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信息化背景下高校会计档案管理研究

发表时间：2021/4/27 来源：《基层建设》2020年第33期作者：陈晓宁

[导读] 摘要：高校会计档案是真实反映高校经济活动的凭据，随着近年来高校不断发展，对会计档案管理工作提出更高要求。

        山东商业职业技术学院山东济南 250100
        摘要：高校会计档案是真实反映高校经济活动的凭据，随着近年来高校不断发展，对会计档案管理工作提出更高要求。本文介绍高校会计档案管理工作内容和特点，阐述信息化背景下对高校会计档案管理产生的影响，分析现阶段应用信息化技术高校会计档案管理存在的问题，提出解决的方法，以期通过加强高校会计档案管理能更好地服务高校建设发展。
        关键词：信息化；高校；会计档案；管理
        引言
        随着信息技术进一步发展，计算机、网络技术和信息技术在高校中推广使用，高校会计工作实现从手工到电算化转变，会计档案也借助计算机技术代替人工进行管理。通过应用信息技术大大降低了人员工作量，提高了工作效率，但也是存在诸多问题，因此，需要采取有效措施推动会计档案管理工作。
        1高校会计档案信息化的特点
        1.1存储方式
        传统的会计档案是纸质方式存储，对存储的物理空间要求大，同时对存储的空间有诸多要求，例如存储的空间要防潮、防水、防火。电子会计档案则以光盘、磁盘、硬盘等磁介质保存，对存储空间要求小；保存便捷，对其进行密封保管，做好防静电和防磁化即可。
        1.2电子归档
        传统的会计档案需做好归档类别，做好不同类别的整合，主要依赖人力手动分类，将原始单据根据不同类别进行分类编号，耗时长，人力消耗大，工作效率低下，出错不易察觉。但在电子化的会计档案中对档案进行电子化分类，运用专业档案软件进行录入、自动分类、自动归档，工作效率大大提升，出错率显著降低，最后还将进行有规律的编码，方便后期账目的复核与记账。
        1.3档案形式
        传统会计档案形式比较单一，主要以数据单据、账目、报表以及凭证为主，纸质保存的会计档案只有固定的数据及表格，难以有直观的图片、丰富的数据库等形式反映档案信息的特点，会计档案电子化实行后，可以使用文本、图片、表格、声音、录像等各种形式将档案选择合适的形式归档，使得会计档案的形式更加丰富和科学。
        1.4管理效用
        传统的会计档案管理过程中，数据资料信息为静态的、无联系的，将会计档案管理电子化后，可以将数据信息与其他信息建立联系，例如将不同类别档案归入不同文件夹，相同类别档案录入相同文件夹，当数据信息有更新时，相同类别信息录入同一文件夹中，既保证资料信息独立性，又使得不同资料信息建立联系，数据进行实时更新，方便查阅比较，同时所有数据都储存于磁性介质或云端，存储空间大，后期处理数据便捷，档案管理效用性得到显著提升。
        2高校会计档案信息化管理的难点
        2.1会计档案信息化建设起步晚、水平低
        会计档案是信息化建设的必然趋势，其受限于高校的信息化建设水平。会计档案信息化的应用虽然在目前得到了普及与快速发展，逐步代替手工记账的方式成为会计核算的主流方式，但受限于技术、观念、费用等，高校只注重将会计电算化应用于会计凭证、账簿、报表等，而在电子会计档案的数据、软件读取的平台及磁存储介质存储的备份及归档保存应用不足，即纸质的会计档案与存储会计数据的磁性介质档案之间没有实现同步的归档，对会计信息资源的完整性和整合性造成影响。会计信息化是信息化大背景下会计改革的必然结果，虽然实施会计改革，建设会计信息化是我国“十二五”时期的重要战略目标之一，但会计档案电子化作为会计信息化的重要组成仍处于初始阶段，而且需要大量的经费投入，这对我国高校的信息化基础建设造成影响，影响了会计档案电子化的建设进程。

