展需求，利用先进的信息化技术对就业档案管理工作开展进行优化和改良。

黑龙江省讷河市就业与人力资源服务中心李志爱

摘要：就业档案管理工作是非常重要的，但是经过实际调查了解到我国就业档案管理中还存在着一些问题，这些问题严重影响了就业档案管理水平的提升。就业档案管理工作一定要结合时代发展需求，利用先进的信息化技术对就业档案管理工作开展进行优化和改良。本文就是对现代化就业档案管理工作的改革进行分析，希望对相关人员有所启示。
关键词：现代化；就业档案管理；工作；改革
        就业档案管理现代化建设可以避免资源浪费，有效提升资源的共享性。同时还可以使得档案检索更加便捷，减少了相关档案资源找寻中所消耗的时间。避免了档案在储存过程中可能发生的损坏问题，且相关人员可以较为便也的通过网络终端对就业档案资料进行下载，档案信息资源传输安全，且更加便于进行携带。对现代化就业档案管理工作的改革进行研究是具有重要意义的，下面就对相关内容进行详细阐述。
        一、以往就业档案管理工作开展中存在的问题
        现代化就业档案管理工作改革是一项非常重要的举措，工作开展必须要由相关机关领导人员的高度支持。从就业档案管理工作开展现状来看，其中还存在着一些不良问题需要进行改善，这些问题存在也是阻碍现代化就业档案管理工作改革的主要因素，问题包括以下几方面：
        （一）就业档案管理部门软件缺乏统一性
        不同就业档案管理部门配置的计算机设备不同，同时应用的管理软件互不兼容，没有存在一个既可以满足就业档案资源文献检索，又可以对就业档案资源进行信息化管理的软件。因为不能通过计算机系统完成就业档案的调阅，从而对就业档案管理现代化建设造成了严重影响。
        （二）信息化程度较低
        很多档案管理工作开展中都借用了先进信息技术力量的支持，该技术在实际应用中也取得了非常可观成效，无论是档案管理工作质量还是管理工作效率都得到了飞跃性的提升。但是目前计算机技术在就业档案管理中还不够普及化，或者应用的计算机技术层次教浅。一些就业档案管理部门只是将个人信息以及档案目录输入到计算机中，不仅没有对就业档案信息的真实性进行审核，同时就业档案信息完整性也受到了一定损害。在对就业档案信息进行检索和查阅的过程中仍然采用了人工操作方式，无纸化阅读模式在就业档案管理工作开展中并没有实现。还有一些就业档案管理部门虽然将就业档案信息录入到计算机数据库中进行了数字化的转变，但是只能进行简单性的查阅以及相关报表的分析，不能通过系统功能对就业人员的年龄结构、知识结构以及其它内容进行统计分析。
        （三）电子档案利用价值有待提升
        因为现阶段就业电子档案还不够完善化，所有通过电子档案并不能全面性的了解某人的真实面貌，电子档案如同“鸡肋”一般的存在，并没有发挥其实质性应用价值。将就业档案资源进行数字化转变制作电子档案的主要目的就是使得档案更加容易进行储存，且档案便于相关人员进行携带，还有就是希望深度挖掘就业档案的价值，促进就业率的增长。但是目前就业档案管理部门只是做到的前两项，而应用电子档案促进就业的作用并没有得到有效呈现。

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        二、现代化就业档案管理工作改革建议
        （一）明确就业档案管理工作改革的重要性
        纸质的就业档案资源作为最原始的材料，具备了单一性的特点，不便于储存和携带。纸质档案资源储存时间过长就会出现一定的变质情况，或者就业档案信息调阅次数较多，会出现破损和丢失情况。以往作者需要负责就业政策补贴的纸质档案整理，同上级部门进行档案交接，核对纸质补贴的金额和填写有没有错误。核对工作不仅需要花费较多的时间，同时还常有人为失误情况产生。数字化就业档案建设可以避免这种情况出现，消除以往就业档案资源应用存在的局限性，这也是就业档案管理工作跟进时代发展脚步的新举措。就业档案资源数字化建设与电子文件的充分融合，使得就业档案管理工作开展实现了无纸化办公模式，降低了以往纸张文件周转的复杂化、繁琐化工作流程，档案资源信息更加便于相关人员进行查阅，就业档案管理部门档案管理工作开展也呈现出了开放化的特点，管理工作模式以及服务职能产生了较大程度的转变，服务更加全面化。
        （二）增加就业档案管理信息化建设资源投入
        从上文叙述中可以了解到，很多就业档案管理部门对就业档案管理信息化建设并没有一个明确性的认知，对信息化建设作用了解的也不够全面，从而降低了就业档案管理工作信息化建设方面的投入。信息化建设中无论是软件设置还是硬件设备配置都是必不可少的，公共服务机构需要增加就业档案管理信息化建设资源投入力度，除了要注重资金的投入，同时也要注重专业人才投入。就业档案管理部门需要结合当前下达的相关文件进行信息化档案管理系统标准化建设，一定要采购质量过硬的硬件设备，避免设备在实际应用后常出线故障问题。就业档案信息化建设经费需要纳入到财政预算中去，避免就业档案管理信息化建设中因经费不足相关建设工作停滞。就业服务局在档案管理信息化建设中，应当建立一套标准的管理体系，打造多级网络信息管理模式，为就业服务提供指导。档案管理人员，可以借助先进的网络技术完成相关档案的归档工作，并按照档案信息的实际变化情况，对档案资料进行实时更新，为各部门领导的决策提供翔实、可靠的依据。同时，可借助网络平台，将各个部门联系到一起，以此来确保就业服务工作的有序开展，并利用信息化管理系统的快速检索功能，为档案的使用者提供便捷服务。
        （三）提高人员素质
        就业服务局在实现档案管理信息化的过程中，需要综合素质高、专业能力强的档案管理人员作为根本保障。因此，提高相关人员的素质和能力就显得十分重要。为胜任档案信息化管理，档案管理人员除了要具备过硬的专业技术之外，还要有丰富的工作经验，更为重要的是，应当适应管理工作的变化。鉴于此，就业服务局应当做好档案管理人员的培训工作，在培训内容上，加入信息化管理的有关知识，使其通过培训能够快速掌握档案的信息化管理方法，同时，要让档案管理人员学会使用信息化系统进行档案管理。此外，作为一名优秀的档案管理人员，必须要不断完善自我，更新服务理念，与时俱进，利用现代化的设备和先进的管理手段，开展档案管理工作，发挥出档案的价值，为就业服务的工作提供保障。
        结语
        综上所述，在我国，就业服务是国家为失业者提供的一种帮助手段，其对于维系社会稳定起到了非常重要的作用。在就业服务工作的开展中，档案资料是不可或缺的因素。为此，必须加强档案管理。而在信息时代背景下，为了提高档案管理效率和水平，就业服务局应当加快档案管理信息化的建设进程，以此来为就业服务工作的有序开展提供保障。
参考文献：
[1]张智华.加强失业人员的档案管理促进劳动就业服务[J].人力资源管理,2018(05):307.
[2]张智华.档案管理在劳动就业中的重要性分析[J].人力资源管理,2018(04):240.