水利工程档案管理过程中信息化技术的应用思考--中国期刊网

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水利工程档案管理过程中信息化技术的应用思考

发表时间：2021/5/7 来源：《基层建设》2021年第1期作者：孙宏伟

[导读] 摘要：在水利工程当中进行有效的档案管理，是进行该项工程管理的重要组成部分，相关的管理人员应该认识到对其档案进行有效管理的重要性。

        临沂市水利局山东临沂 276000
        摘要：在水利工程当中进行有效的档案管理，是进行该项工程管理的重要组成部分，相关的管理人员应该认识到对其档案进行有效管理的重要性。与此同时，在当前信息化的持续推进过程中，加强档案管理过程中关于信息化方面的建设，认识到信息化建设的必然趋势。本文主要是根据在当前我国水利工程进行档案管理中的信息技术运用状况进行简要的研究与分析。在该项工程中使用信息化技术在进行档案管理中，其具有的特点、优点进行简析，以及在发展过程中所存在的问题，提出一些具有针对性的见解，为业内人士提供一些借鉴和参考。
        关键词：水利工程；档案管理；信息化技术；应用研究
        前言：在水利工程中进行档案管理，其档案资料主要指的是在工程的具体施工过程中所涉及到的数据信息、文字信息、图表信息等具有很高参考价值的资料。同时，该档案资料也是进行该项工程的规划、维护、检测、勘察、扩建、以及施工管理等各个方面的重要参考依据。因此，对其进行有效的档案管理，对整个工程的长期运行以及施工建设具有至关重要的作用。伴随着科学技术的持续进步，许多新兴技术涌现出来，同时在各个行业中得到了广泛的运用。特别是电子信息技术，该项技术运用进水利工程的档案管理工作之中，可以使我国在进行水利工程档案管理时，首先，其资料的记录方式，由图纸记录转变成电子文档的记录；其作图的方式，也由过去传统手绘转变到计算机CAD绘图，再到如今的三维绘图，使该项工程具有更强烈的直观性。这些现象的出现，使我国在进行水利工程档案管理时，可以在很大程度上节约人力、物力资源，同时也可以在极大程度上方便管理者和需要者对其进行检索、查阅，将管理的难度降低。因此，在现阶段更应该跟随时代的发展，使档案管理中合理的运用信息化技术，使其可以得到进一步的发展，满足信息化时代的档案管理需求。
        1 档案管理的特点
        1.1 广泛性
        在该项工程中进行档案管理，会涉及到具体工程在建设之初的规划设计，以及具体施工过程中的施工管理以及维护等工作，甚至包括了勘查、环保等单位的参与。甚至在这个过程中还包含了金属工程、土建工程、基础设施工程等多个行业的参与。因此，在进行管理时，所需要管理具有广泛性的特点。
        1.2 复杂性、多变性
        档案管理的多变性，主要是指在进行该项工程的建设过程中，会有多个参建单位，因此也会涉及到许多人的经济利益，与当地人民的社会、经济都有着一定的关联。在该项工程的筹划之初，会因为其规划设计的方向、重点，需要进行相应的征地以及拆迁安置方面的工作，与当事人进行沟通交流等，同时，还需要对其进行多次的修改其规划的内容。因此，使相关的档案管理人员在进行管理的过程中，对于一些文件是否具有参考价值，存在争议性，使其在具体的管理过程中，需要对文件进行多次的替换，在这个过程中，就非常容易导致差错的出现。除此之外，该项工程在其具体的建设过程中，包含大量的水下隐蔽工程，使其档案也具有较高的复杂性。
        1.3 价值高
        在进行该项工程的具体建设过程中，会涉及到管理、环保、施工、规划等多个部门之间的合作。因此，就涉及到多个部门的协调与配合，才能够使整体工程的建设可以顺利推进。与此同时，在进行档案管理时，也需要参与到该项工程建设的多个方面，甚至从筹划之处到施工完成的全过程，从而为工程完成之后的检验以及竣工结算，包括后期的管理与维护，为其提供重要的数据支撑。因此，其具有较高的价值。
        1.4 综合性强
        在该项工程的筹划之初，就需要进行大量的前期准备工作，对施工地的地形地貌勘察，以及征地拆迁，工程的施工以及在后期的养护管理等方面，这些环节都需要较长的时间。因此，在这个过程中，是具有非常强的综合性的，需要进行管理的档案资料信息较多、内容丰富，其形成完整的档案资料需要的时间非常长。由此可见，要对其进行有效的管理，难度增加。

