邱兴会
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摘要：办公室档案管理工作是指对企业生产、经营、管理中产生的文件资料进行收集、归类、整理、保存，并提供档案查询服务，以此来为企业经营管理的各项决策提供重要的参考依据。由此可见，企业的正常运行离不开办公室管理工作。但是由于部分企业对于办公室档案管理工作的认识不够深入，对于办公室档案管理工作缺乏应有的重视，导致办公室档案管理工作中存在很多问题，严重制约了办公室档案管理工作效率和质量的提升，这对于企业今后的长远发展是非常不利的。因此，在新时期下，企业必须要清楚的意识到办公室档案管理工作的重要性，创新档案管理机制，以此来使得办公室的档案管理工作始终保持着先进性和有效性，促进企业的可持续发展。
关键词：新时期；办公室档案管理；信息化
引言：进入新世纪，办公室档案管理工作有了很大的发展。但随着经济社会和档案事业的发展，特别是随着网络信息技术的快速发展，办公室档案管理也面临一些新困难和问题，直接影响办公室档案工作及单位业务工作的发展，需要采取有效的对策，尽快加以解决。
1.新时期下办公室档案管理的原则
档案是企业所有信息的汇聚地，高效的办公室档案管理工作是确保企业各项工作有序开展的重要保障，为了确保办公室档案管理的水平，在对档案进行管理时需要遵循以下原则：一是规范与灵活相统一原则。这就要求企业办公室档案管理部门需要在遵循档案管理相关规定的基础上，结合企业自身的特点，创新档案管理机制和管理方法，灵活地对档案进行管理，以此来确保档案管理工作的针对性和有效性。二是制定和执行并重原则。企业应根据自身发展的需求以及档案管理的实际情况，制定科学、合理、系统的档案管理制度，以此来确保其在执行中的效率。在制度执行的过程中，也需要结合实际情况进行不断调整和完善，以此来确保制度的合理性。三是职责与权益兼顾原则。这就要求企业需要明确档案管理责任制度，相关部门领导和工作人员必须要明确自身的工作职责和权益，做好本职工作。另外，一旦出现档案管理纰漏问题，可以立马找到责任人，并公平的进行处理。四是静态和动态相结合原则。这就要求企业的办公室档案管理工作在保持其科学性和稳定性的同时，要树立与时俱进的管理理念，能够根据时代的发展，创新档案管理体制和方法，以此来确保档案管理工作的先进性和时代性。
2.信息化背景下办公室档案管理工作的有效措施
2.1从思想上高度重视档案管理工作
机关企事业单位领导应该认识到档案管理的实际价值及重要性，针对档案管理工作进行合理规划，确保档案管理工作能够有序开展。应将档案管理工作作为单位整个工作的有机组成部分，纳入单位工作的议事日程，纳入年度和各项工作计划。应明确分管档案工作领导，经常过问和解决面临的实际困难和问题。应设立相应的档案管理机构，配备相应的工作人员，安排必要的工作经费、库房和办公场所，保证档案管理工作的正常开展。应实行档案管理责任制，构建起完善的激励约束体系。
2.2建立健全档案管理制度
各单位应该建立健全档案管理制度并认真贯彻执行，所有的档案都要集中移交至档案室，及时做好分类归档，整理规范有序。在对档案进行整理之后，存储必须慎重，一般存放于楼房高层，或者存放在封闭区域，同时将警示牌置于醒目处，未经允许的人员不得进入到存放区域，防止档案资料丢失、损坏。如果文件的机密性较高的话，应单独保管，加强管理，依据实际情况对文件进行降密、升密、解密。对重要、机密的档案库房，应实行双人入库制度，严格数据库权限管理，保证档案安全。
2.3完善档案管理基础设施
为了保证档案管理有序展开，必须将软件、硬件配备齐全。
