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浅谈国有施工企业办公室文秘的职业素养马天琪

发表时间：2021/5/7 来源：《基层建设》2021年第1期作者：马天琪

[导读] 摘要：新时期社会发展下企业规模不断扩大，国有施工企业办公室日常管理工作较为复杂，对文秘工作提出较高的要求。

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        摘要：新时期社会发展下企业规模不断扩大，国有施工企业办公室日常管理工作较为复杂，对文秘工作提出较高的要求。下面文章对国有企业办公室文秘需具备的职业素养进行分析，并结合当前现状探讨提高办公室文秘职业素养的方法措施。
        关键词：国有企业；办公室；文秘素养；职业素养
        引言
        众所周知，在办公室工作中，文秘人员发挥着重要作用。作为一个合格的秘书，要做的是在会议上准确记录领导的任务和要求，并整理下发到各个部门。同时，文秘人员能否做到规范撰写公文和材料是判断工作是否合格的标准。因此，办公室文秘工作不仅仅需要优秀的文字表达能力，更需要沟通协调能力，从而更好地进行信息的传达。
        1国有施工企业办公室文秘的职业素养
        强化文秘工作的效率是保障企业工作任务稳定开展、顺利完成的前提。在开展实际工作过程中，提升文秘工作效率，需要文秘工作人员从以下四方面注重职业素养提升。首先，充分发挥助手作用，为工作的开展做好服务保障。文秘人员需要通过自身的能力对各个部门之间的工作进行统筹和协调，及时传达企业领导的指示。在工作期间严格要求自己，为自己制定工作标准并严格落实。主动地参与到企业政务和事务当中，第一时间向领导汇报工作，继而实现上情下达的目的。要主动对上级以及部门间的关系进行有效协调，第一时间发现工作中存在的问题，并且对相关工作方案进行更改。其次，努力提升办文能力，让企业文件能够清晰有效地传达。学习并熟悉各类公文写作规范，提高专业素养。同时对于企业各类文件要加强审核，并及时有效地处理好文件，确保公文本身的权威性以及严肃性。另外，提高工作预见性，确保各项工作按计划顺利推进。每项工作开展之前，需要考虑可能出现的各种情况及应对方案，通过对工作超前性和预见性，促进工作主动性提高，进而保障工作的开展尽可能少甚至不出现问题。同时，严格履行督办职能，做好各项工作的详细记录。要严格落实重要的工作，并对各个环节进行检查监督。对于企业信息传达、经营服务流程、员工管理及考核等容易出现缺漏的工作环节，利用电话等方式在第一时间提醒负责人，并协调企业各方资源协助负责人推进该项工作，继而保障工作的顺利进行。做好各项工作的详细记录，以便工作完成后进行复盘总结。
        2国有施工企业办公室文秘工作现状
        首先，综合管理素质有待进一步提升。办公室的性质、地位和作用，决定了办公室工作人员需要具备即“专”又“通”的综合业务素质，也就是人们常说的“杂家”。目前而言，办公室人员平时忙于处理各类繁杂事务，难以进行系统的政治理论学习，知识储备更新不够及时，存在一定程度的“偏科”，如往往偏重社会科学，而疏忽自然科学、管理科学等方面知识积累，这就导致存在一定程度上的知识老化现象，不能充分发挥辅助决策的参谋作用。其次，思维方式有待进一步转变。由于被赋予的责任和任务的特殊，办公室综合素质的高低直接影响到工作的质量和效率。日常工作中要特别注重在思维方式上的深度转变，从忙于抓事务性工作向抓大事、谋大事转变；从关注做好眼前工作向实现前瞻性服务转变；从被动完成交办的任务向主动服务和管理有效上转变。另外，政策制度领会仍需进一步深化。办公室具有工作任务重、随机性大的特点，这就要求办公室工作人员从“强化业务、有效管理、倡导服务、增强能力、提高效益”五个维度出发，立足工作实际，加强对上级精神和要求的领会和贯彻，加强对本企业内部各项制度的理解和内化，将各项制度灵活且有效地落实在各项管理工作。
        3国有施工企业办公室文秘职业素养提升策略
        3.1要时刻保持能力不足的危机感
        “人无远虑，必有近忧。”秘书要时刻有危机感。

