马静娟
喀什市城乡建设档案馆 新疆 喀什 844000
摘要：如何将越来越多的城建档案资料收集齐全，科学地进行规范管理，更好地为城市规划、建设、管理提供利用服务，是我们当前亟待要解决的问题之一
关键词：城建；档案；收集
引言
随着我国的经济文化、科学技术取得举世瞩目的成就，大规模的城市建设，推动了城建档案事业的迅速发展。随着城建档案数量的迅猛增加，人们对城建档案利用需求量的扩大，如何将越来越多的城建档案资料收集齐全，科学地进行管理，更好地为城市规划、建设、管理提供利用服务，是我们当前亟待要解决的问题之一。本文就城建档案的收集工作谈点自己的粗浅认识。
1城建档案收集工作的意义
1.1城建档案收集工作对城建档案事业的建立和发展具有重要作用
1、城建档案收集工作是城建档案事业建立和发展的基础
城建档案是通过收集工作从城建部门和建设单位将城建档案资料收集进馆再通过整理归档，最后成为档案。由此可见，城建档案的收集是建立城建档案管理系统的第一步。它为城建档案的整理、鉴定、保管和利用等工作提供了物质基础和工作对象。没有城建档案的收集，一切城建档案工作都会成为“纸上谈兵”，城建档案的建立和发展也就无从谈起。同时，城建档案收集的质量会影响城建档案管理系统的最终效果，影响系统目标的实现，就会使其它环节的工作难以发挥应有的作用。如果把那些不准确、不真实的城建档案收集归档，提供利用越多，则反作用越大。
2、城建档案通过收集在不同层次上实现了集中统一管理
《档案法》第五条规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”。城建档案的收集在不同层次上实现了集中统一管理，第一步由建设系统各基层档案室和建设单位基建部门收集起来，实现在每一个机关或企事业单位范围内的集中统一管理；第二步，由城建档案馆把城建档案的精华收集起来，实现在国家范围内的集中统一管理。其中基层档案室的集中是基础，城建档案馆的集中是归宿。经过这样两个集中，就使国家全部城建档案成为一种宝贵的科技财富，得到应有的保护和广泛的开发利用。由此可见，城建档案的收集工作是城建档案工作贯彻统一领导，分级管理原则的重要措施。
1.2城建档案的完整准确关系到城市建设和发展
城建档案事业在我国是一项方兴未艾正在蓬勃发展的科技事业，是城市规划、建设、管理工作的重要组成部分。城建档案是在城市规划、建设及其管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像不同形式的历史纪录。是对城市规划、建设、管理和每项建筑物、构筑物、地上地下管网进行管理、维修、鉴定、扩建、改建、恢复等工作不可缺少的重要依据。一个现代化城市，妥善收集，保存完整、准确和系统的管理城建档案，是多、快、好、省地建设和管理现代化城市的不可缺少的必要条件之一，是国家的一项宝贵财富。因此我们应该把城建档案收集好、管理好，为城市建设提供利用打下坚实的基础。实践证明无论哪个城市城建档案收集得齐全、管理得好，提供利用就获得较大的经济效益。
2如何做好城建档案的收集工作
档案收集工作的宗旨是维护档案的完整与安全。维护档案的完整有两方面的含义：一是从数量上，要保证档案的齐全。二是从质量上要维护档案的有机联系和真实性。在城市建设和发展中，规划是龙头，城建档案是整个城市建设的最后归宿。一座城市地上建筑星罗棋布、地下管线纵横交错，密如蛛网，每年还有若干基建项目动工，围绕着工程建设都将形成一系列勘测、设计、施工、竣工等方面的城建档案资料，这些都是国家的财富，能否及时准确完整地接收进馆，则是一件功在当代，利在千秋的大事。过去城建档案工作无人重视，城建档案的收集工作也只停留在交多少就收多少的局面上，致使城建档案收集不齐全，不完整，城建档案的进馆质量也无法保证，造成无法弥补的损失。有些工程属于边设计、边施工、边修改的三边工程，致使工程竣工几年后，仍无竣工图，进馆的档案也只能是变更很多的无法确定的施工图纸，后期要补做竣工档案不知要花费多少人力、物力和财力，是很难做到的，再过若干年后，又将如何呢？因此，维护档案的完整不是说数量上越多越好，而是要保证质量。
自国家颁布了《档案法》,制定了一系列城建档案工作的法规文件，并采取了一些有效措施，为城建档案收集工作创了条件。然而收集工作仍面临一些困难和问题，需要研究解决，以保证城建档案完整、准确和及时进馆。
2.1确定城建档案馆接收范围，是搞好城建档案收集工作的前提
