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摘要：信息技术的发展，使得会计工作已由电算化逐步转向了信息化，财务人员借助高端信息化技术手段，形成了无纸化财务信息，会计档案的形式也相应发生了重大变化，从原来的纸质化记账，到现在利用电子凭证等进行记录。传统档案管理模式紧跟时代发展脚步，不断进行革新。本文对事业单位会计档案电子化管理进行分析，以供参考。
关键词：事业单位；会计档案；电子化管理
引言
当前社会中，计算机技术的迅猛发展，全社会进入信息化快速发展阶段，随着机关企事业单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升，大量的电子会计档案产生，伴随而来的就是如何规范电子会计档案问题。
1实行电子会计档案管理的重要意义
一是有利于单位各项事业的开展。传统的会计档案管理模式相对落后，已经对会计档案管理工作产生不利影响。而实行电子会计档案管理，则可以通过对电子会计档案的分析研究，为单位提供更加准确、真实、详细的数据信息，从而为单位决策提供重要参考标准和依据，进而为单位的各项事业发展提供有力支撑，促进单位的快速健康发展。二是有利于节约资源，节省财政支出。会计工作本身涉及大量的财务报表、报销凭证之类的内容，部分工作会有月报、季报、半年报、年报之类的，会产生大量的会计档案，打印各类会计档案不仅仅需要浪费大量的纸张，还需要消耗大量的打印机耗材、电等，浪费大量的资源和经费开支，同时还会造成环境污染。实行电子会计档案管理，则可以有效避免打印过量的纸质会计档案，既环保，还能有效地为单位节约各种资源，节省财政开支。
2电子会计档案管理的特点
2.1档案存储的虚拟化
电子会计档案的管理比传统的纸质会计档案在存储范围方面更加广，除了传统纸质会计档案的信息之外，还包括电子会计档案在形成过程中的各类电子文件等。但是电子会计档案，必须依靠计算机等电子设备才能查看和利用，它们以数字化的形式存在，与传统的的会计档案相比较缺乏直观性，呈现出虚拟化的特点。
2.2档案利用的便捷化
与普通档案的利用相同，电子会计档案的利用也更加便捷，相比较于传统的纸质会计档案，在查阅利用的过程中，能够更加快速、便捷的进行检索，可以极大的缩短查阅时间，而且在提高查阅利用效率的同时，还不容易对财务档案造成损害，而且在查阅的内容方面更加齐全，有效避免人工翻阅造成的遗漏。
3事业单位会计档案管理现状分析
3.1会计档案管理水平层次不齐，总体偏低
近年来，财政部在全国范围内选取少量单位试点施行新的会计档案管理办法，目前这些单位在执行新制度上已经探索出适宜的方法。但对于大量存在的非试点单位，部分事业单位会计档案管理不符合财政部颁发的《会计档案管理》中部分条款要求，甚至存在没有制定适用于本单位的会计档案管理细则的情况。信息化管理水平是衡量当前会计档案管理水平的重要标尺，各单位因财务信息化水平各异导致业务报销、财务审核、出纳支付、会计核算等会计档案归档的前期流程信息化程度不一，进而影响会计档案管理电子化进程，经笔者在地震系统调研发现诸多单位基于经济业务体量不大且部分业务存在保密需求的考量，推进会计档案信息化的意愿较低，同时国家制度层面对事业单位的财务信息化水平并没有提出明确的要求，因此会计档案管理信息化水平较低的情况将会普遍地、长期地存在。
3.2领导层重视程度不够
在事业单位会计档案管理过程中，单位管理层对会计档案的管理认识不足、重视不够，并没有认识到会计档案有效的管理会为本单位的科研事业发展及政府职能执行的助力，很多事业单位管理者存在重业务轻财务、重预算轻执行的情况，认为申请到足够的经费支持单位业务运行就够了，财务管理的水平能应付审计及纪检工作即可，更不会去重视会计档案管理工作。管理层的不重视导致事业单位会计档案管理预算投入不够，专业人才培养不积极，部门职权划分混乱，导致新制度的推进速度受阻，严重阻碍了单位会计档案管理科学化进程。
4对会计档案电子化管理的相关建议
4.1完善会计档案电子化管理制度
企业要逐步优化内部管控机制，建立良好的信息沟通机制，以及提升相关风险管控力度，根据《会计档案管理办法》《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》《电子文件管理暂行办法》《电子档案移交与管理办法》《电子文件归档与管理规范》等规范性文件和标准，结合本单位实际情况，采用精细化档案管理方式，并且进一步制定相关电子档案的管理规定，其中要包含电子档案的归档、移交、借阅、整理、保管等环节细则，并且企业内部要进一步明确岗位的责任以及相应权利，从而达到进一步的内部制约，形成规范化、系统化的管控制度，利用可靠的安全技术以及高效的防控措施，进一步保证相关电子档案信息系统安全有效。
4.2提高档案管理人员素质
会计档案记录了事业单位经济事项的活动轨迹，包含了许多重要数据，在单位的正常运行和发展中是不可或缺的。首先要在思想上提高对相关档案工作的重要认识，将电子化管理方式纳入相关从业人员岗位责任制中，防止管理人员在日常工作中出现随意性。其次要开展计算机应用知识、网络知识、通信技术、电子档案管理制度等方面的专题培训。会计档案管理人员通过专题培训，提升对财务软件的基础操作，进一步了解会计电子档案的存放以及管理细则。再次，开展职业道德方面的培训，增强档案管理人员和财务人员的职业道德建设，不断增强责任感、使命感，提升道德素养。最后，要多途径选拔培养复合人才，加强多方合作，提高会计信息管理应用能力。财务部门、档案部门要通过人才招聘、教育培训、交流轮岗等方式培养会计档案管理人才，使一般财务人员和档案人员都可以在会计档案信息化建设和管理方面相互提出需求，建立一支素质过硬、业务过关的电子会计档案管理的专业队伍。
4.3加强领导的重视，提高企业的电子会计档案意识
企业加快建设电子会计档案的关键是得到领导的重视，而会计核算作为企业的重要经营管理活动，会计档案管理作为企业管理的重要组成部分也应该受到领导的重视。同时，企业的领导也应该与时俱进，认识到信息化条件下电子会计档案的重要价值，加快提高会计信息化的建设水平，提升电子会计档案的管理水平，加大相关的技术研发，提供研发经费，加快信息化建设进程。企业还应该积极宣传电子会计档案的优势，设置相关管理岗位，配备专业管理人员，积极共享财务数据，加强各部门之间的合作，在企业内部形成良好的会计档案管理工作氛围，提升工作效率，让会计信息更好的为企业的经营管理活动服务
结束语
虽然目前事业单位会计档案管理存在诸多问题，提升档案管理水平也有诸多难点，但新《会计档案管理办法》的实施、会计核算系统升级改造、事业单位管理变革给会计工作和档案工作水平的提升带来难得的机遇，事业单位应积极抓住机遇乘势而为，从思想上加深对会计档案工作重要性的认识，增加预算投入，注重人才培养，明确划分职权，完善本单位的会计档案管理细则，积极交流分享经验，充分发挥会计档案科学管理对科研事业发展及政府职能履行的促进作用。
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