刘丽
（陕西航空电气有限责任公司，陕西西安713107）
摘要：档案管理工作要结合信息化技术，提出高效的针对性解决策略，制定完善的档案管理方案，加强保密性及安全性的防御，加强相关人员的专业培训，以提高信息时代档案管理工作的效率。
关键词：信息时代；档案管理；工作面临；问题和对策
1文书档案管理职责和现状
1.1管理职责
文书档案是档案的一部分，各个职能部门在工作活动中，形成的文件材料均由档案室统一管理、统一监销。因此，文书档案的管理任务，就是收集各个职能部门的归档文件，按照规定要求进行分类、整理、保管，为相关活动提供信息。对文书档案进行管理时，基本要求如下：（1）贯彻落实党和国家的保密保卫制度，防止文书档案失密、泄密；（2）为方便查阅利用，必须编制文书档案的目录和索引；（3）文书库房要防火、防尘、防潮、防盗、防光、防虫、防鼠，办公室和库房分开设置；（4）定期检查文书档案的保管情况，破损变质的及时修补、复制。
1.2管理现状
1.文书档案数量增多。企事业单位在运营管理中，文书档案数量不断增多，尤其是数字化文书档案的出现，虽然方便了管理工作，但档案数量呈现指数增长，为管理人员带来不小压力。随着硬件、软件设备的使用，管理思想和技术的更新，传统的人工管理模式转变为信息化管理模式，可对档案信息高速传输、索引、存储，提高管理效率。2.档案信息需求量大。对文书档案进行信息化管理，一方面，可以满足用户的需求，为部门工作提供支持；另一方面，服务质量提高，能吸引更多的用户。但是，同时在线人数多，文书档案管理系统容易出现问题，例如因供应量不足造成中停现象。如此一来，会影响用户体验，轻则失去用户，重则损坏声誉，影响企事业单位的健康发展。3.对硬件设施的要求高。对企事业单位而言，文书档案管理部门认识到信息建设的重要性，将硬化设备的投入和管理作为一项重点，旨在构建出完整快速的互联网体系，不断提高服务器的功能和承受力，为用户提供信息共享平台。例如：有些单位购买稳固的硬件设备，有些企业着手建立资源数据库，为文书档案的管理打下坚实的硬件基础。
2信息时代文书档案管理工作面临的问题
2.1规范标准缺失
档案资料本身具有实用性、信息化的特点，管理时必须按照国家的规范标准执行，以保证档案的准确性、安全性。然而实际工作中，文书档案的管理存在不少问题，例如资料收集不全面、分类不严谨，管理形式比较落后，信息系统和网络平台的建设有差异。这些问题的存在，会影响文书档案的服务和资源共享，因此信息化管理的发展速度缓慢。
2.2软件不够透明
随着信息技术的发展，计算机、互联网、大数据已经走进日常生产生活，文书档案的管理从人工手动模式转变为信息化、自动化管理模式。对文书档案进行管理时，相关软件不够透明：一是和发达国家相比，我国的系统软件有一定差距，和实际管理需求不匹配。二是软件的使用不规范，管理中存在一些漏洞，容易造成信息丢失、泄露。三是企事业单位为了控制管理成本，软件长期不更新，影响管理效率和质量。可见，对软件进行合理设计，不断更新升级，才能满足实际管理需求。
2.3人员素质不足
文书档案的管理，最终落脚点还是管理人员，因此人员素质高低直接影响文书档案的管理成果。文书档案数量增多、档案信息需求量大，导致管理内容烦琐、要求更高，同时也对管理人员提出了更高的要求。实际调查中，发现管理人员的素质不足，一方面，企事业单位没有重点把关，人才准入门槛低，甚至聘用一些专业不对口的人员；另一方面，管理人员自身思想懈怠，没有积极参与培训，没有丰富管理知识体系，不适应信息时代下的文书档案管理需求。
3解决档案管理工作问题的对策
3.1加强信息化建设，实现软件兼容
加强信息化建设是解决信息时代档案管理工作不可缺少一部分。实现档案信息化管理的目的是共享档案资源，充分发挥档案资源在企业中的价值。因此，为了实现档案资源共享，档案管理部门必须引进先进信息技术，对档案管理模式进行创新，实现自动化处理，从而提升档案信息的检索效率。例如在进行档案资料分类存储时，档案管理部门可利用信息管理系统、CAD/CAM系统、资源管理系统以及ERP系统等对管理软件进行编程，通过计算机与多媒体技术将对文字类档案和图像类档案进行自动识别，并储存到相应档案信息库中，实现软件之间的兼容。同时可利用网络平台传输档案资料，实现信息资源远距离、无障碍的共享，这样不仅能够存储海量档案资源，还可避免出现传统档案资料管理的老化和损毁等问题。
3.2统一规范档案信息化管理标准
统一规范档案信息化管理标准、建立与档案有关的管理规章制度，对档案管理具有重要意义。随着科学技术发展与进步，档案管理手段日渐更新，必须建立完善与档案管理有关的工作体系，统一编制档案管理细则，并落实到位，从而提升系统软件的可移植性，实现档案信息化管理标准的规范化。此外，还需明确各个工作岗位的责任内容，将各个门类和载体的档案集中起来进行统一管理，让档案管理和企业工作实现同步考核、同步发展。
3.3提高档案管理使用的保密性与安全性
我国信息资源丰富多样，档案资源作为信息资源中的重要构成部分，在我国社会经济建设与发展中都起到重要作用。因此在信息时代档案管理工作中，必须建立完善档案信息安全保障体制，做好相应管理工作，以提升档案管理使用的保密性与安全性。信息技术的发展对于信息保管具有两面性，虽然客观上提升了管理效率，但是对于档案资料使用的安全性仍存在安全隐患。因此，为了提升档案信管理使用的安全性与保密性，必须更新传统管理观念，提升网络安全意识，采取有效措施方法预防不法分子的侵入，避免不法分子篡改、窃取档案信息。管理部门还需通过用户身份验证方式，加强档案信息管理，适时监控计算机网络系统，确保档案信息的保密性与安全性。例如加强对用户登录名与密钥的验证，借助密钥管理方式，提升系统使用的安全性。同时需要加强计算机网络系统的监控力度，在计算机系统中安装最新版本的杀毒软件，尽量隔离计算机的内网和外网，定期做好数据库的备份工作，以保证档案信息使用的安全性与保密性。
3.4建立完善有关的法律法规
建立完善有关的法律法规是档案信息化管理的安全与合理利用的保障。因此，在信息时代下，相关部门应顺应时代发展潮流，建立完善有关的法律法规，为档案信息化管理提供法律依据，真正做到有法可依、有章可循，以满足档案管理未来发展的需要。
3.5加强专业人员培训
加强资源数据库建设时，同时必须有一支技术水平高、责任心强的运维队伍定期对数据库运行进行维护管理，为数据库档案信息的使用提供安全性与完整性保障。目前中国石化档案管理系统需要各单位档案人员自行进行配置才能使用，系统操作性偏复杂，有些档案员有望而却步的心理，所以应该对该系统的运维团队定期进行系统操作培训，提升专业水平。
4结语
综上所述，文书档案记录了企事业单位的行政管理活动，具有重要的应用价值。分析可知，信息时代文书档案管理工作存在一些问题，必须严格规范管理，开发匹配软件、培养专业人才。
参考文献
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