鉴于城建档案馆是以城市为单位建立的城建专业档案馆，它负责接收和保管本城市重要的，需永久和长期保存的城建档案资料，是城建档案的储存、交流和服务中心。建设部明确提出了具体确定城建档案馆接收和集中保管城建档案资料范围的指导思想，即必须满足以下三个方面的需要为出发点：一是要满足当前城市规划、建设、管理、维修工作的需要；二是要满足城市改建、扩建和发展的需要；三是要满足城市处于战争和自然灾害后恢复、重建的需要。过去，建设部和国家档案局联合颁布的《城市建设档案管理暂行规定》建设部颁发的《城市建设档案分类大纲》为城建档案馆确定了一个大致的接收范围。还要颁发《向城建档案馆报送档案资料范围的规定》,尽管这样，也不可能完全适应各城市的实际情况。我们应根据各自城市的实际情况制定城建档案馆接收范围。结合所在城市的特点和馆藏现状确定自己的接收重点、接收深度和接收广度，充分反映所在城市的建设特色，城建档案馆必须把城市建设活动中形成的各种门类、各种形式和载体的城建档案中具有保存价值的部分，尽可能接收进馆。既要接收建设系统各单位形成的城建档案，也要接收各行各业的部门和单位产生的重要城建档案，特别是那些与城市规划、建设、管理有关的工程档案重要城建档案。以上讲的是城建档案馆比较广的接收范围。至于具体到每一项工程档案资料的接收范围，如房屋建筑工程档案资料，则应主要收集前期立项审批文件，工程竣工图(总平面图、建筑图、结构图、水暖电图、设备图等)、隐蔽工程纪录和工程验收等档案资料。城建档案馆接收范围，是收集城建档案的依据，只有制定颁布科学的城建档案馆接收范围，才能使收集工作做到有法可依，有章可循，推动城建档案收集工作的顺利进行。
2.2根据城建档案的形成特点，进行业务监督指导，是做好城建档案收集工作的保证
城建档案与文书档案的形成特点和发展规律不同。文书档案是在政务活动领域产生的，是按全宗分年代进行收集、整理、归档管理的。而城建档案则是产生于城市建设领域，按专业收集分类管理。如工程建设档案是以工程项目为单位形成、积累和归档的。而每个工程项目从开工到竣工时间长短不同，有的一两年，有的三五年，甚至十几年，时间跨度较大。这就要求工程档案资料边形成、边积累、边归档，确保工程档案的完整、准确和及时归档。如果等到工程竣工后再收集、整理、归档就不可避免会出现档案资料丢失现象，完整、准确率就无法保证。因此，在工程建设过程中，建设单位或施工单位必须要有专门工作人员分管档案工作，做到工程建设与档案工作“三同步”(即工程建设一开始与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工档案资料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工档案的验收同步进行)。我们城建档案馆的工作人员，要根据城建档案的形成特点和发展规律，按照基本建设程序，积极参与城建档案的形成、积累、归档工作，开展业务监督指导，进行超前控制，提高城建档案的质量，确保城建档案完整、准确和及时接收进馆管理。
2.3综合运用法律和必要的行政手段，强化城建档案收集工作
采用必要的法律、行政手段是搞好城建档案收集工作的有力保证。为确保各建设单位及时向城建档案馆报送完整、准确的工程竣工档案资料，新疆各地原来采取的缴纳工程竣工档案保证金制度在整理“乱收费”中，早已取消。但是据不完全统计，1985年10月以来，新疆各城市根据自治区规定，普遍实行了保证金制度，1988年至1993年6月，收取工程竣工档案保证金的工程达1.14万项。实践证明，虽然收取数额不大，但能保证工程档案齐全、完整、准确和及时报送，为日后的城市建设和工程建设带来了巨大的经济效益 和社会效益。1993年取消了工程竣工档案保证金制度，一定程度上为各城市的工程档案收集带来了困难。
依法治档，强化全社会城建档案意识，为城建档案收集工作创造良好的外部环境。积极认真学习、宣传贯彻《档案法》、《城市规划法》和城建档案工作的方针、政策、法规，加强法制教育和执行监督力度，增强全社会城建档案法规观念，保证城建档案工作在法制轨道上健康发展。
采取必要的行政制约措施，是搞好城建档案收集工作不可缺少的手段。也是当前唯一行之有效的控制手段，对积累和保护城建档案起到至关重要的作用。目前,不少城市建设系统重要城建档案的进馆是个“老大难”问题，建设主管部门与建设系统各单位的关系是领导与被领导的关系，管理与被管理的关系，建设主管部门完全可以采取必要的行政手段，将这部分档案收集进馆管理。行政手段对工程竣工档案 的收集也同样有着不可忽视的作用。可以利用规划、建管、质监等建设部门一些可以利用的相互制约手段来保证工程竣工档案的收集。如：工程档案不合格不通过竣工验收，不报送竣工档案不得办理房屋不动产证，不再批准新建项目，甚至处以必要的罚款等，也都能或多或少的起到一定的制约作用。
3结语
总之，城建档案的收集工作是一项艰巨、复杂、综合性的社会工作，收集工作的好坏直接影响到城市建设工作其他环节，也直接关系到城市建设和发展，因此，我们要想把城建档案工作做好，首先要把收集工作做好，为城市规划、建设、管理提供服务。