程显晶
中交天津港湾工程研究院有限公司 300222
摘要：在现代企事业单位中，文书档案管理是一项基本的工作内容，用以辅助开展其他工作。但信息化时代的到来却给文书档案管理工作提出了一些挑战。文章阐述了文书档案管理信息化建设的必要性，分析了现阶段文书档案管理信息化建设普遍存在的问题，并对应的给出了调整措施。希望对文书档案管理工作的信息化建设提供帮助。
关键词：文书档案；文书档案管理；信息化建设
在企事业单位、政府机关部门以及一些团体组织在进行社会管理活动时都会通过文书档案的形式保存一些重要的资料文件，通常来讲记录的都是社会组织从事的财务管理、党群管理、业务管理以及人事管理等各方面的管理活动。信息化如此发达的时代，很多先进的技术方法可以给文档管理工作带来很多便捷，但是目前阶段文书档案管理工作想要实现信息化建设尚且存在一些问题亟待解决。
1.文书档案管理信息化建设的必要性
1.1信息化建设是必然趋势
当前社会是一个信息化技术十分发达的时代，各类先进的技术手段为人们的工作和生活带来了诸多便利，各个行业都在顺应时代的发展采用先进的技术来提升企业在市场上的竞争力[1]。文书档案管理工作作为一项基础的管理工作，理所应当的也需要利用信息化技术为自己开展技术革新，顺应时代发展的趋势。
1.2信息化建设可以提高工作效率
文书档案记录的通常都是社会组织从事的一些管理活动，传统的文书档案管理都是通过手工的方式归纳、整理、存档，依靠这种方式进行管理，不仅工作量大且繁琐，而且手工操作还存在一定的失误率。而信息化时代，传统的手写文书档案可以转变成电子数据文档的形式，输入一次便可以实现重复的调取和共享。信息化的文书档案管理可以更加的便捷，管理人员在传输和发送可以很轻松的完成，大量的节省了工作耗费的人力物力成本以及时间成本，最重要的一点还大大提升了工作的效率。而且，面对传统的文书档案管理时需要人工检索来调取文件的状况，信息化管理可以不受时间和空间的限制实现自动化检索，不仅节约了检索的时间，还保证了检索的准确性。
1.3信息化建设可以延长文档保存期
电子数据文书档案相比于传统的纸质文书档案大大延长了保存的时效。传统纸质的文书档案在保存时，对外界环境的要求很多，十分容易造成文档损坏的情况，抛开意外情况不谈，即使长期处于空气湿度较高的环境中，极易造成腐坏的发生，而且档案上的文字使用的油墨在经历一段时间的储存后可能出现被氧化而看不清的情况。这些问题电子文书档案却并不存在，大数据时代，使用电子设备来存储文书档案，不仅不易损坏还便于携带和使用，不受时间和空间的限制，而且能够长时间的储存下来。
2.现阶段文书档案管理信息化建设普遍存在的问题
2.1管理人员缺乏职业素养
很多企事业单位使用的文书档案管理人员并非科班出身，往往都是其他岗位调岗转过来的，并没有对文书档案管理工作存在多大的兴趣，而且在转岗过来之后通常也不会得到专业性的工作培训[2]。在这种情况下，文书档案的管理人员并没有较高的职业素养，对文书档案管理工作的专业知识也不甚了解。文书档案管理工作十分繁杂，需要具备科学分类、适度解析等综合的工作能力才能胜任这项工作。
2.2缺乏对文书档案管理工作的认识
通常情况下，企事业单位的经济效益跟文书档案管理工作没有直接的影响，这项管理工作只是基础性的文职类工作，日常对一些资料进行整理和收集。
所以，文档管理工作对于很多企事业单位来说，不管是上级领导还是基层员工，都没有对这项工作引以为重。在这种认知中，文书档案管理工作的开展便缺乏了系统性和科学性，甚至还会以应付差事的态度使这项工作变成表面文章，文档案件的内容和数据的真实性和准确性令人质疑。
2.3缺乏信息化的管理
