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建筑工程档案资料管理的优化研究陈彬

发表时间：2021/4/30 来源：《基层建设》2021年第1期作者：陈彬

[导读] 摘要：对于工程建设人员而言，档案资料的有效管理有利于节省时间，减少时间浪费，因此在工程档案管理工作中加深信息化应用程度是必然的趋势。

        天津二建建筑工程有限公司天津市 300141
        摘要：对于工程建设人员而言，档案资料的有效管理有利于节省时间，减少时间浪费，因此在工程档案管理工作中加深信息化应用程度是必然的趋势。但是要想更好地在档案管理中应用信息化技术，就必须对当下信息化在档案管理工作中的地位进行分析，然后采取相关的措施，进一步提高信息化在各工程档案管理工作中的作用。
        关键词：建筑工程；档案；资料管理
        引言
        建筑工程中的档案资料是记录工程设计施工的非常重要的内容，在工程的施工和管理中都发挥着极其重要的作用，是管理者进行工程管理的主要依据，同时也是建筑在后期的使用维护中的重要的参考。建筑工程的寿命一般都比较长，在漫长的使用过程中一旦需要对建筑进行修缮、改建等，如果没有原始的工程档案资料做参考，就无法进行合理的设计与施工，甚至会由于对建筑物在建设中的强度以及应力等方面的不了解，盲目进行扩建和改建导致重大的安全事故的发生。因此，对建筑工程档案资料的管理是非常重要的，也是确保我国建筑行业长期稳定发展的重要保障。
        1 建筑工程档案资料管理的重要性
        运用科学、有效的建筑档案管理方法，能够展现出企业内部质量控制体系的管理水平，还显现出企业管理人员对内部档案管理的重视程度。另外，国家对建筑工程档案管理也作出了明确的要求。住建部提出建筑施工过程中，对建筑档案必须严格管理，如果档案资料管理不符合要求，则认为工程质量不合格，可见档案资料管理在建筑工程中的重要性。国家住建部的严格要求，在一定程度上提高了施工单位对档案资料管理的重视程度，从而保证在建筑工程项目施工时，认识到建筑工程档案资料管理的重要性与紧迫感。
        2 工程档案管理中问题分析
        2.1档案管理人员管理意识薄弱
        在建筑工程从开始规划、设计到施工，再到最终的竣工验收，这个过程中要产生大量的档案资料。而档案管理人员在这个过程中并没有重视对档案资料的整理以及分类归档，主要是根据工程的进展情况准备当前需要的资料，而这种情况容易导致工程施工过程中出现异常，由于资料的缺失对很多信息无处查询，无法做到对问题的有效追溯。还有在使用档案资料时，并没有做好详细记录也没有相关的管理制度，导致工程资料在使用中出现丢失以及缺损的情况，这样就无法确保档案的完整性。另外，工程竣工交付后，管理人员往往以为这个工程已经彻底结束了，从而忽视对其工程资料的整理归档，最终导致工程资料的不健全。给后期的资料查询以及建筑维护带来了很多困扰。
        2.2工程档案管理制度不完善以及落实不到位
        我国的建筑工程建设虽然发展迅速，但是由于不同企业之间的水平以及管理制度的差异，很多规模比较小的建筑企业的在建筑档案管理中还是存在非常多的问题。这些小的建筑企业往往更加重视企业的经济效益，而忽视了对制度的建立和健全，没有制定完善的档案管理制度，建筑的档案资料管理过程中随意性很大，并没有完善的借阅或者使用的制度和流程，往往在这个过程中容易造成资料的丢失。而且随着当前建筑工程规模的不断扩大，档案资料的种类也越来越多，如果没有系统的档案管理制度做保障，很难使工程档案资料管理工作真正落到实处。
        3 提高工程档案管理的措施
        3.1加强建筑工程管理者对于档案管理工作的重视
        建筑工程资料对于工程的建设和管理具有十分重要的作用，而且在工程后期的保养维护中都起着不可替代的作用。如果没有工程资料做支撑，管理者很难准确判断工程的具体情况以及经济效益，也就无法做出正确的决策，最终会给企业带来巨大的经济利益损失。

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因此在进行建筑企业管理时，要提高员工工程档案资料管理的意识，从档案资料的重要性入手，通过培训教育提高全员对于工程资料的重视程度，建立档案资料管理的相关制度，并且根据企业的实际发展情况设立专门的档案管理岗位甚至是档案资料管理部门，将档案资料的管理制度化、规范化，资料在记录、存档或者借阅中都要遵循相关的流程制制度，使企业的档案管理工作真正落到实处。
        3.2不断完善档案资料管理制度
        建筑工程的档案资料管理不仅仅是简单地对工程资料进行保存，而是要通过完善的管理制度对从档案的形成、各部门的签字确认、不同施工阶段资料的整理以及最终档案的归档，这一系列的过程都是档案管理的重点。为了能够加强档案的管理工作，需要不断完善企业档案管理的制度，并且参考国家对于工程资料档案管理的相关规定进行制度的补充完善。其中需要明确工程项目单位、施工企业以及监理单位在工程建设中的职责等，使档案管理的各个环节都能够流程化、系统化，完善档案的借阅登记制度，避免档案在使用过程中丢失。出现问题能够有效地追踪到当事人的责任，提高每一位工程参与者对档案资料的重视程度。
        3.3营造良好的电子档案存储环境
        存储环境对电子档案的完整性有着重要影响，良好的存储环境有利于使电子档案一直保持可用的状态，也是使电子档案管理实现信息化的必要条件。而对工作人员而言，如何营造良好的存储环境一直是个难题。要想确保电子档案能够长期保持完整可用的状态，不仅要有先进的技术，还要有先进的管理方式。不管是要对档案进行提取、保存还是迁移，工作人员都要确保电子档案始终保持完整状态。因此，在管理过程中，工作人员要保证相关数据处于安全状态。工作人员需要及时开发和引进先进技术，加强对各类病毒的检测和查杀，还要对电子档案的存储环境进行实时的监测，一旦出现威胁电子档案安全的因素，工作人员应及时接到相关检测信息并采取应对措施。
        3.4切实提升工程档案人才队伍素质
        信息时代对工程档案管理提出更高的要求和挑战，因此必须切实提高档案管理者梯队建设，打造一批懂专业、高素质、具有创新精神的档案人才队伍。首先，保证工程档案管理者相对稳定，注重高级、中级和初级人才的合理结构配备。另外，由于工程档案具有较强的专业性，开发工程档案信息资源必须对工程专业技术深入了解，为此大中型企业工程档案部门应吸纳一定比例的干部加入，发挥其作为工程档案信息研究开发的骨干作用和引领作用。其次，定期组织对工程档案工作者的教育培训。教育培训可以采取通过参加省市档案局的继续教育培训、网上答题、邀请档案专家莅临讲座等多层次、多渠道的方式进行，培训后，定期对档案人员考核，将考核指标与年终的绩效考核挂钩，提高工程档案的效率，从而推动工程事业的健康顺利发展。
        结束语
        随着建筑行业发展速度越来越快，建筑施工企业也面临着较大的挑战，企业在发展过程中应注意各个环节的均衡发展。建筑工程档案资料管理在企业管理中占据重要地位，越来越多的建筑施工企业在管理过程中重视建筑工程档案管理工作，从企业自身实际出发，运用科学的管理方式，构建有效的管理体系，提高管理人员的专业素养，推动了建筑行业的可持续发展。
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