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        2.2高校会计档案的管理制度标准不完善
        《会计档案管理办法》对管理电子会计档案提出了新的要求，但电子会计档案的相关宣传和应用仍然没有得到一些高校的重视，关于电子会计档案相应的管理制度、归档程序等规范及技术标准在大多数的单位中仍然十分不健全。所以电子会计档案的实际管理中存在很大的主观性，分类错误、缺少备份、查找不到等问题容易发生，在一定程度上影响了电子会计档案的使用。
        2.3电子会计档案管理人员的水平低，缺乏相关的培训
        胜任电子会计档案的管理工作不仅需要工作人员具备档案管理的专业知识，而且还要求具备必要的财务管理、计算机操作、网络安全软件和硬件维护等专业技能。传统的纸质档案大部分依靠保管人员的手工整理，需要计算机操作的部分很少，因此在电子会计档案的保管过程中现有的保管人员很难达到要求。部分学校缺少能够熟练掌握各项专业技能的管理人才来保证电子会计档案的完整性和安全性。
        3加强高校会计档案信息化管理的对策
        3.1加强重视，提高高校电子会计档案意识
        加快建设会计档案的首要要求是提高重视程度，而会计核算作为高校的重要经营管理活动，会计档案管理作为高校管理的重要组成部分也应该受到会计档案管理人员的重视和高校领导的支持。要与时俱进，认识到信息化条件下电子会计档案的重要价值，创新管理理念，提升电子会计档案的管理水平。高校还应该积极宣传电子会计档案的优势，设置相关管理岗位，配备专业管理人员，定期对档案管理人员实施培训，强化培训效果，提高会计档案信息化知识水平，拓宽业务水平，积极共享财务数据，加强各部门之间的合作与交流，在高校内部形成良好的会计档案管理工作氛围，提升工作效率，让会计信息更好的为高校的经营管理活动服务。
        3.2健全和完善电子会计档案管理的内控管理制度
        建立健全电子会计档案的内控制度对于确保电子会计档案的安全性和完整性十分重要。根据《会计档案管理办法》的管理要求，单位的相关账簿、会计报表、记账凭证、现金日记账和银行存款日记账等都属于会计档案，需要打印出来并立卷归档，若有的电子会计信息没有纸质的档案，则需要副本备份。各高校应根据自身情况建立电子会计档案制度，选择高质量存储介质并进行备份，分类编号便于查找，选择合适的环境做好保管措施。同时，编制检索工具和目录，便于后期检索，确保调档不会出错。健全借阅制度，完善借阅手续，防止档案被丢失或损毁，做好备份安排，定期检查维护备份档案。此外，电子会计档案的销毁要有专人负责签字、监督，并在销毁清册上签字，及时报告单位负责人。
        3.3加快推进档案信息化建设，构建电子会计档案多维度风险防控体系
        实现电子会计档案管理依赖于高校的档案信息化工作，因此，各高校要加快会计档案信息化建设进程，加大研发经费的投入，配备好高质量的信息化软硬件。尤其在信息化安全方面，高校应该从计算机系统、电子数据管理、个人行为规范等多方面构建风险防控体系，加强信息安全管理，采取强有力的技术保障措施，确保会计档案的安全。高校应该配备完善的计算机系统，安装杀毒软件、高级防火墙、安全预警系统等，由专业技术人员定期杀毒、检测、维护，防止受到黑客的攻击。维护人员设置软件安全参数，设置多种模式，比如在电子档案形成、保存、传输中，可设置可读、禁止拷贝等模式，避免数据和参数被修改、被泄露。数据传输加密管理，完善查重系统，防止档案重复归档。同时，建立人员分离制度，电子会计档案使用人员具有不同的使用权限，禁止越权使用，确保每个环节的数据安全。
        4结束语
        社会的迅速发展、科技的不断更新，大数据时代会计行业步入信息化进程，会计电子档案的管理也应该向更好更快信息化方向发展。发展高校会计档案电子化进程同时，也应重视会计档案管理中存在的问题，完善管理制度，从而使高校会计档案在确保质量保存的基础上，利用现代化电子手段来提升会计档案利用率和查阅会计档案的便捷率，以此提高对财务工作的满意度，也为高校决策提供科学依据。
        参考文献：
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        ［3］王萍，宋雪雁.电子档案管理基础［M］．北京：清华大学出版社，2006：10－12.
        ［4］陈翠华.会计信息化管理的现状与对策［J］．财会学习，2019（23）：138.