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大数据环境下的国企档案信息化管理研究

发表时间：2021/5/6 来源：《中国科技信息》2021年6月作者：舒秀娟

[导读] 科技的进步和时代的发展推动着档案管理工作向信息化的方向大步迈进，而国企档案作为档案管理工作的重要组成部分，也依托网络和信息技术有了质的变化。传统档案管理模式下，对纸质文件的依赖性较大，也就导致其受人为因素的影响密切，耗费大量人力物力的条件下，仍然无法保证档案的完整和准确。在信息飞速发展的今天，档案管理工作将会依托网络，有更多的创新和改善，将会提高信息管理的效率，提供更广空间与可能性。本文以国企档案

湖北机场集团有限公司舒秀娟 432202

摘要：科技的进步和时代的发展推动着档案管理工作向信息化的方向大步迈进，而国企档案作为档案管理工作的重要组成部分，也依托网络和信息技术有了质的变化。传统档案管理模式下，对纸质文件的依赖性较大，也就导致其受人为因素的影响密切，耗费大量人力物力的条件下，仍然无法保证档案的完整和准确。在信息飞速发展的今天，档案管理工作将会依托网络，有更多的创新和改善，将会提高信息管理的效率，提供更广空间与可能性。本文以国企档案管理信息化为主题，介绍其优势、作用及整改措施，希望为有关专业人士带来一定的参考与借鉴。
关键词：国企档案；档案信息；信息化
        引言
        在国企的管理体系中，档案管理是重要的组成部分之一。档案管理与企业的运营管理和信息决策有着密不可分的关系，二者互为支撑、共同发展。但是，由于信息发达程度不高、网络技术不成熟、相关应用处于研发期等因素制约着档案管理工作，因此，传统的档案管理模式的发展具有较大的局限性，无法实现新的突破和进展，就产生了档案管理工作在实际工作中，人力、物力、财力等方面的利用率低下，也就是说，没有发挥出档案管理的真正效用和实际价值。提高档案管理的效用与价值是档案管理信息化建立的主要任务，是全面发挥现代信息技术的初心和立足点。
        1档案管理工作的重要性
        档案管理是国企管理体系中不可或缺的工作组成部分之一，为企业的运营管理与决策提供了重要的物质准备与支撑。长期以来，档案管理工作受科技发展水平不高等因素制约，传统的档案管理模式相对落后，在管理实践中，档案管理工作在人力、物力、财力等方面的管理效力低下，档案管理的效用与价值远远没有得以发挥与实现。档案管理信息化建立的主要任务是全面发挥现代信息技术的效力与优点，改变传统的档案管理方式，适合信息化时代的工作需求，创新新时期国企档案管理工作。
        2国企档案管理信息化的优势
        2.1分享资源便利，工作效率提升
        现如今，我国进入了高度的信息化时代，而企业档案管理依托信息化技术与大数据共享的效应，极大地便捷了数据传输和文件的保存及提取。在档案管理人员的实际工作中，可以利用办公软件来快速完成相关信息的收集、整理、保留及提取等工作。这既能够提升文件和数据的利用率，又能够提高国企档案管理人员的办公效率，节省了人力资源。
        2.2快速备份有用信息，增强档案管理的安全性
        在之前的档案管理工作中，自然危害、人为要素等对传统的档案管理工作会产生重大的影响。例如，受自然危害或人为要素等条件影响，容易造成档案损坏甚至是损毁等问题，由此导致档案的储存不够全面，档案的安全性也无从保证。档案管理信息化实现后，不但减少了对档案物理储存空间的需求与依赖，档案管理信息可以迅速的完成信息复制与备用存储，大大增强了档案信息的安全性。
        2.3有效查询使用档案
        档案管理部门担任的重要职责之一是提供信息的查阅，以及信息搜集服务。以前的每项操作都是靠纸样文件，利用人力作用完成工作的目标，耗费大量的时间和人力，同样没有办法保证信息的明确性；而在信息化管理实现以后，不仅可以在信息化体系中快速查找关键信息，还做到了及时的搜索和利用，这样就很明显的提升了档案管理的灵活应用，充分体现了档案的利用价值。此外，还可以有效的减少时间和人力的成本，为国企效益提高了助力。
        3国企档案管理信息化建设面临的问题
        3.1国企管理者缺乏重视
        平心而论，当前阶段国企档案管理信息化建设虽然取得一定成效，但还是面临诸多问题以及不足，亟待解决。相当一部分国企管理者缺乏对档案信息化建设工作的重视和关注。

