中国国家铁路集团有限公司 北京 100844
摘要：大数据时代背景下，档案载体形态、保管方式、工作模式等发生了很大程度的变化，对国企档案管理工作提出了新的课题。只有大胆创新管理理念，积极运用大数据技术，发挥信息技术的优势，才能使档案管理工作适应大数据的挑战，体现档案部门的新作为、新价值。
关键词：大数据时代；国企档案管理；改革路径
1大数据时代对国企档案管理工作提出的新课题
1.1档案管理理念与工作流程需要不断更新
档案的载体特点、当时的技术条件，决定了档案管理工作的理念、流程和模式。大数据时代背景下，档案的载体从纸质变为电子、从人工管理变为计算机管理，这就对传统的、基于纸质档案构建的档案管理理念、模式等带来了新的挑战。
从档案利用角度看，因为数据信息量激增，在对海量数据进行关联分析等操作时，仅靠人工无法实现科学化、系统化的档案分类归纳。从工作流程看，因为新增的电子化数据已经可以进行全文内容的识别，传统的工作流程、模式需要相应再造。如，著录工作、鉴定工作、利用工作等。
1.2档案保存形式需要突出多样性与安全性
传统档案载体多为二维平面的纸质文本，保存以实体装具如档案盒、柜架为主。然而，大数据时代背景下大量的数据信息突破了二维形式，如，铁路行业近几年的建设项目使用的BIM模型等，必须采用电子形式直接归档。此外，国企内部的很多部门构建了独立的业务系统，产生了大量数据，对于这些系统产生的档案数据，需要实现与档案管理信息系统的对接，实现电子归档。在信息安全性上，也对传统管理模式提出了新的要求，特别是对于保证电子档案数据的真实性、完整性、可用性、安全性要求更高，数据备份存储介质的安全保管也成为国企档案管理部门亟待解决的问题。
1.3档案管理人员的专业素养需要升级换代
大数据时代背景下，信息技术迅猛发展，使档案管理工作向数字化、智能化转变，这对档案管理人员的素养提出了较高的要求。传统的档案管理工作，只需要管理人员具备基本的档案管理业务技能即可，而大数据背景下，则需要档案管理人员具备相当的信息技术知识，并能够利用计算机软件进行数据分析、整合。因此，档案管理人员需要不断更新专业技能，才能更好地满足大数据背景下的档案管理工作需要。
2大数据时代背景下国企档案管理工作的现状
2.1档案管理模式比较守旧，距离单套管理差距尚远
基于纸质文本的档案管理模式为大数据时代下的档案管理打下了深深的烙印，有的国企将纸质思维模式直接带入到数据时代，照搬照抄传统工作流程，但是有的工作值得探讨。如，对于各个著录项目锱铢必较是否还有必要；鉴定销毁工作，在服务器足够大、数据存储量不再是问题的前提下，是否还有必要；开放划控工作，繁琐的人工直接鉴定是否可以由计算机辅助完成等。进一步设想，未来档案管理的工作流程是否可以精简为收集、利用两步，至多再加上信息本身及备份载体的安全保管，适应电子档案特点。
2.2 档案收集难以真正做到“应收尽收”
大数据时代下，多数国企已经构建了档案管理信息系统，能够实现某一方面档案的电子归档，如电子公文系统；但是面对其他业务系统产生的数据，如，工程管理系统、会计管理系统、合同管理系统、人力资源管理系统等，因为涉及到各部门的管理权限、数据特点，在促使档案管理系统与这些系统的对接方面存在困难，不能将所有有价值的数据都集中到档案部门来。另外，国企的历史普遍比较悠久，馆藏大量纸质文本的保存方式还是图片格式等，尚未进行字符识别，未能成为可供直接利用的数据资源。
2.3 数据挖掘不足，档案部门在企业中作用发挥不明显
在国企档案服务利用服务中，多数还是被动服务模式，这种模式表现为当利用者有某方面档案信息需求的时候，由档案管理人员为利用者点对点找寻相关的档案信息资料。
而在大数据时代中档案数据信息庞杂，数据之间的关系不仅是点对点，还可能是网状交叉结构等，可以借助计算机软件进行进一步挖掘分析。此外，利用者如果在档案部门不能得到满足从而转向其他部门获取数据，那么档案部门必然面临边缘化、甚至被其他部门，如信息部门、宣传部门、文博部门等替代的风险。
3大数据时代国企档案管理改革措施
3.1 重树档案理念方面，要从“小档案”向“大数据”转变
大数据时代下国企档案部门要及时转变档案管理的观念，从故步自封的“小档案”中跳出来，树立“大数据”“大情报”的意识，促进档案管理工作开辟新的时代。一方面，积极推动数字化向数据化转变，将各种纸质档案进行OCR转化，将声像档案中的关键数据进行识别、提取，构建计算机能识别的数据资源库。另一方面，要促成档案管理系统与外部业务系统的对接，实现电子归档，将尽可能多的数据资源汇集到档案部门来，成为权威、全面、系统的档案数据中心；特别是作为国企总部机关的档案管理部门，要对下属企业档案部门的数据进行资源整合或系统联通，至少实现目录级管理，成为本企业、乃至本行业数据的集大成者，为后续的数据分析、挖掘奠定基础。在此过程中，特别是在单套管理的情况下，要注重档案信息的安全管理，采用数字签名技术、密钥等技术手段提高信息安全。
3.2 发挥档案价值方面，要从“材料库”向“智慧库”转变
在具备了一定量级的数据后，国企档案工作不应再固守档案库房，而是应该大胆采用数据分析技术，建设“智慧库”，通过计算机软件提供更优质的服务。一方面，可以根据利用者、检索项等建立关联，提供档案信息主动推送等智能服务，提升档案利用满意度。如，根据某利用者所在的部门、岗位，结合某一个时期的搜索热点，定期向其推送具有关联性的档案信息。二是建立专题库，让计算机自动筛选所需素材进行汇编，如某个时期的制度汇编、荣誉表彰、人事任免等，减轻人工工作量。三是随着科技进步使档案数据智能编研成为现实，如，通过设定关键检索项，利用人工智能技术，根据档案数据资源初步合成需要的稿件、汇编册等，档案人员再进行精细化加工。四是有条件的国企还可以利用三维虚拟现实技术，大胆尝试开设网上虚拟VR展厅、档案视频展播、图片展播等。
3.3 优化档案人员方面，要从“保管员”向“参谋者”转变
再先进的智能也需要大脑的指挥，大数据时代下的国有企业档案管理人员专业素质尤为重要。档案管理人员首先要转变角色，以积极的心态应对大数据时代的挑战，不能满足于仅仅当一名保管员。其次是要注重政治理论修养，牢牢把握档案工作的政治属性，从党政所需、高级管理层所思等层面提高思想站位，把握档案管理工作的方向、重点。第三是要坚持学习，善于运用现代科技开展档案的收集、保管、利用工作，树立前瞻性、主动性的服务意识，向各方利用者提供有价值的档案信息，成为足智多谋的“军师”，实现自身价值。
结束语
总之，大数据时代背景下，如何高效、安全地开展档案管理工作，是国有企业业共同面临的新课题，需引起高度重视，并进行大胆尝试，用优质的服务助推国企的高质量发展。
参考文献：
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[4]张蕾，吴娜，刘冰洁.大数据时代企业档案管理模式的改变及优化途径探讨[J].科技风，2019（27）：214.
作者简介：
许寒秋（1979.10-），女，汉族，四川绵阳，大学本科，高级政工师，代理副研究馆员，研究方向：大中型国企档案管理、智慧档案馆建设等。