济宁市公路管理局曲阜公路局 273100
摘要：档案对人们的生活和工作都是非常重要的，甚至关系着社会的稳定。我国档案管理模式和大数据结合起来，进行了一系列的改革创新。大数据当中蕴含着极大的数据资源，工作人员可以通过大数据快速的调取信息，使档案发挥更多的价值。如果想要让档案管理更具有数据化科学化的特征，档案管理的工作人员必须要将二者有效地结合起来，从而使档案管理的水平有所提高。
关键词：电子档案；档案管理；作用
引言
信息技术的每一次进步，都促进了档案管理模式的极大变革。以云计算、物联网、社交网络、移动互联网等IT新技术广泛应用为标志的“大数据”时代的来临，推动档案管理朝着小空间、低成本、高效率、可循环、智能化的方向快速发展，管理档案变得更加简单。但由此带来的一系列问题也逐渐显现，如档案信息易被篡改、伪造和窃取等，信息丢失、泄密及病毒侵害等问题也给档案信息带来了不容忽视的安全威胁。如何提高档案信息的安全性，成为大数据背景下一个值得探讨的问题。
1基于大数据的档案管理模式特点
1.1明确档案管理职能义务
比较传统的档案管理工作相对较为复杂，需要很多工作人员通过人工完成一系列档案管理的工作，而且工作效率比较低，工作人员较多，分工并不明确，还有一些工作人员出现了消极怠工的情况。这样的工作环境很难提升档案管理的效率，还会让档案管理部门的工资预算超额，经费紧张。而且在大数据时代下，对档案管理的模式进行创新，可以让档案管理的工作人员职能义务更加明确，通过合理的分工，让每一个工作人员都可以明确自己的责任，签订责任承诺书，再将责任可以落实到每一个人的身上，真正做到人尽其才。这样可以有效地提升档案管理的工作效率，使档案管理可以发挥更多的作用。
1.2调整档案管理的重心
落后的档案管理工是把纸质档案资料相互整合起来进行归档管理的，这会使得档案管理的工作内容较为局限。而比较落后的档案管理需要容纳纸质档案的足够的空间，避免档案出现受潮发霉的情况，档案存放需要比较严格的存放条件。把大数据和档案管理相互结合起来，工作人员可以在计算机里建立数字化档案系统，档案管理形式成为数字化的档案信息，在对档案提取的时候变得更加方便快捷，而档案管理工作的中心任务也变成了对数据的审核。在大数据的时代，档案管理的模式应该更加注重对当然数据真实性的调查。如果想要充分的发挥档案管理的价值，首先就是要保障数据是真实的。比较传统的档案管理主要是为了收集信息，同时对档案进行整理，然后分类和归档，步骤比较繁杂，这也使得档案管理的工作效率相对比较低。而档案管理的工作人员如果忙于比较低效的档案管理工作的时候，就很难发挥出档案管理的优势，并且也很难将档案数据的价值发挥出来。
2“大数据”背景下档案管理信息安全所面临的问题
2.1档案信息收集环节风险
档案信息收集，主要有电子文档和纸质档案的数字化收集。在此过程中，纸质档案的载体、存储空间和表现形式都出现了一定程度的改变，载体容易被更替，存储空间容易被任意压缩或扩大，表现形式任意被更改，这都对档案的原始性和真实性产生影响。此外，档案信息量爆炸式增长，纸质档案种类繁多、数量巨大的数字化处理，档案管理的难度可想而知，信息在收集过程中极容易出现漏收或错收的现象，无形中增加信息安全风险。
2.2档案信息管理环节风险
数字化档案的管理，对存储系统有较大的依赖性。档案信息转移时，要经过不同系统的多次读取与录入，数据容易出现冗余、丢失、替换、改写等，档案的原始真实性难以保证。
用于存储和管理档案数据的计算机软硬件系统故障、计算机病毒、黑客攻击等都可能造成数据被恶意使用或篡改，导致档案数据的丢失或损坏
3管理方法的转变
3.1转换了信息收集方式
传统档案管理方式由于信息技术的手段较落后，部分历史数据难以被有效保存，其不得不限定保管期限或划定归档范围，保存部分代表性或重要性较强的数据资料，在档案类型与数量逐渐增加的情况下，该方式难以适应当前档案管理。随着数据信息的增加，信息收集的方式也要适应时代发展，若采用传统管理模式，不但会降低档案管理的效率，还会进一步影响档案资料内数据信息的完整度。借助大数据技术档案管理者进一步改进了档案管理的数据范围，在覆盖原始数据的基础上，信息采集模式也发生了相应改变。随着电子数据与信息资源的增加，档案管理系统中的功能与运用方法已发生较大变化，大数据技术可依照档案发出的时间或种类为其依次排列，在保证档案资料完整度的同时，防止出现重复归档等浪费资源的现象。
3.2转变档案保管方式
在传统档案管理中其多数资料为纸质材料，电子档案，如视频音频材料或管理文件仅视为辅助性手段，因而其档案管理的成本较少，且检索时间不长。在大数据技术的快速发展后，档案资料中的数据信息出现较大变化，出现了数据库系统、声音、影像、图形、图像、文本与多媒体链接等多种形态，其呈现方式多为邮件、图片、网页等，其内部的数据信息隐藏着多种价值，因而运用大数据技术分析与挖掘档案信息极有必要。在文件信息的储存方式上，档案管理人员应适时优化信息存储结构，借助光盘存储介质融合非结构化与半结构化数据，有效促进档案资料的检索效率。例如，某电力有限公司在进行内部档案管理时，为存储更多的数据信息，管理人员转换了管理模式，其设置了专业化的信息管控平台，利用内部的数据挖掘技术改进了档案管理的效率。
3.3建立完善的档案应用机制
在传统档案向电子档案转换的过程中，需要借助完善的系统完成传统档案向电子档案的转换。不仅如此，由于纸质档案的处理流程和电子档案的处理流程不太一样，因此还需要对电子档案管理系统进行一定的调整，从而促进信息系统能够安全稳定地运行，通过完善内部的控制机制，从而使电子档案的安全性得到有效的保障。在电子档案管理过程中，由于需要借助互联网技术，因此需要考虑一些潜在的安全隐患，并制定相应的预防措施，由于电子档案管理的数据量较为庞大，因此在工作的过程中极易受到计算机病毒和黑客的攻击。为了提高电子档案管理系统的抗病毒能力，应当安装正规的杀毒软件，并为计算机设置防火墙，从而避免黑客的攻击。而在实际的操作过程中，由于档案管理人员的操作水平有限，缺乏系统的管理措施，因此在录入信息时有时会出现失误，影响信息的质量，因此要提高管理人员的操作水平，采取有效的管理措施，提升电子档案的真实性、规范性。
结语
大数据时代给档案管理的工作也带来了很多挑战，工作人员需要主动应对，并且充分利用大数据所带来的正面影响以及优势。积极改革创新信息技术和管理模式，通过不断创新服务内容。提高对资源的收集力度，使用更加安全的措施，使档案管理工作效率获得发展。
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