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管理者们往往觉得档案信息对于国企而言并没有实质性的作用，并不需要作为国企一项重要的日常管理工作而落实，在这项工作开展过程中，没有提供相应的资金支持，同时也缺乏信息化档案专业人才的引进与培训，国企档案信息化建设可谓举步维艰。
        2国企网络系统缺乏完善性
        毫无疑问，国企档案管理信息化建设想要有序进行，离不开科学的、完善的网络系统支持。但实事求是地讲，现阶段国企档案信息化管理没有形成一个固定化、统一化的标准，结果致使整个网络系统缺乏一定的完善性，对国企档案管理信息化建设各项工作开展形成各种制约。
        3忽视企业档案管理信息化队伍建设成效
        信息技术为企业档案资料管理带来红利的同时，也给企业内部的档案管理系统的建设和运维人员提出了更高的要求。现阶段，企业还未能就档案资料岗位人员的上岗标准和能力评定作出明确的要求。在实践中，因部分管理人员的信息化档案处置力不足，造成资料数字化转化滞缓、失误等问题，间接地影响到企业档案资料信息化管理系统的建设水平。
        4提升国企档案管理信息化建设的措施
        4.1增加档案信息化管理投入
        从一定层面上而言，企业档案信息化的软硬件保有水平将直接决定企业档案信息化管理的成效。档案信息化管理平台系统的建设是一个持续化投入的过程，这就要求企业的信息化建设进程中，在利用政府扶持资金的同时，也应合理预留部分经费，确保能够满足档案信息化建设的设备更新和系统升级的需求，夯实档案管理信息化的基础。
        4.2完善信息化档案管理体系
        企业在档案资料信息化建设进程的同时，需不断加大对档案基础工作的规范化和标准化建设。首先，企业应实现对原有纸质档案的合理留存，并对已完成转化工作的数字档案进行严格备份，也应做好相应的防潮、防火等方面的工作。其次，应对信息档案管理建立层级化的管理制度，严格按照规定执行档案的审批和登记工作，确保数字档案的安全性和完整性。
        4.3不断提高档案管理人员的技术能力
        国企领导应该通过定期培训，举办学习班等活动来提高工作人员的综合素质，普及和推广相关信息知识，其次，鼓励学习能力较强的管理人员自行研发软件，做行业里的佼佼者注重信息化人才的培养。一个优秀的档案管理员除了要具备专业的素质以外，还得要有丰富的管理经验以及接受、驾驭信息化的能力。在现阶段的知识经济时代，档案管理信息化专业人才队伍建设关系档案信息化建立的成功与否。所以，要实现国企档案管理信息化，就要重视和加强对信息化人才的培养。首先，必须确保信息化档案管理对工作者的素养能力的要求。网络硬件维护、软件的开发、档案的处理以及档案信息化管理体系操作等，每一个层次都必须要有专业的管理人才，所以必须培养出合适的人才团队。国企在人才培训中可以遵循分类培养，确保每一个层次的人才都不会短缺，并且要指引他们之间互通有无，为国企档案信息化建立增强力量。
        结语
        总而言之，在以改革和创新驱动国有企业发展的大形势下，如何创新国有企业档案管理，利用科技服务社会发展，是一个值得交流、探讨并付之于实践的话题。随着互联网、智能化的迅猛发展，机关单位企业间政务信息化、办公自动化、无纸化的发展，国企档案的产生、流传、收集、归档、利用方式也随之不断更新发展。实现国企档案信息化是档案管理工作的大势所趋，也是顺应社会发展需求的自然规律。所有国企都得建立好信息化的目标，改善全面信息化管理手段，把档案管理的信息化、现代化、智能化落实到位。
参考文献
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