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这种危机既来自能力不足和知识匮乏，也来自对未来发展的思考，还来自当前工作事务的处理。要谨防满足于现状而不思学习，总是认为自己知识丰富、能力很强，完全可以应对当前工作，要深知秘书是全才，要了解和学习的内容不仅限于工作和专业。要谨防安于现状不思进取，秘书作为领导同志身边的工作人员，工作很难出彩，而且秘书一般比较谨慎，工作容易安于现状、不求无功、但求无过、不思进取。其实，积极主动了解情况、推动工作，不仅能更好地为领导提供参谋决策，而且还能更好地提升自己独立工作的能力。要谨防做工作、干事情没有思辨意识，别人让传的话，不加分析就向领导汇报，别人交办的事，不加思辨就接受或者实施，要明白秘书服务的主要是领导，传给领导的话会影响领导的态度和决策，实施的工作会被别人认为带有领导的意志或者影子。
        3.2全面整合文书档案资源
        文书档案资料与各项工作的有效进行息息相关，会涉及很多机密资料，为了确保企业快速发展，相关管理部门必须认识到文书档案管理资料的重要性，提升文秘工作的整体水平，强化文书档案管理工作，可以为工作人员提供高准确性的文件信息。例如，在文件登记过程中，相关管理部门必须做好文件资料分类工作，还需要强化相应的摘抄工作，准确记录负责人、标题、时间等内容，提高文件管理的整体效率，为后续资料的筛选、查阅工作的有效性提供支持，有效地开展文书档案管理工作和文秘工作。
        3.3不断学习，提高综合能力
        无论是新入职的文秘人员，还是有一定的工作经验的文秘，都要不断学习来提高自身能力，与时俱进，了解新形势下对于办公室文秘人员新的要求，更好地服务公司。首先，作为文秘人员要充分了解公司的产业链，明确公司的发展前景，只有这样，才能在领导需要的时候提供值得参考的意见。其次，要努力学习科学文化知识，不断提高文字能力，毕竟文秘人员是需要撰写会议记录和公文材料的。再次，了解领导的工作程序，更好地配合领导工作。因为文秘人员也可以称为领导的助手，只有充分了解领导的工作特点，才能紧跟领导步伐，提高工作质量和工作效率。最后，学会细致办事，办公室文秘人员不仅仅需要文字表达能力，更需要协调统筹能力，在安排会议时，要考虑参会人员的名单、座位、会议内容和会议时间，提前安排好可以避免部分人员时间冲突造成不必要的麻烦。同时在安排领导出差时，也要充分考虑时间冲突问题，提前做好计划，飞机等交通工具的使用，宾馆、车辆的安排，路线的规划等都可以看出你是不是一名合格的办公室文秘人员。
        3.4强化文秘岗位培训
        在现阶段企业发展中，文秘工作人员需要及时对工作进行转变提升，加强创新。开展工作的过程中，不但要及时有效地完成领导布置的任务，同时，还需要融入创新意识，全面掌握社会信息，同时和企业发展现状相结合，配合领导为企业发展制定正确的决策。另外，企业办公室秘书工作的开展，必须具备专业能力和应急能力，及时了解社会新闻，做到与时俱进，推动企业的进一步发展；必须努力强化秘书培训工作，促进秘书人员提高知识储备量，并且促进其工作能力提高。要在石油企业发展过程中建立培训班、开设知识课堂，进而使得秘书全面了解自身工作任务，提高自身的专业素质和工作效率，有助于秘书工作者形成一定的服务意识。
        结语
        综上所述，办公室工作是企业正常运转的核心，而在办公室工作中，文秘人员更是起着至关重要的作用。对此还需要强化办公室文秘人员的综合素质水平，加强职业素养培训与提升，充分发挥办公室文秘人员优势，提高企业内部综合管理能力。
        参考文献：
        [1]唐晓云，白佗，李维阳，辛飞.办公室秘书公文写作方法探究与应用[J].办公室业务，2017（08）：6.
        [2]李淑伟.论办公室文秘和档案工作的高效兼顾[J].办公室业务，2017（20）：110+116.
        [3]费勇军.浅谈提升国有企业办公室文秘职业综合素养的途径[J].山西经济管理干部学院学报，2020，28（01）：7-10.