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事业单位档案管理工作优化创新方式分析

发表时间：2021/5/7 来源：《基层建设》2021年第1期作者：蒋楠瑞

[导读] 摘要：科技在快速发展，社会在不断进步，事业单位的发展迎来了新的发展机遇与挑战，如何高效做好档案管理工作是当前事业单位发展的首要工作。

        乌兰浩特市医疗保险服务中心内蒙古乌兰浩特 137400
        摘要：科技在快速发展，社会在不断进步，事业单位的发展迎来了新的发展机遇与挑战，如何高效做好档案管理工作是当前事业单位发展的首要工作。然而，在事业单位档案管理工作的开展过程中，逐渐显露出了一些问题，从而影响到了档案管理工作的质量与效率。因此，事业单位必须对档案管理工作加以创新优化，以此推进档案管理工作高效开展。鉴于此，本文在对事业单位的档案管理工作现状进行分析的基础上，对其创新优化方式进行了探究。
        关键词：事业单位；档案管理工作；创新优化
        引言
        作为我国政治体系中不可或缺的事业单位，其主要承担着为人们生活以及社会发展提供各项服务的职能，包含了人们生产、生活、学习的各个方面，在维持良好的社会秩序方面发挥着重要作用。事业单位档案涉及文书、人事、科研、图情等多项内容，是事业单位管理的重要组成部分。当前，我们已经迎来了大数据时代，给传统的档案管理带来了巨大的挑战。新形势下，需要对档案管理模式进行创新。
        1 事业单位档案管理信息化建设的重要作用
        对于事业单位来说，其档案管理信息化建设工作简单来说就是展开档案管理后续工作内容的同时，将原本的实体化信息转化为电子数据档案管理的新型模式。该种档案管理模式由于设置了标签目录以及容量大等特点，兼具了实用性与便捷性的应用优势，为事业单位的后续档案管理工作提供了极大的方便，继而保证了档案管理工作的发展全面性。而在构建符合当下信息检索与处理需要的档案管理体系的过程中，相关部门应注意定期更新其中所包含的技术手段，保证手段应用的合理性，为后续的档案管理工作的进一步创新提供完备的技术条件，也是不断提升信息查询效率与保存效果的关键因素。在全面推广应用该种方式后，原本反复的工作流程得以被简化，工作质量提升的基础上，也随着经验积累使得档案管理体系不断完善。作为事业单位应意识到档案信息化建设体系的意义，拓宽信息化建设体系的完善渠道，为构建完善的档案管理模式奠定基础。
        2 事业单位档案管理工作优化创新方式分析
        2.1 加强档案建设的目标化管理
        目标化的档案管理模式，以结果为导向的管理模式，以目标为导向的管理模式。MBO主要有两种外部形式。第一，采用混合管理方法，设定初期目标，确定最终目标，判断工作成效。这就需要管理者注重“目标导向”，通过设定最终目标来实现有效管理，突出目标的作用和价值。第二是事业单位档案模式具有本质的激励作用。目的管理作为一种现代管理手段，在事业单位档案管理中具有普遍的适用性。这就是第二种管理模式，强调激励对完成任务的作用。建立档案管理激励机制的特点是：变被动为主动、变目标为负责任的态度。以目标为中心，不断向目标迈进，也成为机关档案工作发展的动力。目的管理是确定目标、注重效果、结合人的实际情况，目标管理评价方法也更具科学性和合理性。目的管理的核心是管理期望的结果。现实管理中，管理者对期望结果要逐一把握，不能放松警惕。目的管理具有层次性、可接受性、可评估性。当前社会快速变化的新形势下，部门员工对培训提出了特殊的新要求。强化档案管理策划是精细档案管理工作的核心。规划时，尽量把每天和每周的工作安排得尽可能详细。为确保企业内部档案信息能有效地发挥作用，必须对企业内部档案工作进行有效的监督和管理。档案或档案人员要精确记载每一笔档案或档案信息的来源和开支，配合企业监管，企业在监督过程中发现的档案风险和档案造假问题也需要有效解决。
        2.2 建立完善的档案管理制度
        规章制度是规范化开展各项工作的重要依据，也是单位每一名员工必须要遵守的准则。事业单位创新档案管理工作就是要从创新规章制度入手，建立完善的档案管理规章制度，以弥补事业单位档案管理过程中存在的诸多漏洞。