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        2 管理现状
        2.1 信息化系统不完善
        要实现信息化的档案管理，首要工作在于将相应的技术以及设备软件持续推进改革优化，比如，在进行档案管理的过程中，其基础的配套设施存在不足，且相应的管理软件系统存在缺陷。除此之外，在现阶段，其档案管理的模式仍然受传统管理理念的影响非常大，比如，相应的管理人员在对档案资料进行管理的过程中，对此数字资料，其工作人员对纸质资料的管理以及熟悉程度会更高。另外，在传统的管理模式当中，对水利工程进行档案管理的主要记录载体是用纸质档案，其档案就具有长时间储存难度较大，且易磨损等特点，增大了管理的难度，且如何将这些信息进行转化成数据信息成为难题，对档案管理的信息化建设产生阻碍的作用。其次，当前相应的计算机设备其配置参数低，使许多的管理软件在运行过程中存在卡顿，或难以同时运行，这不利于档案信息化的管理。
        2.2 档案安全性问题
        在进行档案管理的工作中，必然涉及到档案的安全性问题，也是其管理的重点工作。该项工作不仅与个人、企业有着密切关系，与国家的经济利益也有着直接影响。信息技术的出现，不可否认其具有信息处理快、传播速度快等特点。然而，其也具有一定的开放性，该特点可以使管理与需要的人员对档案进行快速、便捷的查阅相关信息，但同时也会埋下安全隐患。比如，网络黑客或者其他的恶性病毒对计算机系统进行入侵，致使档案数据信息造成泄露或丢失的情况。
        3 完善措施
        3.1 强化专业人才的培养
        在信息化时代，要对该水利工程进行有效的档案管理，对人员的职业素养以及专业水平提出了更高的要求。首先，相应的管理人员必须要具备强有力的职业素养以及专业水平，才能满足当前信息化时代对档案管理的需求。首先可以加强对专业人才的培养，使其可以预先使用先进的科学技术与对应的管理方式相结合，对档案的信息化管理具有一定了解，加强先进技术的引进。还需要加强相关专业知识的培训，拥有丰富的知识储备，使其人员在面对一些突发情况时，可以有效的应对，避免造成更大的损失。除此之外，在对管理人员进行培训的过程中，使人员之间加强管理经验方面的交流与沟通，学习长处，使管理经验得到丰富，将管理的水平可以进一步提高。
        3.2 强化数字化档案的建设
        现阶段，我国已经进入了信息化的时代，在这样的背景下，在对水利工程档案进行管理的过程中，务必要加强对数字化、信息化的相关建设，才能更好的对相关的档案资源进行有效的管理。对当前的水利资源、数据信息、现状，做充分的了解，使我国的水利工程档案管理相关系统的数据库信息，可以得到持续的更新与完善。在这个过程中，强化数字化、信息化档案的建设，也是适应时代发展的要求，将人们从繁重的资源管理工作中解放出来，使管理的效率、质量可以得到大幅度的提升。还可以将纸质档案中的相关信息通过转换程序使其转为电子信息，通过这种方式，可以有效避免纸质档案，在管理过程中出现的易磨损，难管理的问题。除此之外，在信息化、数字化的建设过程中，还要对相应的管理流程进行明确，使各个部门对相应的管理职责有清晰明确的认知。在进行档案资料的查阅与管理时，必须要按照相应的流程进行，使其在各个环节都可以对档案进行有效的监督与管理，确保档案的完整性与安全性。
        结束语
        综上所述，随着时间的推移，我国的科学技术必将得到进一步的发展。因此，相关的信息技术将会在人们的生活领域以及生产领域得到更为广泛的运用，从而推动我国的信息化建设。因此在其具体的建设过程中，将其运用到我国的水利工程档案管理过程是必然选择，使该项工作的效率、水平得到进一步的提升，更好为水利工程提供服务。
        参考文献：
        [1]马玉英.水利工程建设档案信息化面临的困境和出路[J].黑龙江档案，2020，（02）：38-39.
        [2]肖燕.水利工程档案管理信息化建设思考[J].兰台内外，2020，（10）：1-2.
        [3]石莉.新时期水利工程档案信息化管理建设初探[J].中外企业家，2020，（01）：121.