随着时代的发展，电子类的文书档案不断增多，但是很多企事业单位仍然使用文本模式下的管理理念和管理方法来开展工作，这种情况下企事业单位的文书档案管理工作显然不能满足实际的需求。此外，很多企事业单位并不愿意将资金投放到文书档案管理工作的信息化建设当，对于专业人才的引进以及技术手段的升级都没有得到推进，那么文书档案管理工作也就相应的不能实现管理上的标准化、规范化、集中化以及流程化。
3.文书档案管理工作信息化建设的建议
3.1建设高素质管理人才团队
很多企事业单位在文书档案管理工作上使用的都是年纪稍长的人员，而社会的发展会积累越来越多的文书档案资料，这些工作人员很难满足新时期对文书档案管理工作的要求。目前，各行各业都在使用“互联网+”思维提升工作效率[3]，文书档案管理工作也可以将这种思维和方法引入到日常工作中，增设时下流行的信息技术手段和信息技术设备以此开展信息化的文书档案管理工作。而信息化建设就必须对管理人才的素质提出较高的要求，使信息化建设能够顺利的开展。管理团队的人才建设可以从两个方面开展，一方面是积极引进拥有先进技术手段的年轻人才，使现有文书档案管理团队的年龄结构能够变得更加多层次，使团队的工作氛围能够变得更加积极活跃；另一方面可以对现有的文书档案管理人员增加信息化教育培训计划，提升他们使用信息化技术开展工作的能力和熟练度，或者不定时的开展一些互相学习与交流的活动，帮助管理人员养成自我学习的意愿。
3.2提升对文书档案管理信息化建设的认识
文书档案管理工作开展信息化建设是十分重要的，不论是上层管理者还是下层普通职员都必须要对其重要性引起深刻的重视，并在实际工作中积极的应用信息化技术来推动文书档案管理工作的信息化建设。想要培养员工的这项认知，需要持续的突出信息化的基础地位，利用创新思维将文书档案工作中的各个环节同信息化技术紧密相连，在应用的过程中使员工的信息化思维得以培养。此外，面对文书档案管理工作信息化建设的资金投入不能过于吝啬，为满足不同领域文书档案管理的需求应当多层次的引进信息技术设备，推进文书档案管理实现信息化的有序整合和科学分类。
3.3构建信息化的管理系统
为文书档案管理构建一个一体化的信息化管理系统可以方便文书档案的管理、使用以及资源共享，能够使文书档案管理工作得到综合效益[4]。信息化文书档案管理系统可以借助计算机网络技术实现很多强大的功能，比如检索功能。在构建信息化的管理系统时需要注意的是，应当选择使用那些标准的信息化设备和主流的信息化产品，避免由于设备和产品的升级造成一些本不必要的损失和资金浪费。在对系统进行设置时，还需要对响应时间、传递速度以及吞吐能力进行综合性的考量，使设备能够被合理化的运用。
结束语：目前社会环境下，信息化建设对于很多行业和很多工作来讲都是非常重要的，对于文书档案管理工作的信息化建设而言，目前还存在管理人员缺乏职业素养、缺乏对文书档案管理工作的认识、缺乏信息化的管理等问题，应当建设高素质管理人才团队、提升对文书档案管理信息化建设的认识、构建信息化的管理系统，以此来推进文书档案管理工作信息化建设的进程。
参考文献：
[1]高玲俐.基于信息化背景的文书档案管理工作创新路径探索[J].信息记录材料,2020,21(10):83-84.
[2]常淑玲.信息化环境下如何创新文书档案管理工作[J].文化产业,2020(08):131-132.
[3]王小媚.如何通过信息化技术提高企业文书档案的管理质量[J].陕西档案,2019(06):54-55.
[4]邵冰.档案信息化建设视角下文书档案管理的必要性及突破[J].信息记录材料,2019,20(09):58-59.