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要从事业单位的实际出发，结合事业单位档案管理的特点，制定与之相适应的科学合理的规章制度，为事业单位创新档案管理工作提供新导向，不断创新档案管理的机构设置，及时调整档案管理人员，创新档案管理模式和工作方法，确保事业单位的档案管理工作符合时代发展潮流。规章制度的设计方面要注重平等性，新的档案管理规章制度不仅要对从事档案管理工作人员起到约束作用，也要能够约束事业单位的相关领导，只有这样才能确保档案管理工作的规范化。要进一步明确惩奖制度，做到赏罚分明，对于工作成效显著的档案管理人员要大胆予以奖励，在技术晋升上也给予适当考虑；对于责任心、使命感不强的档案管理工作人员，要敢于作出处罚。这样才能有效调动档案管理人员的工作积极性，提升他们的责任意识，才能为事业单位档案管理工作的健康发展提供制度保障。
        2.3 设备更新实现管理信息化
        在信息化时代背景下，事业单位档案管理工作势必迎来全新的挑战，将信息技术和档案管理工作相融合成为必然趋势。因此，各单位在进行档案管理工作时，不仅需要创新档案管理方式方法，还需要将信息技术应用到档案管理工作中，利用信息技术与信息设备来做好档案资料收集、整理及应用工作，从而最大化地增强档案管理工作成效，避免出现失误，提高档案管理工作信息化水平。档案管理实现信息化能有效改善以往管理方式效率不高的缺陷，有效提升档案管理和应用效率，从而促使档案实现资源共享与高效管理。
        2.4 确保档案信息的安全性
        在大数据时代，计算机网络成为人们生产和生活中不容或缺的一部分，而档案信息也常常被存档在网络平台或者计算机中。不容置疑，这种存储模式极大地提升了档案管理的效率，但是与此同时，也面临着信息安全的隐患。这主要是因为计算机网络具有开放性这一特征，一个人只要拥有精湛的计算机网络技术，便可能入侵档案信息库，破坏或者窃取档案信息，威胁档案信息的安全。特别是档案库被黑客入侵时，他们可以利用档案信息开展非法交易，严重时可能对人民群众的人身与财产安全造成威胁。所以，在存储与备份档案时，必须重视档案信息的安全性。作为从事档案管理工作的人员，除了要高度重视档案信息的安全外，还应该借助信息技术来保证档案信息的安全，例如：可以安装防护软件、安全密匙等来提升档案信息的安全等级。
        2.5 在档案管理信息资源利用过程中融入更多的数字化手段
        作为档案管理人员应结合实际情况对档案管理工作进行深入分析与研究，并以获取到的各类信息与需求调查结果为基础构建完善的档案管理信息化体系，从而实现各类档案形式之间的灵活转化，为充分发挥档案管理信息化模式的应用效果提供支持。在纸质档案信息与数字化信息相互转化前，需要对所需要转化的资源进行深入分析，标出重点内容，从而更方便对数据进行针对性管理，为进一步提高档案管理工作质量奠定坚实的基础。
        结语
        综上所述，信息技术的诞生以及飞速发展催生了大数据时代，当前大数据技术已经被广泛地应用在生产、生活中，给人们带来了诸多便利。档案管理作为事业单位日常管理的重要组成部分，传统的档案管理模式已经不能满足时代发展的需求。大数据时代对事业单位的档案管理工作提出了更高的要求，为此事业单位应该结合自身档案管理的现状，积极探寻创新档案管理的途径，从而将档案信息资源的价值充分发挥出来，推动事业发展。
        参考文献：
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        [3]张民.关于做好事业单位档案管理工作的思考[J].才智，2017（13）：240.
        [4]乔艳玲.档案管理现状分析及对策[J].办公室业务，2018（14）：93.