王淑芹
山东省滨州市沾化区利国乡人民政府 山东滨州 256811
摘要：档案是对人力资源和社会资源的综合性整合，其中的内容是比较多的，主要有利用者对档案信息的需求，以及保障利用者能够及时和准确地获取更多的档案信息。因此，这就需要档案管理机构要在了解档案利用需求的基础上，不断提高档案的服务水平，完善档案检索体系，建立咨询服务机制，从而保障我国档案管理的有效性。
关键词：档案；利用需求；提高；档案服务水平
档案主要是指对现在和过去国家机构和个人等在社会实践活动中各个形式的保存。在大数据的时代背景下，档案管理方式得到了一定的创新，电子档案利用的需求在不断提高。基于此，为了更好地提高档案服务质量，需要积极完善档案管理体系，在其利用需求出发，制定合理的档案服务方案。
一、档案信息利用者的主要类型
在划分条件的角度，对档案利用人员的类型进行了分析，发现档案信息利用群体的类型是比较多的。第一，结合档案信息利用者资源条件的不同，能够会将其分为传统档案和网络化环境下的档案利用者。传统档案的利用者，在一般情况，需要亲自到档案相关部门，对所需要的信息查阅，或者是复制档案，这影响档案管理的质量。然而，网络化环境下的利用者，他们只需要通过网络，就可以在线获取更多的信息，一般都是一些层次比较高的专业人士，这种档案应用方式， 大大提高了实体管理水平[1]。
二是，结合利用者对档案信息需求程度，对其进行了划分，主要为固定型、潜在型和随机型。其中，固定型主要是指利用人员，需要定期查考档案信息，保障信息应用的有效性。随机型的档案利用者，他们是不稳定的群体，多数会出现偶然性和流动性的情况，对档案馆藏的资源和档案信息的检索方式并不是十分的了解，这就加大了档案分析的难度。
最后，潜在型的利用者，他们暂时没有查考档案信息的需要，但是这并不代表档案信息与他们毫无关联。要想在此背景下，保障档案信息应用的有效性，需要了解档案利用人员的类型，在此基础上，进一步完善档案管理体系。
二、影响档案利用需求的因素
（一）社会的政治状况
社会因素可以说是影响档案利用需求的主要因素之一，对档案信息管理的影响也是比较大的。在社会政治生活比较稳定的情况，档案会成为社会文化发展过程中的历史财富，在此过程中如果人们产生利用档案的欲望，他们为了满足对档案的需求，会去查阅档案文献资料，这为档案工作的顺利开展提供了基础。但是，如果政治不民主，档案信息资源的利用率会大大下降，利用者缺少对档案需求的合理利用，严重影响了档案服务的质量[2]。
（二）经济因素
经济因素在一定程度上制约着档案利用需求的发展，更影响了档案管理的完善。相关的学者发展，利用者的需求程度和国家经济发展的程度是成正比的，如果我国经济状况不稳定，档案信息的需求量也会受到严重的影响。因此，国民经济的状况是决定国家对档案管理工作投资规模的关键，对档案工作的后期发展带来了严重的影响。但是，如果出现了经济萧条等情况，将会导致我国的整个档案事业进入困境，严重影响了档案信息利用率。
（三）文化和科技因素
在我国科学技术不断发展的背景下，各种先进的技术在档案信息管理中得到了有效应用，其中的文化氛围和底蕴还会影响我国的档案利用需求。由于档案本身就是文化发展过程中的主要部分，所以我们可以说良好的文化风气是提高档案利用需求的条件。
再加上，档案服务水平的高低与科技水平之间有着直接的联系。在此过程中，人们对档案利用的需求，会在科技不断进步的前提下增多，高科技在档案利用工作中的应用，完善了档案管理系统，优化了档案服务模式。此外，地域因素也会影响档案利用需求。由于不同地域的用户，对档案利用的需求存在一定的差异性，为了保障档案服务管理模式的有效性，需要结合不同地域的发展特点，完善档案管理方案[3]。
三、提高档案服务水平的途径
（一）了解档案利用需求途径的差异性
