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摘要：作为企业内部管理中的重要组成部分之一，档案管理工作的内容和形式比较复杂，工作人员压力较重，所涉及的细节要素较多。因此，企业档案管理工作人员应灵活地利用信息技术手段，积极实现传统管理模式向现代化管理模式的转变，彰显档案管理工作在企业内部管理体系中的重要价值。经过多年发展，企业运用信息技术管理档案虽有一些发展，但也出现了一些问题，需要引起我们的重视，并采取有效措施，认真加以解决。
关键词：信息技术；企业；档案管理；应用；问题；对策
1 引言
进入信息社会，计算机技术在各行各业得到广泛应用，在档案管理中的应用不断扩大和深化，档案管理工作摆脱以往纸质档案管理模式，逐渐向信息化方向发展，显著提升了档案管理工作的效率。本文探讨计算机技术应用于档案管理的意义、要求及策略，供参考。
2 企业档案管理的难点
2.1 缺乏高素质的管理队伍
目前，仍有部分企业缺乏对档案管理工作的正确认识，认为其只用看管好档案就可以了，所以，缺乏对组建档案管理人才队伍的充分重视，档案管理队伍缺乏高素质的专业人才，这极易影响企业工作的高效开展。与此同时，部分企业在招聘档案管理工作人员时，没有明确的聘用标准，有的即便是有相关聘用标准，但在招聘时也无法严格落实，使得最终招聘的档案管理人员良莠不齐。另外，企业也没有定期对已有档案管理人才队伍进行培训，使得档案管理人员的专业素养难以提升，从而阻碍了档案管理工作的发展。
2.2 电子档案缺乏安全保障
电子档案的出现与发展，符合时代发展的要求，它能够更好地体现企业档案管理工作的现代化发展趋势。但是目前的电子档案管理工作缺乏足够的安全保障，无法真正体现信息技术与档案管理工作相融合的重要优势，整体的管理质量和效率受到了影响。部分档案管理工作人员只能机械地使用不同的计算机以及系统来保存和使用不同的文件，难以真正地体现脱机管理以及下载过程中的特殊要求，如发生计算机后台受到病毒入侵，或是因为外部客观因素而导致各类故障，就会直接使得整个档案资料丢失或者被毁损，严重影响电子档案的稳定运作和安全保障。另外，由于部分档案管理人员工作能力不强、工作经验少，在处理文件材料和档案时没能做好后期的归档和备份工作，整个档案管理工作存在盲目性和随意性，导致文件丢失现象频频发生，档案安全缺乏应有的保障。
2.3 档案服务能力有待提升
互联网时代，档案服务出现了从政府利用为主向社会公共服务多元化转变的趋势，社会公众对各类档案信息需求快速增长。档案信息服务要充分利用互联网融合优势，最大化实现档案价值。首先，档案资源的有限性是制约档案信息服务的瓶颈之一，如，档案内容、结构、载体和组织形式与其他信息机构共享与规范合作有限。其次，传统档案信息服务方式被动，服务流程、传播媒介、资源形态单一，在互联网环境下难以满足用户的个性化需求。再次，档案馆无法判断服务质量和用户满意度，用户间没有建立沟通渠道，无法分享、交流个人经验或服务感受。
3 信息技术在企业档案管理中的应用
3.1 加大设备引进与更新投入
为了推进计算机技术在档案管理中的运用，设备的配备和更新是必不可少的。因此，各企业在推进档案信息化管理时，应根据实际需求增加这方面的投入，除了配备先进设备之外，还要持续更新计算机系统和程序。
在日常工作中，还要对过时的硬件设备加以更新，并做好计算机硬件的维护工作，这样不但能够延长计算机设备的使用时间，而且能够显著改善档案管理工作的质量和效率。此外，档案管理部门要积极对外展开交流，吸收其他企业的先进经验，重视资源的共享和利用，建立健全数字化档案管理系统，从而提升档案管理工作的效率。
3.2 加强对电子档案安全性的管理
档案管理工作人员应该着眼于目前的档案管理工作现状以及未来发展趋势，通过对信息技术特点的研究，更好地体现信息化管理工作的要求。其中，档案信息化安全保障最为关键。档案管理工作人员应当了解电子档案安全管理要求，明确现代信息技术的使用策略和方法，以口令密码、身份认证、授权管理、安全防火墙设置、安全备份等多种形式，更好地落实各类信息安全保障措施。电子档案安全性的提升是一个长期的过程，档案管理工作人员需长期做好这项工作。有关管理部门需要意识到自身的社会责任，出台相应的技术举措和政策，加强对电子档案的安全管理，不断提升监管力度，确保档案安全管理工作的有效落实。同时，档案部门应重视档案管理工作人员安全素质的提升，构建高水平的档案安全管理团队，为档案安全工作提供人力保障。
3.3 利用信息技术的云储存和备份
企业应用信息技术进行档案管理时，其首要任务就是将原本纸质的档案转变成电子档案，档案管理工作人员可以通过人工输入或者机器扫描的方式将所有档案信息转换为电子文档，并将其录入到计算机中，同时还要再云端进行存储和备份，以免档案信息不慎丢失。这样一来，便能解决传统档案存储困难且占空间等弊端，使得企业的档案管理可以得到进一步的发展。尤其是在当前这样一个大数据的时代，人们对于数据技术的应用越来越纯熟，所以企业就可以紧随时代发展的步伐，将大数据技术应用到档案管理过程中，以此来实现数字化的档案管理。这样一来，面对各种档案信息，档案管理人员就可以将其转化为数字档案，在存储的同时也会在云端产生备份，这样即便档案数据丢失，也可以从备份中将丢失的部分找出来，如此便能避免很多档案存储问题，使得档案管理的工作效率更高。
3.4 构建信息技术支撑系统
第一，档案管理信息系统应具备升级能力。系统应当能借助扩展模块，继续增加系统的存储容量。因此，所使用的存储系统应具有较好的可扩展性能，可以做到在线扩容，并具有文件保护的功能。第二，系统应具有较强的可靠性。为保障系统运行的可靠性，在硬件组成和结构上需要采用冗余设计，以防止运行期间出现单点故障。此外，磁盘阵列应当使用不同的技术级别，才能满足不同使用者的现实需求。信息技术支撑系统对硬件设备的要求相对较高，更好地保证系统的可靠性。
4 结束语
在信息时代的背景下，计算机技术的运用对于推进档案管理现代化是不可或缺的。在档案管理工作中，采用数字化管理模式，能够显著提升档案的管理效率，促进我国档案事业的可持续发展。为了加强这方面工作，档案管理部门应及时更新硬件设备，加快档案管理信息系统建设，构建信息技术支撑系统，并提升档案管理人员的信息素养和综合素质，使计算机技术更好地运用于档案管理现代化中。
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