武昆股份环保搬迁改造项目指挥部
摘要：对基建项目档案而言，其能够对建设项目的发展提供依据和保障，但是在管理的过程中存在一定的不足，因此，需要对加强基建项目档案管理的策略进行全面研究。本文对基建项目档案管理中的存在的不足和应对策略进行研究。
关键词：基建项目档案管理；不足；策略
前言：基建档案的目的是对基建工程中产生的所有文字、数据、声像照片等资料进行有效保存，并对合理化的检索机制进行构建，从而使资料通过检索能够顺利被找到。为了使这样的目的得以实现，需要对基建项目档案管理工作进行顺利实施，采取相应的措施来对其不足进行有效弥补，本文从以下方面对基建项目档案管理工作中的不足及应对策略进行阐述。
一、基建项目档案工作的重要性
（一）为项目活动提供依据
项目档案对项目鉴定资料进行有效承载，并为项目后续的运行以及维护提供依据。当问题出现在项目之中，可以对其原因进行有效查明，并对相关责任进行有效的追究。在档案和图纸的基础上，对建筑物的内部结构和设施进行全面了解。同时，对项目中立项、消防等文件来讲，其能够作为重要的依据，在日后产权证的办理以及工程事故的处理方面起着重要的作用。当建筑物存在时，档案的研究和利用价值得到有效的凸显，当建筑物消失时，其借鉴和研究的价值依然存在，并且还有一定的经济效应和社会效应，因此，对基建档案进行有效保存具有重要的意义。
（二）有利于对责任主体进行划分
基建档案不单单对单位建设和发展的相关历史进行有效记载，还对项目招标时的招标价格以及合同的签订等进行有效记录，甚至对施工的设计和工程材料的选用以及竣工图纸等资料进行全面的记录，当后期需要进行审计时，可以作为重要的证据来提供给审计或纪检部门，同时，基建档案也是相关管理人员维护自身权益的保障。
二、基建项目档案管理工作中存在的不足
（一）管理意识有待提高
对基建项目档案管理而言，相关人员需要具备正确的思想认知才能使基建档案管理工作顺利的开展。但是在实际管理中，部分负责人缺乏正确的认知，且主动学习的积极性相对较低，使得工作无法得到有效的落实。另外，由于各个参建单位之间缺乏有效的沟通，从而导致档案管理工作脱节，并且档案资料流失等问题出现。同时，由于档案管理人员职业素质高低不一，甚至对档案管理工作缺乏重视性，从而使基建资料收集缺乏及时性并且整理缺乏规范性。
（二）档案管理制度缺乏健全性
由于对施工成本的考量，使大部分的施工单位未设立基建档案进行专职管理员，使档案资料管理机制缺乏健全，基建项目档案整理、保存的各方面条件不符合规范，从而使材料的完整性无法得到有效保证。另外，由于施工队伍以及资料管理人员的流动性相比较大，且工程资料的交接制度缺乏完善性，使得档案丢失以及被带走的现象屡见不鲜。
（三）管理人员素质有待提高
管理人员对项目档案管理工作的质量产生直接影响，由于部分基建单位没有聘用经过档案专业培训的资料员，造成专业性、相关专业经验的欠缺，其资料员的作用仅仅是资料的收发，导致基建档案的合理化管理工作不能正常展开，致使基建档案的归档效果不理想，合格率不高。
三、加强基建项目档案管理工作的应对策略
（一）构建完善的规章制度
完善的基建项目管理制度，能够为基建工程档案管理工作的顺利开展提供先决条件。由于基建项目的规模较大，并且具有较长的施工期，使其形成的文件以及设计环节相对繁杂，仅依靠几个人的力量无法使其管理工作的规范化和标准化得到体现。因此，需要在项目实际情况的基础上，对相关规章制度进行有效的完善和构建。
主要从以下方面入手：第一，对岗位责任制进行明确，将责任进行细致划分并落实到各个人的身上，并安排专人对项目收集规划进行全面统筹；第二，在项目特点的基础上，对文件材料的归档范围和保管期限依据上级相关管理文件进行针对性的编制，制定管理的标准和规则进行层层分解压实主体责任；第三，不仅要对基建档案移交要求进行明确，还需要对档案内容、保护条件以及验收方法等进行明确，管理制度可以作为依据来对档案整理收集进行规范、协调，从而为档案管理工作的顺利开展提供基础保障。
（二）对管理人员的培训进行强化
档案管理人员的专业素养对基建项目档案管理工作的质量具有直接的影响，当档案未形成时，文件会存在于各个经办人手中，因此，需要在实际情况的基础上，对经办人进行一定的培训，使其相关工作能力得到有效的提升，当其符合相应标准之后才可以上岗。同时，也需要对培训内容进行考核，将考核成绩与绩效进行挂钩，从而使其在重视程度得到明显提升。除此之外，档案整理人员需要对档案管理加强重视，不仅需要对档案进行有效的整理和归档，还需要对其进度进行实时的跟进，从而使项目档案管理工作的顺利开展得到保障。
（三）推动档案信息化管理
随着时代的不断发展，需要加强信息化档案管理的意识，并对其应用进行有效的推动。对基建项目档案来讲，其保管周期相对较长，且借用频率较高，可以将其管理工作向电子化管理方向进行转变。在实施档案电子化管理时，虽然使档案管理人员和收集人员的工作量明显增加，但相对日后的查阅和保存便捷而言利大于弊，因此，需要从以下方面来入手：第一，对当下的纸质进行电子化处理，第二，将搜集整理的档案处理成电子版如竣工图纸（文件格式应为通用格式并具有不可复制修改属性），第三，随时电子化，将收到的项目前期文件及管理过程文件资料处理成电子文件（文件格式应为通用格式并具有不可复制修改属性），使电子档案的收集和保管逐渐得以完善。同时，需要对电子档案数据库进行构建，以此来对基建档案管理的效率进行有效的提升。
（四）转变观念
档案管理人员需要转变观念，依据工作经验把被动收资料转变为工程大概会产生些什么资料而主动去梳理，提高资料收集时的预见性，因此，为了使基建项目档案管理得到提高，不仅需要转变观念变被动为主动，而且要积极参与工程项目的管理工作，从而提高基建项目管理的系统性和完整性。只有强化了基建档案管理观念，才能够引发各单位及部门对基建档案管理重视，并对其重要性产生正确认知，进而为基建档案管理工作的有效完成提供基础保障。
（五）完善基建档案基础设施
为了使设备损坏造成的档案损失现象得到有效的改善，需要利用专用的设备来对其进行储存，如文件柜。并对其进行定期的巡检和维修，从而使其能够更好的存储档案资料。同时，基建档案在放到文件柜之前，需要利用文件袋来装载，这样可以起到双重保护作用，并且对防火以及防虫等措施进行应用，以此来使基建档案得到有效的保管。
结语：通过本文的论述可知，基建项目档案具有重要的作用，其不仅能够对主体责任进行划分，还能够为项目的发展提供依据，所以，需要对基建档案管理工作进行有效的完善，对相应的措施进行深入研究和实施，以此来使其作用得到充分的凸显，从而为基建项目的顺利发展提供保障。
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