在以前的档案的管理中，一般应用纸质方式对相关信息进行保存，这种方式的档案利用需求，一般是通过档案机构，应用提供档案原件等，对其进行管理的，主要特点突出表现在信息传播速度等多种方面，随着信息量不断增长，为了实现档案利用信息之间的共享，需要分析其途径，了解不同档案利用需求途径之间的差异性。在此过程中，档案收藏部门还需要合理应用计算机技术，积极开展档案利用管理活动，对各种电子化的档案信息资源进行有效应用，实现对虚拟档案的利用。在电子档案利用下，其中的信息资源能够通过电子网络进行有效传输，结合档案利用者的需求，让工作人员在多途径和多角度上迅速查找自己所需要的档案信息，加强对档案相关信息的有效整合，在满足档案利用者深度需求的基础上，节约大量的物力和人力[4]。
此外，还要重视档案资源的社会共享工作，在档案利用需求的实际情况出发，建立与“档案信息网络”相符合的档案信息管理系统，优化管理的流程，避免复杂管理方式对档案服务质量的影响。
（二）加强对档案利用信息的反馈
新时期，档案部门需要为更多的利用者提供有力的服务，这就要求他们与利用者之间建立更加紧密地联系，转换管理的方式，将被动管理变为主动服务，对档案信息进行整合。如，可以通过对利用者的问卷调查，掌握他们实际所需求的信息类型，或者是服务方式。在此过程中，需要的特别注重他们对档案信息的反馈，通过对反馈信息的分析，建立完善的档案服务机制，统计档案信息的利用效果[5]。
工作人员还需要分析档案管理工作中经常出现的问题，按照要求，建立档案利用信息反馈卡，主要目的是改正其中存在的问题，在提高工作质量的基础上，应用信息的反馈方式，更有针对性和连续性了解利用人员对档案信息的实际需求，更好地完善档案管理体系。
此外，加强对反馈信息管理和整合，还可以让档案成为更有价值的信息，在满足利用人员基本需求的基础上，预测他们未来对信息需求的动向，对档案信息方式和方案进行调整，不断拓宽传递渠道。同时，相关的管理人员还需要通过对计算机等先进技术的有效应用，加快档案信息的处理速度，对其中的信息进行“动态”管理。
（三）优化馆室，满足档案利用的需求
为了在信息技术不断发展的背景下，更好地满足社会和个人对档案信息的利用需求，档案部门在此过程中不仅要为利用者提供好的舒适场地，还需要加强对相关设备的建设，整合档案馆中的馆藏量，优化其中的管理结构，在满足档案利用者需要的基础上，对其中的设备进行全面更新，创新服务方式。这就需要档案部门，需要加强对收集工作管理的力度，多征集各类档案信息，让档案的数量变得更充足和丰富[6]。
此外，在优化档案馆藏的时候，还需要注意其结构合理，加强对档案资源的建设，在其中融入丰富的特色内容。因此，只有做好馆藏的建设工作，才能够更好地为利用者提供更多的档案资源，满足各类利用者对档案的需求，从而进一步保障档案服务体系的有效性。
结束语
综上所述，档案管理部门需要以社会信息化为基础，借鉴纸质档案的利用需求情况，分析利用者在新时代背景下对档案信息的需求，加强传统方式与电子档案方式的有效结合，创新和完善管理方式，从而进一步满足社会对档案信息的利用需求。
参考文献：
[1]赵善栋. 了解档案利用需求 提高档案服务水平[J]. 办公室业务, 2019, 311(6):139-140.
[2]焦丹琼. 关于优化档案利用服务工作策略的思考[J]. 教育教学论坛, 2019, (35):92-93.
[3]李丹. 提高企业档案服务能力的对策思考[J]. 产业与科技论坛, 2019, v.18(19):251-252.
[4]杨励颖. 浅谈政府信息公开环境下档案利用服务面临的挑战[J]. 新丝路:上旬, 2020,(4):1-1.
[5]魏甜甜. 信息技术与档案利用服务模式的创新[J]. 中小企业管理与科技, 2020,(7):62-63.
[6]任天琪. "互联网+"背景下提高高校档案利用效果研究[J]. 兰台世界, 2020, (5):92-94.