卫生计生综合监督执法局档案管理现代化分析

发表时间:2021/4/30   来源:《中国建设信息化》2021年1期   作者:曾江涛
[导读] 在卫生计生综合监督执法局档案管理工作中还存在部分问题,这些问题在一定程度上局限了其中档案管理工作的发展,同时也令其中的档案管理工作存在缺陷,基于此,便需要对其中所存在的问题做出系统性的分析与探索,在明确其中问题产生的因素之后便可以具有针对性的定制改善措施,从而全方位保证档案管理工作的质量。
        曾江涛  
        山东省鄄城县卫生局卫生监督所  山东  鄄城  274600
        摘要:在卫生计生综合监督执法局档案管理工作中还存在部分问题,这些问题在一定程度上局限了其中档案管理工作的发展,同时也令其中的档案管理工作存在缺陷,基于此,便需要对其中所存在的问题做出系统性的分析与探索,在明确其中问题产生的因素之后便可以具有针对性的定制改善措施,从而全方位保证档案管理工作的质量。
        关键词:卫生计生综合监督执法局;档案管理;现代化
        卫生监督档案管理的主要目的是为卫生监督工作服务。随着公共卫生体制改革的深入,卫生监督机构档案管理工作遇到了前所未有的机遇和挑战,进入了一个新的发展时期。如何充分发挥档案的作用,最终为社会服务,是各级卫生监督机构共同研究和解决的重点和难点。档案管理现代化是推动卫生体制改革不断健康发展的重要力量。
        1卫生监督档案管理中存在的问题
        1.1卫生监督档案管理的配套机制未充分建立
        卫生监督企业体制改革在卫生监督业务的发展上取得了辉煌的成就,创造一个科学、有效的监管模式,但是基本的档案业务仍然躺在文件组织系统的次要位置,需要进一步完善文件管理制度创新、文件信息资源开发,拓宽服务渠道和手段对卫生监督的支持。如今的文件管理仍在收集物理文件阶段,电子档案和档案材料的“双轨”集中管理机制上举步维艰,特色专业的档案、文件、重大事件,如文字、语音、图像文件收集等工作还不够。
        1.2卫生监督档案管理的科技含量不高
        在许多基层的监督档案管理,仍然使用手工归档操作方式,文件的收集、整理、档案基本上是通过手动操作,一方面,工作量很大,影响工作效率,另一方面在查阅、借用档案非常不方便,在很大程度上影响档案的准确查询和准确的应用,难以充分发挥档案的价值。随着社会的进步和发展的卫生监督企业,包含更广泛的卫生监督文件,所服务的文件对象越来越复杂,越来越多的新档案,仅仅依靠体力劳动不能跟上时代的步伐,而仍未能电脑,扫描仪,和光盘存储技术用于文件管理,将严重限制管理效率和利用效率,手动的文件管理信息过程是缓慢的,不能适应社会发展的要求和当今国家的发展形势。
        2卫生监督档案现代化管理的实施策略
        2.1加大信息化档案管理人才的培养力度
        人才在档案管理中起着举足轻重的作用。在档案信息管理的过程中,人们一方面负责管理和运营所需基础设施的建设和维护,另一方面负责软件系统的开发和维护,以及各种档案信息的处理、整理和保存。然而,目前许多计划生育和卫生机构的档案工作人员并不具备这些素质。他们大多缺乏基本的专业知识、计算机和网络知识、档案管理知识和图书馆信息资源管理知识。培养适应当今社会的信息档案管理人才是一项紧迫的任务。首先,要加强一线档案人员的培训,提高一线档案人员的工作能力和知识水平。另一方面,要引进与档案管理相关的管理人才,给他们良好的条件,让他们坚守岗位,发挥特长,加强档案管理人员队伍。
        2.2卫生监督档案管理规范化建设
        基础的业务工作是档案工作现代化的必由之路。档案管理的标准化不仅要求设备配置的现代化,而且要求管理标准、管理技术和管理思想的标准化,以适应形势的发展和要求。卫生监督领导高度重视档案管理工作。近年来,他们加大了对档案基础设施建设的投入,增加了档案办公用房,配备了电脑、打印机等设备,并要求按照上级规划对档案用房进行改造和布局。利用计算机完成了文件管理、计算机辅助归档、文件各内容的信息存储与检索、文件软件管理、文件仓库管理的集成,从而提高了文件管理的效率和质量。