档案室所需的基础设施包括门禁、防盗存储柜、防磁防火柜、监控系统、空调等，另外要保证灭火毯、防毒面罩之类的消防器材满足需要，以便确保档案安全和保护，遇到危险情况能及时消除。使用的监控设备应有较强的保护功能，而且可以依据实际需要对其进行升级。除此以外，还要保证计算机、扫描仪、打印机之类的信息设备配置到位，做好设备维护。在对存储设备进行选择时，必须保证档案信息存储的实际需要得到切实满足。如果档案信息非常重要的话，存储设备必须具有较高的专业性、稳定性，同时将其转换为纸质材料，这样可以使得安全性大幅提高。档案资源保存的硬件设备、存储设备的质量必须达到要求，确保稳定性。如果档案信息只需要短期保存，而且在存储速度方面没有过高的要求，可选用一次性光盘，这样可以使得性价比切实提高[1]。
2.4积极推进办公室档案管理信息化
对办公室的档案资料进行收集的过程中，整个系统流程均应控制到位，做到无缝衔接。网络时代到来后，单位的业务系统会产生大量的数据，因为立档部门较多，业务档案存在明显差异。为了保证业务部门档案资料的顺利接收，必须将前端控制做到位，档案管理应渗透到业务系统中，使得档案数据能够顺利流转到档案系统中，大幅提高档案管理的规范性和效率。办公室人员在对电子档案进行收集时应能对相关业务部门电子档案进行控制，使得电子档案更为安全，可读性能够得到保证。为了使得档案管理的效果大幅提高，办公室人员应熟练应用存储技术，确保档案管理信息化的实际需要。应加强办公室档案管理软件系统建设。在办公室电子档案数量不断增多的情况下，通过科学合理选择计算机档案管理软件，加强软件系统开发，可以促进办公室档案管理工作效率和质量的提高。同时在办公室档案信息化建设中，需要结合社会需求，构建档案管理网络平台，为顺利开展档案管理信息化奠定基础，实现档案使用效率的有效提高。
2.5提高办公室档案管理人员的素质
办公室档案管理需要多人合作才能完成，而且相关的管理人员必须拥有丰富的专业知识，熟练运用信息技术。书写、录入应符合规范要求，防止对信息进行处理时产生伪造的情况，避免信息数据错乱。若想保证档案管理人员能够胜任本职工作，应使其对档案及其管理工作有正确的认知，认清档案管理的实际价值，进而主动提高自身的工作能力。应加强对档案管理人员的教育培训，也可以组织专项的技能竞赛，组织人员参加专业论坛，或是组织内部人员的经验交流等，通过相关的培训学习活动，使员工积累起更为丰富的理论知识和实际工作经验，提高工作能力和水平。
2.6增强大数据管理
在新时期开展办公室档案管理工作，相关方面应该加强注重现代信息技术的应用，尤其是现代大数据技术，与办公室档案管理工作有着十分紧密的联系，对于工作质量的提升有着很大的促进作用。通过大数据技术的应用，加强档案数据的整理与搜集，能够进行深层次的数据分析与筛选，并且形成价值更高的信息，促使传统档案管理工作更上一个台阶。在办公室档案管理工作具体开展中，大数据技术的应用具体表现在以下几方面：一是配备基础数据信息的储存设备；二是优化技术算法；三是加强重视整合与收集数据信息。具体说就是对收集到的资料展开科学分析，为接下来的工作提供有力的指引，切实提升数据整合与综合分析能力，更好满足新时期办公室档案管理工作发展需求[2]。
结论：
简而言之，档案管理工作在现代单位发展中有着重要作用，特别在制定决策阶段，要通过档案管理总结以往工作经验保证决策合理性。传统的档案管理工作无法顺应新时代信息技术的发展需求，要建立信息化档案管理系统，提升档案管理工作效率和质量。
参考文献：
[1]白如雲.新形势下事业单位办公室档案管理创新[J].兰台内外，2019
[2]马 荣.论事业单位加强办公室档案管理的创新思路[J].中国市场，2018