李康胜
山东省巨野县独山镇政府 274900
摘要:近年来，随着社会的进一步发展，我国已经进入到信息时代，各个领域都逐渐注重信息技术的应用，档案管理领域也不例外。文章对于档案的管理重要性进行了介绍，结合实际工作中出现的弊端和原因进行了详细的阐述。并且最后提出了针对于档案信息化措施提出了一定的解决办法。通过总结得出，当前档案管理工作需要突破传统的工作模式，架构信息化档案管理体系，保证企业档案的安全完整，并且具有系统性，增加档案安全的科学安全系统特点。
关键词:档案管理;安全管理;信息化;规范化
一、前言
档案的管理有着极大的系统性，逻辑性，需要进行一系列的科学完整有规律可循的管理办法。通过对计算机信息技术加以有效运用，有利于更加有序地开展档案管理工作，实现档案信息资源的共享。档案管理工作人员借助网络共享相关数据库，达到档案目录共享的目的。除此之外，通过将信息技术手段引入到档案管理中能够大大提高档案信息的传输速度，对信息传送流程进行简化，实现档案使用效率的最大化，最终有效解决以往档案管理中效率较低的问题。另外在互联网技术、计算机技术的辅助下，促使档案信息收集、处理及存储更具高效性和安全性，还能够实现对档案信息进行加密处理，在极大程度上提高了档案信息管理的安全性。
二、当前档案安全体系建设中存在的问题
1.档案管理的安全意识不足
信息化的发展，也给我国档案管理事业带来了极大冲击，然而我国档案管理体系依然具有诸多问题，无法跟上社会发展的步伐。尽管我国档案管理事业已经进入到信息化发展阶段，然而依然有很多问题亟待解决。从而可知，实现档案管理信息化的过程是十分复杂的，以往的档案管理与管理创新之间具有一定的矛盾，应该应用切实可行的措施进行有效解决。
2.档案资料管理制度不够完善
（1）缺乏完善的档案管理制度，档案管理人员在实际工作中无章可循，这就大大降低了工作效率；（2）领导者忽视档案管理工作，这就导致档案管理制度无法落到实处；（3）档案信息化的保护不到位，相关人员未对档案资料的存储和保管引起足够的重视，这就导致档案信息发生丢失、损坏等情况。
3.档案信息化管理尚未实现规范化
（1）因为受到管理方式和体系的影响，不同的档案管理部门之间并没有形成统一的规范，以政府部门为例，其当前并没有形成标准化的档案管理体系，这项工作的开展依然处于分散状态，在档案管理过程中各部门之间所需执行的政策、法规还存在一定的差异，甚至存在矛盾和冲突；（2）在信息时代环境下，我国档案管理处于动态变化中，这就要求其具备更强的时效性。
三、提升档案安全体系的管理措施
3.1构建数字化档案信息数据库
（1）档案管理工作人员需对计算机技术、互联网技术等先进技术进行充分利用，将所有的纸质档案转变和录入成数字化档案；（2）依据科学的规范和要求，进一步优化处理经数字化与信息化处理的档案信息、资料，构建起数字化档案的基本目录数据库，使得档案信息能够一清二楚，确保使用者可以明确查找方向，从而更加简便和迅速地查找所需资料，还能够在极大程度上减少办公系统使用过程中对内存的需求；（3）结合数字化档案的实际内容来进行科学分类，可划分成多个不同的专题，然后构建起档案信息数据库，确保该数据库具有一定的开放性，从而有效实现各部门之间的档案共享和互通，使得档案资料得到最大化的利用。
例如，档案管理人员通过构建数字化档案信息数据库，借助相关电子设备来完整地扫描纸质档案，并且将全部档案文件录入到数据库之中，然后结合档案的类型、时间及任务来对全部档案文件进行合理划分，使用者只需输入关键词即可获得相关内容，从而不断完善我国信息化档案管理工作。
3.2建立并优化档案管理机制
（1）完善档案信息化管理制度。无论是何种管理，完善的管理制度都是其重要的支撑条件，而档案管理信息化建设也必须积极建立完善的相关管理制度，清晰地划分相关人员的工作职责，确保工作人员的工作能够有章可循、有据可依，以此来提高工作效率，强化档案管理的信息化水平；领导者应提高对档案管理工作的重视程度，并建立科学合理的监督制度，以此来确保相关管理制度能够落到实处，最终有效提高档案信息化管理。（2）完善档案管理系统。需确保档案管理方面具备足够的资金投入，并结合自身具体的情况和工作需求，对档案管理的硬件建设进行科学地规划和实施，配备适合企业档案管理信息化发展的相关设备，如专门的计算机、扫描仪、数码照相机、录像机、打印机等，还需配备符合档案防虫、防潮、防尘、防火、防盗、防污染等规范化库房；同时，应加强档案管理信息系统的建设，涉及到智能分类系统、信息安全系统及档案管理软件等建设，尽可能符合档案管理收集、识别、分别、存储及检索等功能需求，从而有效实现档案管理的信息化、数字化及网络化建设。（3）运用多样化的档案信息服务形式。第一，借助微缩技术服务。由于档案管理中往往会涉及到很多十分珍贵和重要的档案资料，工作人员必须非常谨慎地保管这类资料，不仅要避免其受到损坏，还要避免其被盗或是丢失，这就需要借助微缩技术来缩减资料，从而更加妥善地保管；第二，借助信息技术。由于档案管理中往往涵盖着极多的资料信息，并且非常繁杂，故而必须强化信息化建设，充分发挥信息技术的强大优势，从而更加高效、科学地处理档案信息。（4）加强对电子档案的保护。由于电子档案很难从表面辨别出文件有没有被篡改，所以工作人员必须保证在具体工作中不会随意修改相关资料，确保电子档案资料的原始性，并且在档案资料收集时应把文件设置成只读模式，防止他人在阅读时修改档案资料；同时，由于电子档案保管是以硬盘为介质，极易受到温湿度的影响，严重情况下则会导致其完全无法识别，故而相关工作人员必须高度重视电子档案资料的保管工作，为其提供合适的物理环境，还应定期对硬盘进行严格检测，及时发现潜在的危险并加以有效处理，从而更加妥善地保管电子档案。
3.3有效提升工作人员的综合素养为了能够有效促进档案管理信息化的科学发展，相关部门必须高度重视档案管理人员综合素养的提升，具体做到以下几点：（1）加强档案管理信息化培训。积极转变档案管理人员的思想观念，调整其服务态度，提高其应变能力，使之树立主动的服务意识，还需让其更加充分地掌握档案管理知识和先进科学技术，具备较强的信息整合能力和较高的时事热点信息搜索能力，从而有效提升其专业能力和业务水平；（2）加大人才的选拔力度。通过制定出科学、规范的考核体系，定期对档案管理人员的工作情况和表现等进行综合考核，从而筛选出满足档案管理工作岗位职责和技术能力要求的专业性人才，然后进一步强化这类人才的培训，从而显著提升其岗位的适应能力。
四、总结
本文根据工作经验，对于档案管理工作中存在的一些问题进行了描述，并且提出了个人的理解和解决思路。对于档案管理人员，需要做的不仅仅是做好当前的工作，还应当对于当前的工作模式不断思考探索，创新新的工作形式。提高从业人员对于档案管理的重要程度的认知。同时借助高新技术对于档案进行信息化收录管理，做好档案备份和应急预案。做到有据可查，同时对于档案的整理要用心，到档案收录具有系统性，逻辑性，科学性保证档案的完整，便利，安全，保密性质。
【参考文献】
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