蒿奇
中冶东方工程技术有限公司266555
摘要：近年来，在信息技术的带动下，档案信息化建设普遍得以开展，并取得了一定成果，但由于缺乏权威部门的统筹规划，各地区档案信息化工作各自为政，不合规范者比比皆是。因此，如何科学开发利用档案资源，有效推进档案信息化建设，是值得我们深思的问题。基于此，本篇文章对标准化在档案信息化建设中的重要性进行研究，以供相关人士参考。
关键词：标准化、档案信息化建设、重要性
引言
由于经济社会的迅速发展，企业为了在激烈的竞争中生存，使用信息化进行企业档案的管理工作必将是未来发展的必然趋势。因此，我国企业应当加快企业档案管理的信息化建设，通过运用电子信息技术，将档案信息数字化管理和并加以有效利用，使企业档案能够更好地为企业经营服务。
一、档案信息化建设概念
档案信息化建设，从比较广泛的方面来说，就是将档案中的各个领域的信息通过信息化技术来进行有效整合，并实现共享。从狭义的层面来说，将档案进行信息化建设管理，就是将档案中的一些资料通过信息化技术来对其进行处理[1]。目前，随着科技的不断进步和迅速发展，档案资料也越来越全面，内容也更加丰富，因此，将档案进行信息化建设，通过先进的信息化技术来改变档案传统的保管模式，利用数字化的信息技术载体将之前传统的纸质档案保管方式进行替代，使其档案管理更加便捷，同时档案资料也可以达到长期保存的目的，档案资源信息也可以通过现代化的信息平台，实现更加方便、快速的操作。
二、档案管理信息化科学发展的重要意义
2.1有利于提高档案管理效率
当前，我国科学技术和互联网技术得到迅速发展，我国的档案管理工作已开始广泛应用信息化技术手段，力求在极大程度上提高档案管理的成效。通过实现档案管理信息化，能够较好地提高档案信息的收集速度，也能够进一步优化档案管理工作，从而全面提高我国档案管理的工作质量和效率。在以往的档案管理工作中往往受到多种因素的限制，而实现信息化后，这一问题就得到了有效处理，人们可以随时随地查阅和传送档案信息，也可以有效利用网络来高效且迅速传送档案文件。
2.2实现信息资源的共享
企业需要适应社会发展的需求。当今信息化技术已然成为当今世界和社会势不可当的发展潮流，网络已在人们的生活与工作中如影随形，企业对高效信息的需求也越来越大，但传统的档案管理理念已不能适应未来市场经济需要，极有可能面临淘汰的危机，因此，笔者呼吁我国企业的档案管理信息化建设应势在必行。由于世界经济发展的本质是资源的共享，所以，企业应当具备轻松存储内部档案和交换外部信息的能力，从而提高办公高效性，建立与经济市场更密切的联系。优质的信息化档案管理不仅不会使公司的内部资料外泄，还能使企业的内部资料得到有效的共享。
三、我国档案管理信息化科学发展的具体对策
3.1加强档案管理信息化的基础配套
基础设施信息化建设是推进档案管理信息化建设的首要前提。一是硬件基础建设方面。立足电子文件管理系统和数字化管理的运行需要，必须建设大容量、快处理的信息资源数据库，设计满足多用户访问的服务管理系统，配置性能较好的服务器等硬件设备。同时，还要配备必要的安全防护、数字化加工等其他配套设备。二是软件系统建设方面。要加强底层分析，自下而上采集用户需求，针对不同领域、不同用户，加强需求侧调研，实现应用功能多元化。
可提供业务端和应用端，业务端面向档案管理工作人员，实现对档案管理日常工作全过程；应用端面向社会公众，实现对档案资料便捷高效、安全可靠的查阅和利用。要加强顶层设计，自上而下完善信息系统，加强供给侧调研，实现管理使用高效化，从档案产生、档案收集、档案存贮、档案维护、档案利用、档案销毁、档案安全等方面系统考虑，设计满足现代化档案管理要求的应用系统。三是网络环境建设方面。根据不同服务对象和范围，建设内部网络、政务网络、公众网络，制定规范标准，明确三个网络的功能定位，各司其职，独立运行，确保档案信息化运转有序，保障档案信息化管理安全有效。
2.2掌握标准，建立标准、规范的档案管理体系
档案信息化工作离不开信息化工作标准和规范的支撑，只有按照统一的档案信息化工作标准和规范，才能确保本地区档案信息化工作有序开展。因此，档案部门要掌握标准，建立标准规范的档案管理体系。一是要坚持档案基础业务的规范和标准。档案部门在平时的业务指导中，要严格要求，督促基层单位在档案工作各个环节中按照标准、规范去执行，这样就会避免因平时档案业务基础差而影响档案信息化工作。二是坚持档案信息化工作过程中档案软件和硬件的技术规范和标准。一个地区应使用统一的档案管理软件，档案部门在档案信息化工作过程中，无论是在数据库建立、数字化扫描，还是在电子文件管理、信息共享等方面，应坚持“统一流程、统一著录、统一数据结构”原则，确保档案信息化工作可持续发展，促进档案信息化工作规范化运行。三是要形成科学合理的规划体系。档案信息化工作是一项长期的、全面的、系统的工作，档案部门要结合实际，统筹长远规划，分期分步骤制定长期、中期、短期的工作目标，统筹推进、持续进行。
3.3加强管理人员的能力和素质
在档案管理工作中，档案管理人员要具备较强的心理素质和能力，要有较强的责任感以及认真的工作态度和服务意识，在档案管理工作中，要注重工作效率，在平凡的岗位上做出不平凡业绩，来提高自身的综合素质。同时，档案管理工作人员必须熟练规范地掌握管理系统电子文件的特征，以及熟练地掌握计算机和新媒体技术有关的专业安全知识，把档案信息资源的安全防范工作做到位，从而更好地保障档案信息资源的安全性以及完整性。要不断强化学习意识，积极参与信息化技术档案管理的培训和学习，对专业知识要做到全面了解，在平常的档案管理工作中，要对档案的整理、分类等一些工作重视起来，对一些不懂或者不了解的方面，要积极地进行询问或者和其他档案管理员一起讨论，从而有效地提高工作效率和工作能力。
3.4加强管理，建立档案信息化安全保障体系。
确保档案安全在档案信息化工作中尤为重要。档案部门要提高安全防护意识，完善规章制度，落实好档案信息化安全保障措施。一是要确保档案实体安全。档案部门在档案数字化过程中，要做好档案出入库登记，安装监控设备，严禁把档案带出工作场所，确保数字化过程中档案完整、有序。二是要确保档案数据安全。在信息化建设中，档案部门要对所有产生的档案数据采取多种方式做好防护和备份，做好异地备份，确保档案数据安全。三是要保护好档案的信息安全。做好保密工作，最大限度降低安全隐患,防止信息泄露。
结束语
综上，随着我国经济技术的飞速发展，企业档案管理信息化是未来企业发展的必然趋势，通过网络信息技术与档案管理的结合，既能提高企业管理工作效率，又能加强企业资料的保密性，更重要的是不仅对企业自身的竞争力具有很大的助益，还对我国总体社会经济效益产生了积极的影响。
参考文献
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