单位使用多媒体技术来存储各种航空公司的文件,如静态图像、手稿、短信、照片、录音和视频。利用计算机的数字形式进行综合处理的文件,这样用户可以查询档案,利用各种形式的信息,如文字、图片、声音和视频在任何时间进行了查阅。改变了传统档案文本、图像、声音等不同载体的信息相互分离存储,难以有机结合,提高了档案管理和处理的效率。
        2.3创新档案管理技术
        首先应组建管理技术研发团队,借鉴与学习国内外先进的档案管理技术;其次,随着信息技术的广泛应用,办公方式逐渐趋向自动化、网络化、系统化、标准化,电子文件也由此诞生。因此要加快纸质化管理向电子化管理,采用开放、灵活、虚拟的管理方式。档案管理部门通过采用、计算机、网络、光盘存储、图文扫描等技术手段来对各部门、各地区的电子文件进行集中式的管理。从而提高档案管理的工作效率;另外,针对偏远山区或地区的卫生及计生局的档案管理,应该适当对其财政与技术上的扶持,推动其趋向信息化与现代化建设;还有就是注重引进国外先进的管理理念与技术,革新档案管理的方式,使之顺应现代化与信息化时代的发展要求,促进档案管理迈入数字化、科技化的发展进程中。
        2.4完善档案管理体系
        完善档案管理体系,对整个系统进行全局掌控,对应每一个工作环节对接以及部门协调都能做出系统、科学、合理的安排。一是要对档案管理人员进行统一制度规定,规范档案管理人员行为,提高档案管理的责任感与使命感。与此同时,还可以邀请一些专业素质过硬,职业道德素养较高的员工分享工作经验,建立员工评比机制,激励管理工作的积极性。但是建立一套行之有效的奖惩机制与监督管理机制,针对不正当、不规范行为进行通报批评,严重违纪者,给予一定的查处与处罚;而对于工作表现突出、工作态度认真踏实、工作期间无重大失误的员工,给予奖励与鼓励。通过这样的机制建设,促使每位员工建立良好的工作态度,提高对档案管理工作的认知,在自己的岗位上发光发热。
        2.5提高对档案管理工作的财务预算
        提高对档案管理工作的财务预算也是提升卫生计生综合监督执法局档案管理工作成效的有效措施。在设计工作开展期间,需要财务工作人员在财务预算工作中投入更多的精力,并且提高对于档案管理工作的预算,确保在档案管理工作中拥有充沛的资金可以调用,从而保证卫生计生综合监督执法局可以及时更新档案管理设备,并且在档案管理工作中安排足够的工作人员,进而有效提升档案管理工作的质量与效率,确保卫生计生综合监督执法局中的档案管理工作可以全方位的开展,并且在不断的总结与分析当中优化该项工作的质量。在提升档案管理工作财务预算的同时,还需要权衡其中各项工作的预算,确保在卫生计生综合监督执法局中的每项工作的财务预算合理,防止进入投入失衡情况的出现,兼顾其中每一项工作的财务投入,这样才可以有效保证在卫生计生综合监督执法局档案管理工作中的经济投入科学且合理,随后档案管理部门便可以依照每年的财务投入来科学规划其中各项工作,平衡其中每一项工作的质量,确保其中各项工作质量达到最佳,优质完成卫生计生综合监督执法局档案管理工作。
        2.6做好卫生监督档案的事后监控
        事后监视是一种重要的管理活动,指的是对文件管理过程结束后产生的结果进行评估和应用。要做好两个方面的工作:一是设计科学合理的卫生监督档案管理验收指标体系和考核体系。综合考虑卫生监督档案的科学性、完整性、准确性和有效性。二是做好卫生监督档案的后期管理和总结工作。归档文档的形式包括音像、各种数据报告以及材料等,文件的内容涉及到大量的技术信息和数据,有一定的保密性,因此需要具备人事档案管理知识背景的人进行整理。
        3结语
        卫生计生综合监督执法局的档案管理工作水平与技术、人才、体制的引进与创新脱不开关系。坚持党和国家提出的人才兴国,技术强国的战略指导思想,借鉴和学习先进的管理技术与理念,培养高素质、有经验、富有创新能力的复合型人才,完善档案管理体系,制定行之有效的奖惩与监管机制,才能有效促进卫生计生综合监督执法局管理的全面发展与现代化建设。
参考文献:
[1]张颖,陈宏,张冬夏.浅析卫生监督执法档案管理工作[J].办公室业务,2018,293(12):139.
[2]许杰.浅谈医疗机构卫生监督执法工作现状与对策[J].世界最新医学信息文摘,2018,18(38):222+224.
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